Aufbau und Inhalt einer Zahlungserinnerung

Ein Stapel Briefe steckt im Schlitz eines gelben Postkastens

Eine Zahlungserinnerung verfassen

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  • von Paradisi-Redaktion

Eine Zahlungserinnerung ist die freundlich gemeinte Vorstufe einer Mahnung. Sie wird dann gerne genutzt, wenn zwischen den Geschäftspartnern ein insgesamt freundlicher bis hin zu freundschaftlicher Umgang gepflegt wird. Oftmals wird sie handschriftlich unterschrieben oder mit einem persönlichen Zusatz versehen. Lesen Sie hier, worauf es bei der Erstellung einer Zahlungserinnerung ankommt.

Inhaltsverzeichnis des Artikels

Ziel und Zweck einer Zahlungserinnerung

Wie das Wort sagt, wird mit der Zahlungserinnerung an die ausstehende Zahlung erinnert. Auch hier sollte unter Geschäftsleuten, wie es heißt, die Form gewahrt werden. Eine Zahlungserinnerung wird auf den offiziellen Brief- beziehungsweise Geschäftsbogen des Unternehmens geschrieben respektive gedruckt.

Je nach Unternehmen und Unternehmensgröße kann eine ausbleibende Begleichung der Rechnung den Geschäftsverlauf wesentlich beeinflussen. Besonders Gründer können zu Beginn finanzielle Probleme bekommen. Doch auch generell ist es wichtig, auf eine stabile Liquidität der Firma zu achten.

Ein Mahnwesen, welches gut organisiert ist, sollte unbedingt dazugehören. In diesem sollte auch die Zahlungserinnerung als erster Schritt wahrgenommen werden. Es kann immer mal vorkommen, dass der Kunde vergisst, eine Rechnung zu begleichen - eine höfliche Erinnerung ist in diesem Fall angebracht.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es möglich ist, dass die Rechnung erst am Tag der Zahlungsfrist beglichen wurde. Schickt man dann die Erinnerung raus, wird diese sich mit dem Zahlungseingang überschneiden und wäre somit unnötig gewesen.

Die Frist sollte somit schon verstrichen sein, bevor man das Schreiben losschickt. Wer auf die schriftliche, förmliche Variante verzichten möchte, hat auch die Möglichkeit, dies - wenn auch eher in einem kleinen Unternehmen - telefonisch oder aber per Mail zu erledigen.

Inhalt

Inhaltlich macht der Ton die Musik. Die notwendigen Inhalte wie

  • Name und Geschäftsanschrift
  • Betreff mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Aktenzeichen
  • Datum und Unterschrift

dürfen nicht fehlen. Man sollte davon ausgehen, dass der Kunde die Begleichung der Rechnung vergessen hat; die Wortwahl ist bestenfalls also freundlich. Zudem kann es empfehlenswert sein, eine Rechnungskopie beizulegen; nicht immer bewahrt man alle Rechnungen auf - ein entscheidender Grund dafür, weshalb man diese auch schnell einmal vergisst.

Aufbau

Der Aufbau einer Zahlungserinnerung wird jedoch nicht allzu streng-formalistisch, sondern eher als Fließtext gehalten. Begonnen wird mit einem freundlich formulierten Einleitungssatz.

Werden Zahlungserinnerungen mit dem PC geschrieben, so wird gerne ein Smiley als grafische Darstellung eines Gesichtsausdrucks verwendet. Smileys gibt es in unterschiedlichen Abstufungen. Mit der nach oben oder unten gezogenen Mundlinie wird deutlich gemacht, ob es sich um eine freundliche Zahlungserinnerung oder um die dritte Mahnung handelt.

Eine Zahlungserinnerung wird auch dadurch freundlicher, dass sie vom Gläubiger handschriftlich unterzeichnet, oder mit einem persönlich gehaltenen Zusatz versehen wird.

Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Andererseits ist der Begriff "Zahlungserinnerung" ein Synonym für die Mahnung. Beide Begriffe werden unterschiedlich angewendet.

Bei einer Mahnung wird es für den Schuldner im wahrsten Sinne des Wortes ernst. Oftmals dient die erste Mahnung als Grundlage für ein späteres gerichtliches oder außergerichtliches Mahnverfahren.

Mit einer Zahlungserinnerung wird bewusst zum Ausdruck gebracht, dass ein solches Mahnverfahren für überflüssig gehalten wird. Es geht ganz einfach darum, an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Eine Zahlungserinnerung gehört nicht zu einem formellen Mahnverfahren und kann auch nicht nachträglich darin einbezogen werden.

Bei den folgenden Formulierungen bleibt das gute geschäftliche Miteinander mit Sicherheit auch für die Zukunft erhalten.

  • Möglicherweise haben Sie die obengenannte Rechnung übersehen.
  • Würden Sie einmal nachprüfen, ob diese Rechnung in den vergangenen Tagen beglichen wurde?
  • Ganz offensichtlich haben Sie die Fälligkeit der obigen Rechnung übersehen.
  • Nobody is perfect - jeder kann einmal einen Zahlungstermin versäumen.
  • Auch bei großer Sorgfalt kann ein Zahlungstermin in Vergessenheit geraten.

In diesen und ähnlichen Formulierungen soll immer zum Ausdruck kommen, dass die Geschäftsbeziehung durch diese Zahlungserinnerung keineswegs getrübt wird. Ohnehin wird in mittleren und größeren Unternehmen von Buchhaltung zu Buchhaltung erinnert sowie gemahnt. Geschäftsführung und Geschäftsleitung sind erst beim zweiten oder dritten Smiley mit deutlich hängendem Mundwinkel involviert.

Die Mahnung ist die Grundlage für ein späteres gerichtliches Mahnverfahren
Die Mahnung ist die Grundlage für ein späteres gerichtliches Mahnverfahren

Weitere Schritte

In der Regel wird die ausgebliebene Zahlung kurze Zeit später vom Kunden getätigt. Ist dies nicht der Fall, folgt die Zusendung der ersten Mahnung. Nun befindet sich der Schuldner im Zahlungsverzug und muss obendrauf noch für Mahngebühren sowie Verzugszinsen aufkommen.

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Quellenangaben

  • Bildnachweis: Infopost © Jürgen Fälchle - www.fotolia.de
  • Bildnachweis: Frau hat Letzte Mahnung erhalten und ist schockiert © Dan Race - www.fotolia.de

Autor:

Paradisi-Redaktion - Artikel vom (zuletzt überarbeitet am )

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