Arbeitszeugnis - Funktion, Unterschiede, Berechtigte und Inhalte

Ein Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument, welches Rückschlüsse auf die Arbeitsleistungen und das Sozialverhalten eines Arbeitnehmers zulässt. In Deutschland wird dabei zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden. Arbeitszeugnisse vergangener Arbeitsstellen erlauben es den Arbeitgebern, potentielle neue Mitarbeiter besser einschätzen zu können. Wissen Sie, was die beiden Zeugnisarten ausmacht und für welche Zwecke man ein Arbeitszeugnis einsetzt? Wir sagen es Ihnen. Außerdem erfahren Sie, welche Inhalte wichtig sind und warum mitunter eine Alternative sinnvoll ist. Doch was macht diese beiden Zeugnisarten aus und für welche Zwecke werden diese eingesetzt?

Christian Steinfort
Von Christian Steinfort

Arbeitszeugnis: Definition und Funktion

Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich um eine Dokumentation

  • der Art und Dauer der Beschäftigung
  • der Leistungen
  • der Qualifikationen und
  • des Sozialverhaltens

eines Arbeitnehmers. Es dient dazu, dem Personalentscheider einen Einblick in die vorherige Arbeit und Arbeitsweise des Interessenten zu gewähren. Zusammen mit dem Lebenslauf kann dann überlegt werden, ob der Bewerber sich für den Job eignet, oder nicht. Das Arbeitszeugnis wird in der Regel vom Arbeitgeber ausgestellt.

Das Arbeitszeugnis muss folgende Bedingungen erfüllen:

  • Die Angaben müssen der Wahrheit entsprechen
  • Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein

Eine offene Kritik durch den Arbeitgeber ist also nicht erlaubt.

Endet ein Arbeitsverhältnis, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Deuschland ist eines der wenigen Ländern, in denen solch ein gesetzlicher Anspruch besteht. Möchte man den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis wahrnehmen, hat man nach Ende des Arbeitsverhältnisses drei Jahre Zeit dafür.

Im Folgenden gehen wir auf die verschiedenen Arten bzw. Unterschiede von Arbeitszeugnissen ein...

Unterschiede in Inhalt und Umfang

Zunächst einmal unterscheiden sich die beiden Zeugnisse natürlich hinsichtlich des Inhalts und Umfangs.

Merkmale des einfachen Arbeitszeugnisses

Das einfache Arbeitszeugnis gleicht eher einer schlichten Bescheinigung, dass die betroffene Person bei dem jeweiligen Arbeitgeber tätig war. Neben den Randdaten, also beispielsweise der Name des Mitarbeiters und die Beschäftigungsdauer, wird im einfachen Arbeitszeugnis noch ein Überblick über weitere Aspekte gewährt.

Dies schließt unter anderem das Tätigkeitsfeld und Zusatzqualifikationen ein, sodass ersichtlich wird, welche Aufgaben während der Arbeitszeit unter welchen Bedingungen erfüllt wurden. Beim einfachen Arbeitszeugnis finden sich allerdings keine Leistungsbeurteilungen oder genaueren Informationen, sodass selbst der Entlassungsgrund nicht in dieser Zeugnisform stehen sollte.

Merkmale des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Das qualifizierte Arbeitszeugnis, welches heutzutage die übliche Version darstellt, fällt hingegen schon bedeutend ausführlicher aus. An ein solches Arbeitszeugnis wird die Erwartung gestellt, dass mit diesem eine adäquate Leistungsbeurteilung des Arbeitnehmers ermöglicht werden soll.

Nach dem Lesen dieses Dokuments soll ein Arbeitgeber demnach nicht nur über vergangene Beschäftigungsverhältnisse des möglichen neuen Mitarbeiters Bescheid wissen. Vielmehr soll nun auch eine Einschätzung möglich sein, wie engagiert und gewissenhaft dieser arbeitet oder inwiefern der Arbeitnehmer in der Lage ist, Wissen und Qualifikationen in der Praxis umzusetzen.

Des Weiteren soll ein Arbeitszeugnis noch zwei weitere Kriterien erfüllen, welche in Konflikt stehen und so auch nicht im einfachen Arbeitszeugnis vorgefunden werden können.

  • Einerseits soll das gesamte Zeugnis wohlwollend formuliert sein, so dass der weiteren erfolgreichen beruflichen Laufbahn des Mitarbeiters nichts im Wege steht.
  • Gleichzeitig müssen die Leistungsbeurteilungen qualifizierter Arbeitszeugnisse auch der Wahrheit entsprechen, was bei leistungsschwachen Mitarbeitern nur schwer mit dem zuvor genannten Kriterium zu vereinbaren ist.

Unterschiede im Verwendungszweck

Neben dem Inhalt unterscheiden sich diese beiden Arten von Arbeitszeugnissen natürlich auch noch hinsichtlich des Verwendungszwecks.

  • Einfache Arbeitszeugnisse werden eher als eine Art Bescheinigung eingesetzt, wenn beispielsweise beim Arbeitsamt frühere berufliche Tätigkeiten nachgewiesen werden sollen.
  • Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis findet hingegen klassischerweise bei einer Bewerbung Verwendung bzw. sollte im Bewerbungsfall dem einfachen Arbeitszeugnis auf jeden Fall vorgezogen werden.

Merkmale des Zwischenzeugnisses

Auch das so genannte Zwischenzeugnis lässt sich zu den Arbeitszeugnissen zählen. Dieses lässt während des Beschäftigungsverhältnisses ausstellen, beispielsweise, wenn es zu einem Wechsel des Vorgesetzten kommt. Weitere Informationen zum Zwischenzeugnis erhalten Sie hier.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Vorgänger des Arbeitszeugnisses gab es in Deutschland bereits im Mittelalter, wo vor allem Handwerker von diesen schriftlichen Bestätigungen und Einschätzungen profitierten. Heutzutage haben aber nicht mehr nur Beschäftige im Handwerkssektor, sondern auch zahlreiche weitere Berufsgruppen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Doch wer kann eigentlich alles die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses im Bedarfsfall einfordern?

Arbeiter und Angestellte

Den Anspruch genießen zunächst einmal alle Arbeiter und Angestellte, die sich in einem abhängigen Arbeitsverhältnis in der freien Wirtschaft befinden. Dabei muss man nicht zwangsweise eine qualifizierte Vollzeitkraft sein, um Recht auf ein Arbeitszeugnis zu haben.

Vielmehr stehen in der Regel auch Aushilfen, Beschäftigten mit begrenzten Arbeitsverträgen und Teilzeitkräften ein solches Dokument zu. Aber selbst besondere Arbeitsverhältnisse, welche nur für kurze Zeit bestehen oder ein Sonderdienstverhältnis darstellen, können mit einem Arbeitszeugnis bedacht werden.

Letzteres sind

All diese Arbeitnehmer können vom früheren Arbeitgeber ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis einfordern. Dabei ist es allerdings noch wichtig zu beachten, dass sich die Form und Ausführlichkeit des Dokuments an der erbrachten Tätigkeit orientiert. Kurze und sporadische Arbeitsverhältnisse müssen demnach nicht mit einem ausführlichen Zeugnis bedacht werden, wenngleich dieses vielleicht für die weitere berufliche Laufbahn förderlich wäre.

Selbstständige und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes

Neben all diesen Personengruppen, welchen ohne Ausnahme ein Anspruch auf ein solches Dokument zusteht, existieren auch noch weitere Gruppen, bei welchen das Ganze anders oder nicht fest geregelt ist. Zunächst einmal steht auch Selbstständigen ein Arbeitszeugnis zu, solange es sich um eine so genannte Scheinselbstständigkeit handelt. Diese seit 1999 bestehende Einstufung beruht auf dem Gedanken, dass Selbstständige aufgrund der Art der Tätigkeit trotzdem zu abhängigen Arbeitnehmern gezählt werden können.

Für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes ist das Erstellen von Zeugnissen wiederum in Manteltarifen fixiert, weshalb die Erstellung eines Arbeitszeugnisses nicht erst beantragt werden muss. Zudem steht öffentlich Beschäftigten eine ausführliche Sonderform dieses Dokuments zu.

Wer hat kein Recht auf ein Arbeitszeugnis?

Letztlich gibt es auch noch Fälle, in welchen kein Recht auf ein Arbeitszeugnis besteht. Dies sind vor allem Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer, also Vertreter juristischer Personen, die eher als Arbeitgeber agieren und starken Einfluss auf die Gesellschaft ausüben. Ein klassischer Arbeitgeber hat zuletzt natürlich auch kein Recht auf ein Arbeitszeugnis.

Bestandteile eines Arbeitszeugnisses

Ein Arbeitszeugnis ist im Prinzip eine Leistungsbeurteilung, welche auch als solche formuliert werden sollte. Zunächst einmal werden dabei an den Inhalt einige Anforderungen gestellt, welche seitens des Bundesarbeitsgericht formuliert worden sind.

Das Arbeitszeugnis ist in der Regel nach folgendem Schema aufgebaut:

  • Überschrift (Arbeitszeugnis)
  • Stammdaten des Arbeitnehmers
  • Tätigkeitsbeschreibung im Betrieb (erfolgt zusätzlich eine Bewertung, handelt es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis)
  • Beendigungsgrund des Arbeitsverhältnisses (der Kündigungsgrund darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung durch den Arbeitnehmer genannt werden)
  • Schlussformel und Zukunftswünsche
  • Unterschrift, Datum

Der Arbeitnehmer hat dabei Anspruch auf:

  • den Ausdruck des Arbeitszeugnisses auf Firmenpapier
  • einen individuell verfasten Text (keine Kopie)
  • die korrekten Angaben der Personalien
  • einen Schlusssatz
  • die Unterschrift vom Personalverantwortlichen

Leistungsbeurteilung

So sollten im Arbeitszeugnis alle wesentlichen Angaben enthalten sein, welche für die Leistungsbeurteilung eine Rolle spielen können. Dies können beispielsweise Aussagen über das Engagement des Mitarbeiters oder dessen Pünktlichkeit sein.

Des Weiteren müssen all diese Aussagen auch der Wahrheit entsprechen. Ist dies nicht der Fall, dann kann theoretisch sogar mit rechtlichen Konsequenzen gerechnet werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Job aufgrund der falschen Aussagen im Arbeitszeugnis erlangt wurde, wonach die Kompetenzmängel später Probleme bei der Bewältigung der Arbeitsaufgaben nach sich ziehen.

Darüber hinaus sollte bei der Erstellung das Wohlwollen gegenüber dem Arbeitnehmer im Vordergrund stehen, was aber gleichzeitig nicht heißt, dass kritische Aspekte nicht genannt werden dürften. Dadurch soll das weitere berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschwert, sondern entsprechend seiner Leistungen gefördert werden.

Personalien und Arbeitstätigkeit

Zuletzt soll nun noch ein Überblick gewährt werden, wie ein Arbeitszeugnis denn nun konkret aufgebaut werden kann. Einleitend sollten zunächst die Personalien wirken, bei welchen Daten über die eigene Person angegeben werden. Beispiele hierfür sind

  • der allgemeine Bildungsgrad
  • der vollständige Name und
  • das Geburtsdatum.

Weitergehen kann das Zeugnis mit einer genaueren Definition der Tätigkeit, also beispielsweise welche Aufgaben übernommen und wie diese bezeichnet wurden. Dem Ganzen sollte nun eine Leistungsbeurteilung erfolgen, welche zwar selbst formuliert sein kann, durch den Arbeitgeber aber bestätigt werden muss.

Verhaltensbeurteilung

Neben der Leistung kann auch noch eine separate Verhaltensbeurteilung aufgeführt werden. Bei dieser geht es dann vor allem um Dinge wie Pünktlichkeit und dem Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen. Geschlossen werden kann das Zeugnis durch den Austrittsgrund, bei welchem dargelegt wird, warum es zum Ausscheiden des Mitarbeiters aus der Firma kam. Nichtsdestotrotz erhebt diese Übersicht keinen Anspruch auf Vollständigkeit und es ist ratsam ,diese durch weitere Aspekten zu bereichern, welche wissenswert und relevant für einen neuen Arbeitgeber sind.

Vorsicht: Positiv klingende Bewertungen mit negativer Bedeutung

Das Arbeitszeugnis soll dem Arbeitnehmer auf der Suche nach einem neuen Job helfen. Doch selbst wenn dieses scheinbar positiv ausfällt, kann es sein, dass es versteckte negative Botschaften enthält. Doch wie erkennt man solche Botschaften und wie können diese formuliert sein?

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass es sich hierbei um keine festen Geheimfloskeln handelt, welche als versteckte Hinweise dienen würden. Stattdessen weichen solche Botschaften, von den sonst üblichen Formulierungen ab oder aber deuten bestimmte Dinge an, welche man auf den ersten Blick überhaupt nicht erkennt.

Auf die Sprache achten

Aus diesem Grund ist es einerseits wichtig zu wissen, dass die Sprache in einem solchen Arbeitszeugnis stets sehr überzogen und deutlich ausfällt. Ein Arbeitnehmer sollte seine Arbeit in einem Arbeitszeugnis deshalb nicht einfach nur "gut" erledigt haben.

Stattdessen sollte er sie beispielsweise "außerordentlich gut" oder "absolut zufrieden stellend" bewältigt haben. Sollte der Arbeitgeber auf solche Ausschweifungen im Arbeitszeugnis verzichtet haben, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass es sich dabei um versteckte Botschaften handelt.

Es gibt aber noch weitere Formulierungen im Arbeitszeugnis, welche unterschiedlich interpretiert werden können. Man sollte demnach jede Aussage einmal kritisch hinterfragen und aus einem anderen Blickwinkel betrachten. So erkennt man häufig versteckte Abwertungen oder Botschaften, welche sich hinter einer eigentlich harmlosen Aussage verbergen.

Mögliche Formulierungen

Es folgen nun noch einige Beispiele, wie solche positiv klingende Bewertungen mit negativer Bedeutung formuliert sein können.

  • Die einfache Aussage, dass die Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden, heißt schlicht, dass man langsam und umständlich arbeite.
  • Die Aussage, dass man ein beliebter Mitarbeiter gewesen sei, ist ebenso kritisch zu hinterfragen. Viele Arbeitgeber verstecken hinter dieser Floskel schlicht die Aussage, dass man sich eher für das gesellige Beisammensein als für die Arbeit interessiert habe.
  • Besonders harsch ist wiederum die Aussage, dass man sich bemüht habe, allen Anforderungen gerecht zu werden. Dies bedeutet nicht, dass man ein engagierter Mitarbeiter gewesen sei. Stattdessen versteckt der Arbeitgeber hier den Hinweis, dass man den gestellten Aufgaben nicht im Mindesten gewachsen und dementsprechend stets überfordert war.

Insgesamt gibt es unzählige Wege, wie der Arbeitgeber negative Aussagen in das Arbeitszeugnis integrieren kann, ohne dass man es auf den ersten Blick überhaupt merkt.

Es macht demnach Sinn, sich nach Erhalt intensiv mit diesem Dokument auseinanderzusetzen und im Bedarfsfall eine Nachbesserung einzufordern.

Gleichzeitig stellt sich die Frage, was nicht in ein Arbeitszeugnis gehört...

Unangebrachte Inhalte

Das Arbeitszeugnis gibt es in zwei Varianten. So gibt es das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis, wobei letzteres auch Wertungen die Leistungen des Arbeitnehmers betreffend enthält. Doch welche Informationen gehören in keines dieser beiden Formen des Arbeitszeugnisses und sind Privatsache des Arbeitnehmers?

Abmahnungen

Zunächst einmal darf sich in einem Arbeitszeugnis nicht über eventuelle Abmahnungen des Arbeitnehmers geäußert werden. Zwar können sich Abmahnungen auf die Leistungsbeurteilung niederschlagen, weshalb schlechtere Formulierungen gewählt werden können. Direkt erwähnt werden dürfen sie hingegen nicht.

Alkoholgenuss

Des Weiteren darf ein eventueller Alkoholgenuss keine Erwähnung finden, solange dieser nicht zu ernsten strafrechtlichen Folgen im Arbeitsumfeld geführt hat.

Tätigkeiten

Ob die Tätigkeit im Betriebs- oder Aufsichtsrat erwähnt werden darf, hängt wiederum vom Arbeitnehmer selbst ab. Sollte dieser eine solche Erwähnung ablehnen, dann darf auf solche Tätigkeiten auch im Arbeitszeugnis nicht eingegangen werden.

Geburtsdatum und -ort

Gleiches gilt für das Geburtsdatum und den Geburtsort. Hierbei handelt es sich ebenso um private Informationen des Arbeitnehmers, welche nur mit dessen Einverständnis angegeben werden dürfen.

Gerichtsverfahren

Auf keinen Fall erwähnt werden dürfen wiederum eventuelle Gerichtsverfahren, welche direkt oder indirekt mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung standen. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob gegen oder zu Gunsten des Arbeitnehmers entschieden wurde.

Eine Ausnahme bilden dabei Straftaten, welche eine direkte Pflichtverletzung des Arbeitsverhältnisses dargestellt haben. Diese können Erwähnung finden, solange auch eine spätere Verurteilung rechtswirksam wurde und das Ereignis nicht zu lange zurückliegt.

Fehlzeiten

Darüber hinaus dürfen eventuelle Fehlzeiten des Arbeitnehmers, welche durch das Arbeitsrecht gedeckt sind, nicht im Arbeitszeugnis wiedergegeben werden. Hierzu gehören beispielsweise Schwangerschaftsurlaube oder krankheitsbedingte Fehlzeiten.

Kennzeichnungen und versteckte Hinweise

Daneben haben auch Kennzeichnungen oder Unregelmäßigkeiten nichts in einem Arbeitszeugnis verloren. Es ist somit verboten, beispielsweise bestimmte Passagen kursiv zu drucken oder ungewöhnliche Schreibweisen oder gar Rechtschreibfehler einzusetzen.

Letztlich darf ein Arbeitszeugnis keine versteckten Hinweise enthalten. Diese verbergen sich in der Regel hinter bestimmten Formulierungen und sind in der Praxis oft nur schwer zu entdecken.

Insgesamt gibt es beim Arbeitszeugnis zahlreiche Dinge, welche nur unter Umständen oder überhaupt nicht erwähnt werden dürfen. Sollte der Arbeitgeber diese Vorgaben nicht beachten, dann kann eine Nachbearbeitung dieses Dokuments eingefordert werden.

Alternativen zum Arbeitszeugnis

Auch wenn Arbeitszeugnisse als gängiger Nachweis der Arbeitsleistungen eines Arbeitnehmers dienen und diesem bei besonders guten Leistungen auch sicherlich einige Vorzüge bringen, geraten diese Zeugnisse immer wieder in Kritik. Die Begründung: aufgrund der Tatsache, dass sie wohlwollend formuliert sein müssen, sind sie nur in seltenen Fällen echt, schließlich darf man den Arbeitnehmer nicht offen kritisieren.

Somit wird schnell klar, dass sich solche Schriftstücke in vielen Fällen gar nicht voneinander unterscheiden, da stets die selben Formulierungen verwendet und keine individuellen Aussagen getroffen werden. Möchte man bei der Bewerbung für einen neuen Job nicht einer von vielen sein, kann man sich überlegen, ob eine Alternative zum Arbeitszeugnis nicht vielleicht die bessere Wahl wäre. Diesbezüglich hat man folgende Möglichkeiten:

  • Ausführliche Arbeits- und Tätigkeitsbescheinigung: der Schwerpunkt wird auf die individuelle Tätigkeit gelegt; eine solche Bescheinigung hat viel mehr Aussagekraft und betont die Stärken; der zukünftige Arbeitgeber erfährt auch, wie der Arbeitnehmer bei der Arbeit vorgeht
  • Ehrliche Beurteilung: Eine Beurteilung ohne gängige und schon oftmals gelesene Floskeln wird in der Regel einen deutlich positiveren Eindruck hinterlassen als jedes noch so gut ausformuliertes Arbeitszeugnis; allerdings bedeutet diese Variante mehr Arbeit für den Arbeitgeber
  • Mitarbeiterbeurteilung: Auch Beurteilungen der Mitarbeiter können nützlich sein; besonders Führungskräfte erhalten dadurch eine ehrliche Beurteilung
  • Referenzen und Empfehlungsschreiben: Diese werden häufig zusätzlich zum klassischen Arbeitszeugnis ausgestellt. Der Verfasser sollte den Arbeitnehmer und seine Arbeitsweise gut kennen, damit Fähigkeiten und Kenntnisse dementsprechend gut beurteilt werden können
  • Testimonial: Bei einem Testimonial handelt es sich um ein Lob, ein positives Zitat, welches über den jeweiligen Arbeitnehmer gesagt wurde. Wichtige Zitate von Mitarbeitern, Kunden sowie Vorgesetzten können zu diesem Zweck in einer Übersicht erfasst werden - Vorsicht: zu viel Eigenlob wirkt arrogant