Rechnungen online verwalten mithilfe von E-Invoicing - Nutzen und Funktionsweise

Die Erstellung von Rechnungen oder Gutschriften erfolgt in vielen Unternehmen auf die klassische Art und Weise in Papierform. Auch wenn der herkömmliche Weg immer noch gut zu funktionieren scheint, wird er aufgrund von benötigtem Personal und Versand zum großen Kostenfaktor. Schneller, umweltfreundlicher und kostengünstiger ist die Variante des E-Invoicing, der elektronischen Rechnungsstellung. Lesen Sie hier alles Wissenswerte über die Funktionsweise und erfahren Sie, für wen sich dieses System besonders lohnt.

Von Kai Zielke

Was ist E-Invoicing?

Tagtäglich werden zahllose Rechnungen geschrieben oder Gutschriften erstellt. Auf dem herkömmlichen Weg - in Papierform und im Briefversand - nimmt das zunächst einmal jede Menge Zeit von Mitarbeitern in Anspruch. Auch die Kosten für Papier, Drucker, Versand und Personal sind enorm. Das Gleiche gilt auch für eintreffende Rechnungen oder Gutschriften.

Dies alles läuft - gerade in Großunternehmen - durch unzählige Hände und verursacht somit Kosten. Dieser Prozess kann jedoch mithilfe von E-Invoicing - oder auch der elektronischen Rechnungsstellung - deutlich kostengünstiger und auch umweltfreundlicher gestaltet werden. Denn beim E-Invoicing erfolgt die Rechnungserstellung und der Versand komplett online.

Zusammengefasst heißt das, dass mit E-Invoicing quasi papierlos Rechnungen für Dienstleistungen oder Güter erstellt und versendet werden können. Das Ganze ist dabei nicht nur Unternehmen möglich, sondern auch Privatpersonen, die über die Möglichkeit verfügen, elektronische Post empfangen zu können.

Funktionsweise

Die elektronische Rechnungsstellung kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen.

  1. Vom Sender direkt an den Empfänger: die elektronische Rechnung wird über eine Datenverbindung direkt an den Empfänger übermittelt. Der Sender nutzt ein Abrechnungssystem, eine bestimmte Software erforderlich macht. Diese Variante ist lohnenswert für größere Unternehmen mit häufigem Rechnungsaustausch - der Einführungsaufwand ist hoch und erfordert besonderes IT-Wissen.

  2. Vom Sender über ein Netzwerk an den Empfänger: die elektronische Rechnung wird über das e-Invoicing-Netzwerk eines Dienstleisters an den Empfänger übermittelt. Dazu wird sie z.B. über Mail an das Netzwerk gesendet; erforderlich ist je nach Übertragungsform nur ein Internetzugang, sodass diese Variante auch für kleinere Unternehmen geeignet ist.

  3. Vom Sender über ein Netzwerk des Senders zum Netzwerk des Empfängers an den Empfänger: erforderlich, wenn Sender und Empfänger mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammenarbeiten. Die beiden Netzwerke werden miteinander verbunden. Mittels dem so genannten Roaming-Verfahren kann eine hohe Reichweite erzielt werden.

Wichtige Voraussetzungen

Eine elektronische Rechnung muss einige Voraussetzungen erfüllen. Zu diesen zählen:

  • Zustimmung des Rechnungsempfängers
  • Ausstellung, Sendung, Empfang und Verarbeitung in elektronischem Format wie etwa .pdf
  • menschliche Lesbarkeit
  • Garantie der Echtheit der Herkunft (internes Kontrollverfahren, digitale Signatur)
  • Garantie der Unversehrtheit der Rechnung
  • Vorhandensein aller weiteren Pflichtangaben einer Rechnung

Sowohl Rechnungsaussteller sowie -empfänger müssen dies sicherstellen.

Pflichtangaben

Eine Rechnung muss auch in digitaler Form folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name sowie vollständige Anschrift des Unternehmers und Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung
  • nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag bzw. einen Hinweis auf Steuerbefreiung

Lohnt sich E-Invoicing?

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. hat errechnet, dass eine von einem Unternehmen erstellte und auf dem normalen Postweg verschickte Rechnung im Durchschnitt 16,16 Euro kostet. Die Kosten setzen sich dabei aus

  • dem eingesetzten Materialwert
  • den Versandkosten und
  • den Personalkosten

zusammen. Mit dem E-Invoicing - also dem Austausch digitaler Daten - würden hingegen nur rund 2,00 Euro pro Rechnung anfallen. Es gibt noch etliche weitere Berechnungen, die zum E-Invoicing angestellt wurden.

Im Ergebnis ist die Prognose bei einer Umstellung jedoch immer überzeugend. Denn mit einer Ersparnis, die zwischen 72 und 80 Prozent liegt, ist es jedem Unternehmen zu empfehlen, seine Rechnungen online zu verwalten.

Fazit

E-Invoicing hat Unternehmen verschiedenster Größenordnungen eine Menge Vorteile zu bieten. Die Erstellung von Rechnungen - und anderen Geschäftsdokumenten - ist mit deutlich weniger Aufwand in kürzerer Zeit erledigt. Der Versand ist schneller, wodurch auch der Eingang von Zahlungen beschleunigt werden kann.

Zudem sind auch der Empfang und die Verwaltung von Rechnungen mithilfe von E-Invoicing mit deutlich weniger Verwaltungsaufwand, und damit auch geringeren Kosten, verbunden. Von den ökonomischen Vorteilen einmal abgesehen, ist der nahezu papierlose Austausch zwischen den Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Privatpersonen, auch für die Umwelt ein echter Gewinn.