Tipps zur effizienten Postbearbeitung mit System
Die Bearbeitung der Post zählt zu den Routinetätigkeiten im Büro. Geht man dabei systematisch vor, lassen sich Fehler vermeiden und Zeit sparen. Gleiches gilt für die Arbeit zuhause, denn auch hier können sich viele Briefe mit Rechnunge und Co. ansammeln. Es gilt, mit System zu arbeiten. Lesen Sie, wie Sie die Post effizient bearbeiten und dadurch Zeit sparen können.
Sowohl im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit als auch in den eigenen vier Wänden ist es nötig, die Post täglich zu bearbeiten, was nicht selten als lästig empfunden wird. So kommt es vor, dass Rechnungen, Infos und Briefe unerledigt liegen bleiben.
Benötigt man diese Post dann doch noch, muss sie erst gesucht werden, was wiederum Zeit und Mühe erfordert. Besonders ärgerlich ist es, wenn mal eine Rechnung vergessen wird. Daher ist es ratsam, ein effektives System zu verwenden, mit dem sich die Postbearbeitung schnell und ohne großen Zeitaufwand erledigen lässt.
Die Post im Block und mit System bearbeiten
Am besten ist es, die Postbearbeitung stets blockweise durchzuführen. Das heißt, dass man sie nicht über den Tag verteilt erledigt, sondern konzentriert. Außerdem empfiehlt es sich, stets ein bestimmtes System für die Postbearbeitung zu verwenden, damit man sich schneller an den Arbeitsablauf gewöhnt.
Dazu kann die Post nach ihrer Wichtigkeit sortiert werden, also in Briefe,
- die umgehend bearbeitet werden müssen
- die zwischengelagert werden können und
- die reif für den Papierkorb sind.
Bedeutsame Schriftstücke sollten bei ihrer Bearbeitung gründlich durchgelesen werden. Mithilfe eines Textmarkers lassen sich wichtige Passagen markieren. Falls erforderlich, können auch Notizen angefertigt werden.
Was kann sofort weg?
Je nachdem, wie viel Post täglich in den Briefkasten wandert, kann auch das Öffnen von diversen Werbeschreiben und Prospekten einiges an Zeit rauben. Wer hier konsequent ist und diese Papiere sofort wegschmeißt, ohne sie zu öffnen, kann die Arbeit viel schneller erledigen.
Natürlich sollte dies nur dann gemacht werden, wenn man sich sicher ist, dass es sich eben nur um Werbung handelt. Im Laufe der Zeit erkennt man es jedoch meist auf den ersten Blick, spätestens dann, wenn man die entsprechende Post regelmäßig erhält.
Zwischenlagerung im Vorordner
Manchmal ist es wichtig, Informationen zu sammeln oder Termine zu planen. Benötigt man ein Schriftstück wieder zu einem bestimmten Zeitpunkt, notiert man diesen mit einem Bleistift auf dem Dokument. Anschließend sollte das Schriftstück in einem Vorordner auf dem passenden Termin abgelegt werden.
Solch ein Vorordner lässt sich auch für das Zwischenlagern sämtlicher Schriftstücke verwenden, deren Bearbeitung nicht sofort erfolgen muss. Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen handeln, die zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen sind.
Durch das Ablegen in den Vorordner vermeidet man, eine Rechnung oder einen Termin zu vergessen. Dies funktioniert natürlich nur, wenn man den Vorordner täglich kontrolliert und dabei überprüft, welche Vorgänge der Bearbeitung bedürfen.
Das System hat den Vorteil, dass man weitaus weniger Zeit zum Suchen von Schriftstücken und Informationen aufwenden muss.
Im Büro ist eine Assistenz hilfreich
Überaus hilfreich für das Bearbeiten der Post im Büro kann eine Büroassistenz sein, die die Post vorsortiert. Das heißt, dass sie sämtliche Posteingänge sammelt und sie für die gemeinsame Bearbeitung mit den Kollegen und Vorgesetzten vorbereitet.
Postbearbeitung im Büro: die wichtigsten Regeln
Wer in einem Büro arbeitet und dort für Postbearbeitung und -verteilung zuständig ist, sollte sich an folgende Regeln halten:
- Geschäftspost darf nur dann geöffnet werden, wenn man über die entsprechende Vollmacht verfügt
- Die Post sollte zunächst in Geschäftspost und private Post sortiert werden
- Die Geschäftspost sollte nach Abteilungen und dann nach Ansprechpartnern sortiert werden
- Geöffnete Post sollte mit dem Öffnungsdatum (am schnellsten geht dies mit entsprechendem Stempel) versehen werden
- Achtung. Urkunden, Zahlungsdokumente sowie Vertragsdokumente dürfen nicht gestempelt werden
- Beim Öffnen der Post sollte überprüft werden, ob die Briefumschläge auch tatsächlich geleert wurden und keine Anlage vergessen wurde
- Handelt es sich um Terminsachen, sollten Poststempel und Briefdatum überprüft werden - ist der Abstand zu groß, sollte der Umschlag als Nachweis aufbewahrt werden
Arbeitsmaterial griffbereit haben
Um nicht unnötige Zeit mit der Suche nach Arbeitsmaterialien zu vergeuden, sollten diese nicht über das Büro verteilt werden. Stattdessen ist es besser, sie in einer Schublade, die stets in Griffweite ist, zu lagern. Auf diese Weise braucht man nicht extra zu einem Schrank oder einen anderen Schreibtisch zu laufen.
Zu den wichtigsten Materialien für die Postbearbeitung, die immer griffbereit sein sollten, gehören vor allem
- Briefpapier
- Kuverts in unterschiedlichen Größen
- Briefmarken
- ein Befeuchtungsschwamm
- Kurzbriefformulare
- ein Filzstift
- eine Schere
- ein Klebestift
- Verpackungsklebeband
- Etiketten
- eine Briefwaage
- ein Absenderstempel sowie
- eine Tabelle, in der die aktuellen Postgebühren aufgelistet sind.