Aufbau und Inhalt einer Zahlungsbestätigung
Die Zahlungsbestätigung ist eine schriftliche Information des Gläubigers an den Schuldner, dass dessen Zahlung auf dem Firmenkonto gutgeschrieben worden ist. Andere Bezeichnungen, aber auch Formen für eine Zahlungsbestätigung sind Quittung oder Bon. Sobald die Zahlungsbestätigung versendet bzw. erhalten worden ist, gilt der Geschäftsvorgang als abgeschlossen. Lesen Sie, worauf es bei der Erstellung einer Zahlungsbestätigung ankommt.
Aufbau
Wenn eine Zahlungsbestätigung versendet wird, dann ist der Geschäftsvorgang erledigt. Sie wird entweder auf Wunsch oder der Vollständigkeit halber ausgestellt. Gegliedert ist sie in die drei Teile Einleitung, Hauptteil, Schluss.
Zum Hauptteil gehören die folgenden Inhalte:
- Bestätigung des vollständigen Zahlungseinganges der im Textbaustein "Betreff" genannten Rechnung mit Datum der Gutschrift
- Höhe des gezahlten Betrages (Brutto, Netto bei Zahlungen nach § 19 UStG)
- Rechnungsnummer
- Zahlungsart (bargeldlose Überweisung, Scheckzahlung, Barzahlung)
Die Zahlungsbestätigung ist eine Korrespondenz zwischen den Buchhaltungen der betroffenen Unternehmen. Die Geschäftsleitung wird nicht einbezogen - zu diesem Zeitpunkt ist sie bereits mit neuen Aufträgen beschäftigt.
Im letzten Absatz der Zahlungsbestätigung folgt ein kurzer Dank für die angenehme Zusammenarbeit mit dem Hinweis auf ein weiteres erfolgreiches Miteinander. Die Zahlungsbestätigung kann, muss aber nicht unterzeichnet werden.
Absenderdaten
Aus dem Textbaustein "Absenderdaten" ist der Absender bestenfalls auch namentlich ersichtlich. Es ist der zuständige Sachbearbeiter in der Buchhaltungsabteilung.
Kennt er seinen Kollegen auf der Gegenseite, dann wird die Zahlungsbestätigung gerne mit dem eigenen Namenskürzel abgezeichnet. Ansonsten ist sie, wie es genannt wird, ein trockener Geschäftsbrief.
Um den Arbeitsablauf zu vereinfachen, ist er als Textbaustein oder als Formularvordruck vorhanden. Die individuellen Angaben werden nur noch ergänzt, sodass eine Zahlungsbestätigung binnen Minutenfrist ausgestellt ist.
Sinn und Zweck
Mit der Zahlungsbestätigung wird ausgedrückt, dass es sich um eine bargeldlose Zahlung gehandelt hat. Barzahlungen werden quittiert, und die Quittung wird als Empfangsbestätigung bezeichnet. Der Gläubiger hat das Geld erhalten und in Empfang genommen.
Die Zahlungsbestätigung hat als Geschäftsbrief zwar eine Aussage-, jedoch keine Beweiskraft. Die ist durch den Kontoauszug gegeben, auf dem die bezahlte Rechnung gutgeschrieben, also gebucht worden ist.
Der Gläubiger muss dem Schuldner eine Quittung, nicht jedoch eine Zahlungsbestätigung ausstellen. Sie ist ein "Goodwill" im Geschäftsalltag - trotzdem sollte sie richtig und als solche formvollendet sein. Eine falsche Zahlungsbestätigung hat zwar keine Rechtsfolgen, sie führt jedoch zu Missstimmung.
Ihrer Bedeutung wegen sollte sie auf einem offiziellen Firmenkopfbogen ausgestellt werden, also mit kompletter Kopf- und Fuß- beziehungsweise Seitenleiste. Der Empfänger heftet diesen Geschäftsbrief zu den Buchhaltungsunterlagen. Dort gehört die Zahlungsbestätigung hinter die bezahlte Rechnung, die demjenigen Kontoauszug beigefügt wird, auf dem die Zahlung belastet, also gebucht worden ist.
Grundlagen der Quittung
Bei einer Quittung handelt es sich um eine Bestätigung, eine bestimmte Leistung empfangen zu haben. Der Schuldner hat dadurch die Möglichkeit, die Erfüllung des Schuldverhältnisses zu beweisen.
Verlangt der Schuldner eine Quittung, steht der Gläubiger in der Pflicht, diese auszustellen. Für die Kosten muss jedoch der Schuldner aufkommen. Neben der Bestätigung über die erhaltene Leistung zählen Datum und Unterschrift zu den Inhalten einer Quittung.
Bei Quittungen für Zahlungen erfolgt die Anfertigung oftmals auf einem Quittungsblock, der heraustrennbare Vordrucke enthält. Handelt es sich um unbare Zahlungen, kann der Kontoauszug als Beweisführung genutzt werden. Die Quittung wird von diesem jedoch nicht ersetzt.
Bei Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen kann die Quittung auch als Rechnung verwendet werden. Diese wiederum kann als Quittung gelten, sofern sie Zeile "Betrag erhalten" sowie das Datum und die Unterschrift des Empfängers enthält.