Wissenswertes rund um die Mahnung - Voraussetzungen, Fristen, Mahnverfahren und Co.

Bei einer Mahnung handelt es sich um eine Aufforderung zur Begleichung von Schulden, weil eine Zahlungsfrist überschritten worden ist. Im Privatleben kann es schnell zu einer solchen Zahlungsaufforderung kommen, etwa, weil man vergessen hat, eine Rechnung zu begleichen. Häufig wird die Mahnung jedoch als zweiter Schritt angesehen; zuvor verschickt der Gläubiger dann eine erste Erinnerung. Lesen Sie hier, unter welchen Voraussetzungen es zu einer Mahnung kommen kann und informieren Sie sich über wichtige Fristen sowie Mahnverfahren.

Von Kai Zielke

Mahnungen durch Privatpersonen

Das vorangestellte Beispiel macht deutlich, dass eine Mahnung schon lange keine Maßnahme mehr darstellt, die ausschließlich von Anwaltskanzleien oder größeren Unternehmen betrieben wird. Solche also, die sich um die Wahrung erheblicher Ansprüche bemühen. Selbst bei relativ geringen Summen bietet sich ein Mahnverfahren an.

Das erfordert allerdings einige Geduld und zuweilen sogar starke Nerven. Denn nicht immer zeigt sich der Vertragspartner einsichtig. Der Gläubiger sollte daher vorab überlegen, wie wichtig ihm das Eintreiben der offenen Summe ist.

Kleinere Beträge wären den mentalen Aufwand nicht wert, den sie vielfach verursachen. Aber manchem Betroffenen geht es auch prinzipiell um sein Recht.

Neuland betreten

Personen, die erstmals auf einer offenen Rechnung sitzen bleiben, sehen sich vor eine große Herausforderung gestellt. Sie wollen zwar alles Mögliche versuchen, um an das ihnen zustehende Geld zu gelangen. Welche rechtlichen Optionen dabei bestehen, wissen sie vielfach aber nicht.

Dabei erweisen sich die Anforderungen als nicht sonderlich schwierig. Weder ist der Rat eines Anwalts nötig, noch muss der Laie sich das grundlegende juristische Wissen zuvor anlesen. Der Gesetzgeber hat die Kriterien dabei so gewichtet und ausformuliert, dass die Mahnung gerade auch durch solche Personen angestrebt werden kann, die sich in der rechtlichen Materie nicht auskennen. Sie müssen folglich nicht auf ihre Ansprüche verzichten.

Nicht sofort losschlagen

Im Regelfall empfiehlt es sich, bei einem einschlägigen Sachverhalt nicht gleich zur Mahnung zu schreiten. Diese rechtliche Lösung besteht zwar und sollte auch eingesetzt werden. Dennoch ist es anfangs speziell gegenüber Privatpersonen oft sinnvoller, zunächst das persönliche Gespräch zu suchen und eine Klärung des Sachverhaltes anzustreben.

In vielen Fällen wurde es lediglich versäumt, die Rechnung zu begleichen. In diesen Situationen könnte also ein Austausch per Mail oder Telefon die ersten Missstände bereinigen. Schriftlich sollte darüber hinaus eine erste Zahlungserinnerung den gleichen Zweck erfüllen - ohne Druck und in der Hoffnung auf beiderseitiges Verständnis verfasst.

Persönliche Klärung des Sachverhalts ist im privaten Bereich sinnvoller als direkt eine Mahnung
Persönliche Klärung des Sachverhalts ist im privaten Bereich sinnvoller als direkt eine Mahnung zu verschicken

Wenn es nicht anders geht

Hat dieses Vorgehen aber keinen Erfolg, so kann der Gläubiger versuchen, unter Fristsetzung den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Inwieweit diesem dabei ein weiteres juristisches Vorgehen in Aussicht gestellt wird, wäre im Einzelfall zu entscheiden. Viele Betroffene verfahren aber nach dem Motto, dass ein wenig Druck nicht schaden kann.

Allerdings sollte in dem Brief nichts unternommen werden, was unmoralisch oder gar gesetzeswidrig ist. Wer falsche Drohungen aufstellt, begeht mitunter eine Straftat. Auch hier empfiehlt sich also das sachlich-nüchterne Vorgehen, bei dem die Fakten überwiegen, die persönliche Note aber hintangestellt wird.

Das Gericht bemühen

Bleibt der Gläubiger mit seinem Versuch allerdings erfolglos, stellt sich der gewünschte Effekt durch die Mahnungen also nicht ein, so empfiehlt sich das gerichtliche Mahnverfahren. Dieses ist preiswert und unkompliziert, kann jedoch zu einem Prozess führen, in dem sich beide Parteien gegenüberstehen und in dem die Faktenlage ausgewertet wird. Gerade bei zweifelhaften Ansprüchen sollte daher gut überlegt werden, ob eine richterliche Überprüfung des Sachverhaltes tatsächlich angestrebt wird.

Wer dieses Recht aber wahrnimmt und vom Gericht eine Bestätigung des Anspruches erhält, kann die offene Forderung anschließend durch einen Gerichtsvollzieher eintreiben lassen. Damit befände sich der Gläubiger also auf der sichersten Seite.

Im Folgenden gehen wir auf alle wichtigen Aspekte der Mahnung ein - von der Voraussetzung bis hin zum Ablauf des Mahnverfahrens.

Die Voraussetzungen: Wo und wann wird eine Mahnung erstellt?

Im alltäglichen Zahlungsverkehr kann es immer wieder einmal zu Verzögerungen kommen. Nicht nur die bestellte Ware trifft vielleicht später ein. Auch die Bezahlung lässt mitunter auf sich warten.

In diesen Fällen wird nach einer bestimmten Frist meist zur Mahnung gegriffen. Sie soll den säumigen Schuldner unmissverständlich dazu auffordern, die Restsumme zu begleichen. Gerade unter Privatpersonen empfiehlt es sich allerdings, zunächst moderate Töne anzuschlagen.

Die gängige Praxis

Eingebürgert hat es sich in den letzten Jahren, dass Mahnungen in vielen Fällen durch eine anwaltliche Kanzlei ausgesprochen wurden. Der Gläubiger beauftragt diese, sofern die offenstehende Summe nicht getilgt wird. Regelmäßig verläuft dieses Verfahren rein automatisch und im Zuge des Datentransfers.

Wird eine Frist zur Zahlung überschritten, geht eine entsprechende Mail an die Kanzlei, in der die entsprechenden Schriftsätze verfasst und abgeschickt werden. Dieser Vorgang wird zumeist also nicht mehr individuell kontrolliert - entsprechend hoch ist natürlich die Fehlerquote. Daneben können auch private Gläubiger ganz ohne anwaltliche Hilfe ein solches Schreiben erstellen.

Kein Anwaltszwang

Im Gegensatz zu einem späteren Verfahren, wo es gerade in den höheren Instanzen nötig wäre, die eigenen Interessen von einem Juristen betrauen zu lassen, kann die Mahnung auch in Eigenregie betrieben werden. Sie ist nicht an größere Formerfordernisse gebunden, sollte jedoch

  • Absender
  • Empfänger
  • Gesamtsumme sowie
  • den Zahlungszweck

erkennen lassen. Im Regelfall wird damit allen Informationspflichten entsprochen. Inwieweit es ratsam ist, dennoch einen Anwalt zu beauftragen, hängt dabei vom Einzelfall ab.

Insbesondere höhere Rechnungen, deren Zahlung noch immer offen ist, sowie komplizierte Sachverhalte sind meist dazu angetan, sich juristisch unterstützen zu lassen. Dazu besteht aber keine Pflicht.

Eine erste Erinnerung

Verzichtet der Gläubiger auf die Hilfe eines Anwalts, so kann er bei der Durchführung der Mahnung einen Schritt einlegen, den viele Kanzleien häufig vermeiden: Sobald die fällige Summe nicht bezahlt wird, bietet sich eine Zahlungserinnerung an. Sie kann durchaus in moderaten Worten verfasst werden, sollte also keine Drohung beinhalten.

Vielfach hat der Schuldner im Trubel des Alltags oder im Durcheinander des Zahlungsverkehrs lediglich nicht darauf geachtet, dass noch eine Rechnung offen ist. Eventuell war er in den vorherigen Tagen aber auch verhindert. Auf eine vorschnelle Mahnung darf daher verzichtet werden, da die Erinnerung im Großteil der Fälle schon ausreicht, um die offene Geldsumme einzutreiben.

Die Mahnung als zweiten Schritt ansehen

Fühlt sich der Schuldner durch die nette Aufforderung noch immer nicht bemüßigt, die Rechnung zu begleichen, so ist tatsächlich die Mahnung zu erstellen. Sie wird sachlich verfasst, sollte also rein persönliche Aspekte gänzlich vermeiden. Empfehlenswert ist es, neben den relevanten Daten darin auch den Sachverhalt kurz zu erläutern.

Im Hinblick auf ein späteres gerichtliches Verfahren ist es für die Richter dann meist einfacher, die Aussagekraft eines solchen Schreibens zu bewerten. Auch hierbei ist es vorteilhaft, im Zweifelsfall einen Juristen zu kontaktieren, der beim Verfassen der Zeilen die nötigen Ratschläge erteilt und dem zuweilen auch die persönliche Nähe zum Schuldner fehlt.

Eine zweite Mahnung

Vielfach stellt sich indes die Frage, wie oft auf das Mittel der Mahnung eigentlich zurückgegriffen werden sollte. In der Rechtsprechung hat es sich dabei durchgesetzt, etwa zwei bis drei Schreiben im Abstand von mehreren Wochen zu versenden.

Bezieht man die vorhergehende Erinnerung mit ein, so dürften Privatpersonen ihre Pflichten erfüllt haben, wenn sie nach der ersten Mahnung lediglich eine weitere folgen lassen. Damit wären drei Zahlungsaufforderungen ergangen.

Auch Kanzleien werden regelmäßig nicht mehr als drei Mahnbriefe verschicken. Bleibt die Rechnung weiterhin offen, wäre der Schritt in das gerichtliche Mahnverfahren in jedem Falle eröffnet.

Normalerweise gilt die dritte Zahlungsaufforderung auch als letzte vor gerichtlichen Schritten
Normalerweise gilt die dritte Zahlungsaufforderung auch als letzte vor gerichtlichen Schritten

Gesetzlich vorgegebene Fristen und die Höhe der Mahnkosten

Die Fristen zählen im Rechtswesen zu den Grundsäulen. Wer sie nicht beachtet, riskiert damit den Erfolg eines Verfahrens. Doch nicht immer ist erkennbar, welche Zeiträume einzuhalten sind und wann ein Anspruch verfällt.

Gerade bei den Mahnungen kann es dabei wichtig sein, sich nicht nur auf die gesetzliche Grundlage zu stützen, sondern auch ein wenig Feingefühl zu beweisen. Ähnliches gilt für die anfallenden Kosten.

Für Laien schwer einschätzbar

Wer sich bei den Mahnungen ausstehender Rechnungen von einem Anwalt unterstützen lässt, wird dabei bereits auf alle einzuhaltenden Fristen hingewiesen. Wie sieht es aber aus, wenn eine Privatperson den Schuldner anschreibt? Die nötige Kenntnis des Rechts wird im Regelfall nicht ausreichen, um stets die richtigen Zeitabstände zu wählen. Auch bei den fälligen Kosten tappen viele Laien im Dunkeln.

Doch in beiden Fällen gibt es grundsätzliche Faustformeln, die beachtet werden sollten und mit denen der Gläubiger im moralischen wie im juristischen Sinne stets korrekt und nachvollziehbar agiert - und dabei seine Ansprüche wahrt.

Zehn Tage warten

Die erste Frist wird bereits mit der Fälligkeit der offenen Summe sowie der Frage relevant, wann die erste Mahnung oder aber die Zahlungserinnerung zu versenden ist. Gesetzliche Regelungen dazu liegen nicht vor, doch hat es sich eingebürgert, etwa fünf bis 14 Tage zu warten.

Üblicherweise wird somit von einer zehntägigen Frist auszugehen sein. Diese gilt auch für die Zeit zwischen der ersten und zweiten sowie gegebenenfalls zwischen der zweiten und dritten Mahnung.

Unterschritten werden darf die Dauer in keinem Fall, benötigt der Schuldner doch seinerseits Zeit, um etwa die Überweisung zu tätigen. Überschritten werden sollte sie ebenso wenig, fehlt damit doch meist der nötige Druck im Mahnverfahren.

Wie lange ist der Anspruch gültig?

Allerdings muss noch eine zweite Frist beachtet werden. Sie befasst sich mit der Frage, in welchem Zeitraum der Gläubiger überhaupt gegen den Schuldner vorgehen kann. Hierbei sieht das Gesetz drei Jahre mit Ablauf jenes Jahres vor, in dem der Anspruch entsteht und der Schuldner von diesem Kenntnis erlangt.

Wird also eine Rechnung im Juni 2013 fällig und bemerkt der Rechteinhaber beispielsweise im Juli, dass die Summe noch nicht gezahlt wird, so entsteht mit Ablauf des Jahres 2013 dieser Anspruch. Er gilt insgesamt drei Jahre, könnte also bis zum 31. Dezember 2016 eingetrieben werden.

Beachtenswertes zu den Fristen

Es kann während der genannten drei Jahre aber zu Verzögerungen kommen, die sich auch auf die Frist auswirken. Meist ist das der Fall, wenn der Gläubiger erfolglos mahnt und vor Ablauf der drei Jahre das gerichtliche Mahnverfahren einleitet.

Damit bekäme das Vorgehen eine aufschiebende Wirkung, da nun das Gericht agiert und es nicht mehr in den Händen des Bürgers liegt, die ausstehende Summe einzutreiben. Insofern kann die dreijährige Frist durchaus länger dauern. Mit der erhöhten Dauer werden sich zudem andere Kosten ergeben.

Die Kosten einer Mahnung

Ratsam ist es, nicht alleine die ausstehende Summe einzufordern, sondern stets auch weitere Kosten darin einzubeziehen. Hierunter können etwa die Aufwendungen für

  • einen Anwalt
  • das Gericht oder
  • die Mehrwertsteuern

fallen. Durchschnittlich 15 Prozent beträgt dieser Zuschlag insgesamt. Im Einzelnen können sich seine Werte aber unterscheiden.

Es empfiehlt sich daher, einen Kostenrechner zu bemühen, wie er sich vielfach im Internet finden lässt. Treibt der Gläubiger aber beispielsweise 1.000 Euro von seinem Schuldner ein, so kann er diesem sehr wohl eine Gesamtrechnung über 1.150 Euro präsentieren. Je weiter das Verfahren voranschreitet, desto höher dürften zudem die geltend gemachten Aufschläge ausfallen.

Die Mahngebühren betragen oftmals um die 15%
Die Mahngebühren betragen oftmals um die 15%

Wissenswertes zum Verzug und zu Verzugszinsen

Kommt der Schuldner der an ihn gerichteten Mahnung nicht nach, so erleidet der Gläubiger durch die offenstehende Rechnung nicht nur einen finanziellen Verlust. Er kann sogar wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen.

Etwa dann, wenn der Inhaber des Anspruchs mit der fälligen Summe fest gerechnet hat, sie vielleicht bereits verplant war oder anderweitig benötigt wird. Dieser Verzugsschaden kann dem Schuldner ebenfalls in Rechnung gestellt werden.

Ist die Forderung fällig?

Grundsätzlich müssen für einen solchen Schaden sowie die möglichen Zinsen bestimmte Voraussetzungen vorliegen. Dafür ist es zunächst nötig, dass sich die eingetriebene Summe überhaupt im Stadium der Fälligkeit befindet. Fällig ist sie immer dann, wenn der Zeitpunkt ihrer Zahlung erfolglos verstrichen ist. Meist wird es im Zuge von Käufen oder Dienstleistungen eine zehn- bis 14-tägige Frist geben, bis zu der eine Rechnung beglichen werden soll.

Ist dieser Tag vorüber, so kann der Gläubiger vom Schuldner die Zahlung der ausstehenden Gelder verlangen. Ob er dieses im privaten, im anwaltlichen oder im gerichtlichen Verfahren anstrebt, ist dabei ihm überlassen.

Befindet sich der Schuldner im Zahlungsverzug?

Eng an die Fälligkeit gekoppelt ist das Kriterium des Verzuges. Das Gesetz stellt dabei eine 30-tägige Frist in Aussicht: Der Schuldner muss also einen Monat nach Wirksamkeit der Rechnung beziehungsweise einer an ihn gerichteten Mahnung die Summe bezahlt haben, um nicht in Verzug zu geraten.

Regelmäßig wird jener Verzug aber bereits dann angenommen, wenn die Bezahlung bis zu einem bestimmten Tage im Kalender angestrebt war, jedoch nicht erfolgt ist. In diesem Falle würde also bereits die eintreffende Mahnung auf den Verzug hindeuten. Der Gläubiger kann damit die offene Schuld einfordern.

Fallen Verzugsschäden an?

Befindet sich der Gläubiger im Verzug, so kann ihm jede Aufwendung in Rechnung gestellt werden, die zum Einfordern der offenen Summe anfällt. Die Rechtsprechung sieht diesen Fall in der Regel mit Absenden der zweiten Mahnung als gegeben an.

Zu den geltend gemachten Kosten können somit

  • das Porto
  • die weiteren Gebühren
  • etwaige Zinsen sowie
  • die Auslagen für einen Anwalt oder das gerichtliche Verfahren

zählen. Auch für jede zusätzliche Mahnung kann der Anspruchsinhaber nach gegenwärtigem Stand 2,50 Euro pauschal einfordern. Etwas umstritten sind dagegen die Kosten für das Einholen von Informationen im Zuge des Mahnverfahrens durch den Gläubiger. Hierbei kommt es auf den Einzelfall an, welchen Ersatz der Schuldner leisten müsste.

Welche Verzugszinsen sind einschlägig?

Nicht nur die offene Rechnung oder die Auslagen kann der Gläubiger eintreiben. Er besitzt auch einen Anspruch auf die Zinsen. Sie werden jeweils jährlich erhoben und betragen vier Prozent der Gesamtsumme, sofern es sich bei dem Schuldner um eine Privatperson handelt.

Entsteht die Forderung aber gegenüber einem Unternehmen, so lassen sich die Zinsen sogar auf fünf Prozent pro Jahr beziffern. Ausnahmen gelten allerdings dann, wenn in dem zugrunde liegenden Vertrag des Geschäftes vorab ein anderer Zinssatz zwischen beiden Parteien vereinbart wurde. Die Erhebung von Zinseszinsen verbietet sich dagegen in jedem Fall.

Die Kosten der Mahnung

Für den Schuldner ergibt sich aber noch ein weiteres Manko, wenn er sich im Verzug befindet: Ihm können grundsätzlich alle Auslagen in Rechnung gestellt werden, die währen des Mahnverfahrens entstehen. Oftmals erreichen diese Summen einen höheren Wert als die ausstehende Forderung an sich.

Zudem lässt sich für den Schuldner meist nicht abschätzen, mit welchen weiteren Kosten zu rechnen ist. Für ihn empfiehlt es sich daher, gar nicht erst in Verzug zu geraten oder aber bei Eintreffen einer Mahnung das persönliche Gespräch mit dem Gläubiger zu suchen, um zumindest weitere Forderungen abzumildern.

Der Ablauf eines Mahnverfahrens

Nicht immer ist der Gläubiger erfolgreich mit seinem Bestreben, die offene Summe bei dem Schuldner einzutreiben. Hat er es vielleicht wiederholt mit einer eigenen Mahnung versucht, so empfiehlt sich spätestens nach der dritten Zahlungserinnerung das gerichtliche Mahnverfahren.

Dabei wird nun das zuständige Gericht mit dem Sachverhalt betraut. Dieses kann in seiner Entscheidung die Ansprüche bestätigen oder einschränken.

Die Vorzüge des Mahnverfahrens

Sicherlich kann der Privatmann selbst versuchen, eine offene Rechnung einzufordern. Die Mahnung ist ihm dabei aber ein stumpfes Schwert. Solange ein Gericht den in Rede stehenden Anspruch nicht anerkannt hat, kann sich kein Gerichtsvollzieher des Falles annehmen.

Oder anders gesagt: Bis auf den Schriftverkehr darf der Gläubiger gegen den Schuldner an sich wenig ausrichten, um die fällige Summe zu erhalten. Wendet er sich dagegen an das Gericht und wird dort sein Anspruch - etwa durch einen Vertrag - bestätigt, so erhält der Gläubiger einen so genannten Titel. Mit diesem ist er in der Lage, das Geld durch einen Gerichtsvollzieher eintreiben zu lassen.

An das Gericht wenden

Doch ehe es soweit ist und die Spruchkammer in einer Verhandlung tatsächlich den Anspruch behandelt, dauert es in der Regel mehrere Monate. Zuvor sollte der Gläubiger einen Antrag an das Gericht stellen und einen Mahnbescheid anregen. Das ist allerdings erst dann sinnvoll, wenn der Schuldner sich bereits im Stadium des Verzuges befindet oder die auslaufende dreijährige Frist noch gehemmt werden soll.

Zu einem früheren Zeitpunkt empfiehlt es sich dagegen nicht, dieses Vorgehen zu beantragen. Dafür lassen sich übrigens im Schreibwarenladen die entsprechenden Formblätter erwerben. Sie müssen alle relevanten Daten enthalten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Keine Beweisstücke erbringen

Ratsam ist es, auf ein solches Formblatt zurückzugreifen, weil darüber hinausgehende Angaben nicht erforderlich sind. Oft wird dem zuständigen Gericht in der Anlage manches Beweisstück übersandt, um den Anspruch zu bekräftigen.

Das ist allerdings unnötig, da der Rechtspfleger den Anspruch selbst nicht überprüft. Er wird lediglich das Vorliegen der Formerfordernisse des Antrages betrachten.

Sind diese gegeben, so erlässt er einen Mahnbescheid, der dem Schuldner zugeht. Fehlt es dagegen an relevanten Daten, so kann eine Korrektur erforderlich sein - oder aber der Antrag wird abgelehnt. Zu einer inhaltlichen Einschätzung von Aussagen und Beweisen würde es dagegen erst im gerichtlichen Verfahren kommen.

Der Moment der Zustellung als Schlüsselpunkt
Der Moment der Zustellung als Schlüsselpunkt

Der Mahnbescheid wird zugestellt

Der Kernpunkt des Mahnverfahrens liegt hingegen in dem Moment, in dem er zugestellt wird. Der Schuldner kann nun entscheiden, wie er sich verhält.

Erkennt er den Anspruch an, so ist damit die Zahlung an den Gläubiger verbunden. Oftmals ist es dabei auch möglich, eine Tilgung per Raten zu vereinbaren.

Eine andere Situation ergibt sich, wenn der Schuldner den Anspruch nicht anerkennt. In diesem Falle würde ein Widerspruch dazu führen, dass aus dem Mahnverfahren ein gerichtlicher Prozess entsteht, in dem jener Anspruch nun überprüft wird. Reagiert der Schuldner überhaupt nicht auf den Mahnbescheid, kann dagegen nach einer bestimmten Frist gegen ihn vollstreckt werden - dann müsste er folglich zahlen.

Die notwendigen Kosten

Sobald der Gläubiger einen Anspruch über das Mahnverfahren geltend macht, muss er in Vorleistung treten. Es ist also an ihm, die anfallenden Kosten für das Gericht auszulegen. Diese betragen gegenwärtig je nach Höhe der Forderung einen Wert zwischen 23,00 und 32,50 Euro.

Gerade für solche Unternehmen oder Kanzleien, die Dutzende oder Hunderte Mahnverfahren pro Monat betreiben, dürfte sich daraus also eine erhebliche finanzielle Belastung ergeben. Die Auslagen können allerdings im Mahnverfahren selbst vom Schuldner zurückgefordert werden. Dennoch sollte der angestrebte Mahnbescheid vorab gut durchdacht sein.