Die Zusammensetzung der Reisekosten (Fahrtkosten) bei einer berufsbedingten Reise

Als Arbeitnehmer ist es nicht immer möglich, die anstehende Arbeit vom Firmengelände aus zu bewältigen. Stattdessen muss gelegentlich beispielsweise in eine andere Stadt gereist werden, um mit Geschäftspartnern oder Kunden direkt in Kontakt zu treten. In einem solchen Fall handelt es sich um eine berufsbedingte Reise, welche allgemein als berufliche Tätigkeiten außerhalb des Firmengeländes definiert werden. Dies bedeutet nicht nur zeitlichen, sondern auch finanziellen Aufwand für den Arbeitnehmer; die entsprechenden Reisekosten (Fahrtkosten) können zumindest teils vom Arbeitgeber erstattet werden. Lesen Sie, welche unterschiedlichen Arten von Reisekosten es bei einer berufsbedingten Reise gibt und inwieweit diese seitens des Arbeitgebers anerkannt werden.

Informationen zu Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und Möglichkeiten der Erstattung durch den Arbeitgeber

Eine berufsbedingte Reise ist auch mit Mehrkosten für den Arbeitnehmer verbunden. Es gibt es eine Vielzahl von Reisekosten, welche seitens des Arbeitgebers und Staates anerkannt werden. Diese sollen dafür sorgen, dass dem Arbeitnehmer keine persönlichen Kosten entstehen und dass dessen Mehraufwand adäquat entschädigt wird.

Kriterien für eine berufsbedingte Reise

Damit es aber überhaupt zu einer Rückerstattung der Kosten beziehungsweise steuerlichen Berücksichtigung der Ausgaben kommen kann, müssen zunächst einmal die Kriterien für eine berufsbedingte Reise erfüllt sein. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass die folgenden Kriterien nicht nur für klassische Dienst- und Geschäftsreisen gelten, sondern auch auf Einsatzwechseltätigkeiten und Fahrtätigkeiten angewandt werden.

Als ein Kriterium gilt dabei die Vorlage, dass der Arbeitnehmer weder in seiner Wohnung noch an einer festgelegten Arbeitsstätte aktiv ist. Alternativ muss sich die Berufsausübung typischerweise an ständig wechselnden Orten oder auf einem Fahrzeug vollziehen.

Bei einer solchen festgelegten und damit regelmäßigen Arbeitsstätte handelt es sich nach dem Gesetz um den ortsgebunden Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit. Dieser wird dabei mindestens einen Arbeitstag in der Woche aufgesucht, wobei der Arbeitnehmer mindestens 20 Prozent der gesamten Arbeitszeit an dieser Arbeitsstätte verbringt. Es ist somit möglich, dass der Arbeitnehmer wöchentlich an verschiedenen Orten arbeitet, ohne dass es sich gleich um eine berufsbedingte Reise handeln würde.

Eine Geschäftsreise muss gewisse Kriterien erfüllen
Eine Geschäftsreise muss gewisse Kriterien erfüllen

Zudem ist es wichtig zu wissen, dass auch Maßnahmen der Weiterbildung nach den Regelungen der berufsbedingten Reise behandelt werden. In diesem Fall muss dann aber natürlich die Voraussetzung erfüllt sein, dass die Fortbildungsmaßnahmen seitens des Unternehmens vorgeschrieben wurden.

Letztlich ist es auch noch wichtig, dass die Reisekosten durch den Arbeitnehmer belegt werden, indem beispielsweise Rechnungen gesammelt werden. Diese Vorgabe entfällt lediglich dann, sobald es sich um Reisekosten handelt, welche pauschal abgerechnet werden oder bei denen ein Nachweis nicht möglich oder üblich ist.

Verschiedene Arten von Reisekosten

Jedoch kann im Arbeitsrecht und im beruflichen Alltag nicht pauschal von Reisekosten gesprochen werden, da es viele Arten von Reisekosten gibt. Die wichtigsten sind dabei die

  • die Fahrtkosten
  • die Übernachtungskosten
  • der Verpflegungsmehraufwand und
  • die Reisenebenkosten.

Doch was sollte ein betroffener Arbeitnehmer über diese Arten von Reisekosten wissen und wie hoch fallen diese aus? Daneben soll im Folgenden noch die Frage geklärt werden, wie sich die Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber vollzieht.

Die Fahrtkosten

Die wohl bekannteste Form der Reisekosten sind die Fahrtkosten. Dies ist auch nicht verwunderlich. Schließlich muss der Arbeitnehmer zunächst einmal zum neuen und teils weit entfernten Arbeitsort gelangen, was wiederum mit Kosten und einem Zeitaufwand verbunden ist.

Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Die Anreise mit dem Flugzeug zählt zu den öffentlichen Verkehrsmitteln
Die Anreise mit dem Flugzeug zählt zu den öffentlichen Verkehrsmitteln

Bei den Fahrtkosten lässt sich zunächst einmal festhalten, dass es dem Arbeitnehmer freisteht, mit welchem Verkehrsmittel er anreist. So kommen für die Anreise öffentliche Verkehrsmittel wie das Flugzeug oder der Zug ebenso in Frage wie die Nutzung eines Mietwagens. In diesem Zusammenhang ist es lediglich wichtig, dass es sich um eine angemessene Form der Anreise handelt.

Sobald sich für ein Verkehrsmittel entschieden wird, dessen Nutzung erheblich mehr kostet als mindestens eine Alternative, muss der Anreisewunsch zuvor mit dem Vorgesetzten abgeklärt werden. So könnte eine Mittelstrecke beispielsweise auch mit dem Flugzeug zurückgelegt werden.

Üblicherweise wäre die Anreise per Zug oder Mietwagen jedoch erheblich günstiger, weshalb nur die letztgenannten Anreisemöglichkeiten sicher durch die Fahrtkosten abgedeckt werden. Die Aufwendungen müssen anschließend bloß noch nachgewiesen werden und sind anschließend in eben dieser Höhe abzugsfähig.

Anreise mit eigenem PKW

Alternativ kann der Arbeitnehmer auch mit dem eigenen PKW anreisen. In diesem Fall gibt es drei Möglichkeiten, die Fahrtkosten zu ermitteln und somit erstattet zu bekommen.

Einzelnachweis

Zunächst einmal können die tatsächlichen Kosten im Rahmen des so genannten Einzelnachweises ermittelt werden. Dies bedeutet, dass die Summe aller Kosten durch das Aufheben aller Rechnungen und der Führung eines Fahrtenbuches protokolliert werden. Dabei ist es zum einen wichtig, die beruflich zurückgelegten Kilometer aufzuzeichnen, so dass klar erkenntlich wird, für welche Fahrten das Fahrzeug privat und wann das Fahrzeug beruflich genutzt wurde.

Die tatsächlichen Kosten lassen sich dann nachweisen, indem alle Rechnungen zusammengefasst werden, welche mit der Nutzung und dem Erhalt des Fahrzeugs in Verbindung stehen. Genannt werden können hier etwa

Diese Posten werden dann mit Quittungen belegt, wodurch sich letztlich die tatsächlichen Kosten für berufsbedingte Reisen ermitteln lassen.

Bei Anreise mit dem eigenen PKW kann die Fahrkostenerstattung mit 3 Methoden berechnet werden
Bei Anreise mit dem eigenen PKW kann die Fahrkostenerstattung mit 3 Methoden berechnet werden

Fahrzeugindividueller Kilometersatz

Sobald der Arbeitnehmer über mehrere Jahre hinweg mit dem eigenen PKW zu entfernten Arbeitsorten anreist, kann auch ein fahrzeugindividueller Kilometersatz angewandt werden. Dies setzt voraus, dass die zuerst genannte Methode der Einzelnachweise über mindestens ein Jahr durchgeführt wurde. Anschließend lässt sich der fahrzeugindividuelle Kilometersatz ermitteln, welcher dann solange angewandt werden kann, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Kilometerpauschale

Erscheinen die dargestellten Maßnahmen der individuellen Berechnung zu aufwendig oder kommt es nur selten zu berufsbedingten Reisen, können die Fahrtkosten auch einfach mit einer Kilometerpauschale berechnet werden. Diese beträgt in Deutschland 30 Cent pro Kilometer, wobei jeder weitere Mitfahrer zu einer Erhöhung dieses Pauschalbetrages von 2 Cent führt. In diesem Betrag sind dann bereits alle Kostenarten berücksichtigt, so dass beispielsweise übliche Reparaturkosten nicht extra abgesetzt werden können.

Zusätzlich abzugsfähig sind lediglich Unfallschäden, welche während der berufsbedingten Fahrt entstanden sind und als gewöhnlich gelten. Zudem sind in der Kilometerpauschale auch bereits die Kosten für die Hin- und Rückfahrt enthalten.

Letztlich ist es bei den Fahrtkosten noch wichtig, nur die tatsächliche und kürzeste Strecke der berufsbedingten Reise anzugeben. Zusätzliche Fahrten werden hingegen lediglich übernommen, sobald sich der Arbeitsort weit entfernt befindet und sich der Arbeitnehmer für eine längere Zeit an diesem aufhält. In diesem Fall können auch kurze Fahrten am Zielort unternommen werden, etwa um Einkäufe zu erledigen, welche dann auch im Rahmen der Fahrtkosten anerkannt werden.

Die Übernachtungskosten

Berufsbedingte Reisen führen den Arbeitnehmer häufig an weit entfernte Orte oder erstrecken sich über mehrere Tage bis Wochen. Da sich in einem solchen Fall kein tägliches Pendeln zur Einsatzstelle lohnt, werden durch das Arbeitsrecht auch Übernachtungskosten als Reisekosten anerkannt. Die Übernachtungskosten müssen dabei in der Regel nachgewiesen werden und können nur dann geschätzt werden, wenn sie wirklich zweifelsfrei entstanden sind.

Direkte Kosten und Serviceleistungen

Die Übernachtungskosten bestehen dabei zunächst einmal aus den direkten Kosten, welche durch die Übernachtung entstanden sind. Dies schließt den Betrag ein, welchen der Arbeitnehmer zahlen musste, um etwa in einem Hotel oder einem Fremdenzimmer übernachten zu dürfen. Nicht berücksichtigt werden hingegen zusätzliche und damit nicht notwendige Serviceleistungen, weshalb beispielsweise die Nutzung eines Fernsehers oder einer Minibar nicht abgesetzt werden können.

Übernachtung mit Frühstück

Zudem kann es sein, dass die Erstattung der Übernachtungskosten zu einer Kürzung der Verpflegungskosten führt, sobald ein Frühstück in diesen enthalten ist. Lässt sich dabei der genaue Kostenanteil des Frühstücks am Gesamtpreis für die Übernachtung nicht feststellen, werden die Verpflegungskosten um einen Pauschalbetrag von 4,80 Euro gekürzt.

Reisebegleitung? Die Buchung eines Einzel- oder Doppelzimmers

Zudem gibt es noch einige Hinweise, welche bei den Übernachtungskosten beachtet werden sollten. So kann es zum einen sein, dass die berufsbedingte Reise nicht alleine angetreten wird und beispielsweise zusammen mit dem Ehegatten gereist wird. In der Folge wird sich dann auch kein Einzelzimmer, sondern ein Doppelzimmer genommen, welches als solches natürlich nicht als Posten der Übernachtungskosten anerkannt wird.

In diesem Fall wäre es aber falsch, einfach den halben Betrag herzunehmen, um die Übernachtungskosten des Arbeitnehmers zu ermitteln. Stattdessen lohnt es sich für den Arbeitnehmer in diesem Fall, sich die fiktiven Kosten für einen Einzelaufenthalt nachweisen zu lassen, dessen Wert dann anerkannt werden muss und in der Regel höher ausfällt, als der halbe Wert der Doppelübernachtung.

Auch die Übernachtungs- und Verpflegungskosten gehören zu den Geschäftsreisekosten
Auch die Übernachtungs- und Verpflegungskosten gehören zu den Geschäftsreisekosten

Möglicher Wechselkurs

Bei Übernachtungen im Ausland muss der Rechnungsbetrag wiederum in Euro umgerechnet werden. Da es in diesem Zusammenhang keinerlei Vorschriften gibt, welcher Wechselkurs hier anzuwenden ist, sollte ein Beleg beigefügt werden, welcher den aktuellen Wechselkurs zum Übernachtungszeitraum protokolliert.

Unterkunft ohne Verpflegung

Letztlich gibt es auch noch Übernachtungsangebote, bei welchen der Frühstückspreis nicht im Übernachtungspreis einbezogen ist oder überhaupt kein Frühstück angeboten wird. In diesem Fall reicht es nach aktueller Rechtsprechung aus, wenn dieser Umstand seitens des Arbeitnehmers handschriftlich auf der Rechnung des Hotels vermerkt wird.

Der Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand soll jene Mehrausgaben aufwiegen, welche entstehen, weil sich der Arbeitnehmer nicht so günstig wie im eigenen Wohnraum verpflegen kann.

Voraussetzungen und Pauschalbeträge

Bei dieser Form der Reisekosten ist es wichtig zu wissen, dass sie zuerst gewährt werden können, sobald sich der Betroffene mindestens auf einer achtstündigen Dienstreise befindet. Zudem werden im Rahmen des Verpflegungsmehraufwands nur Pauschalbeträge angerechnet. Dabei ist es unerheblich, ob sich die tatsächlichen Verpflegungskosten über oder unterhalb dieses Betrages belaufen.

Diese Pauschalbeträge sind dabei wie folgt angesetzt.

  • Bei einer berufsbedingten Reise zwischen 8 und 14 Stunden wird ein Verpflegungsmehraufwand von 6 Euro gewährt.
  • Bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden beläuft sich dieser Betrag dann schon auf 12 Euro.
  • Ab einer Dauer von 24 Stunden wird dann schließlich der Höchstbetrag von 24 Euro ausgezahlt.

Sobald sich der Arbeitnehmer jedoch auf einer mehrtägigen berufsbedingten Reise befindet, gelten weitere Regelungen. So wird in diesem Fall für jeden Reisetag die genannte Pauschale von 24 Euro fällig.

Diese Regelung trifft aber nicht für den An- und Abreisetag zu. An diesen beträgt der Verpflegungsmehraufwand lediglich 12 Euro.

Auslandsreisen und mehrere Reisen täglich

Des Weiteren ist es wichtig zu wissen, dass bei Reisen ins Ausland gesonderte Pauschalen veranschlagt werden. Diese sind vom jeweiligen Reiseland und dessen Lebenshaltungskosten abhängig und können beim Arbeitgeber erfragt werden.

Zudem kommt es im Berufsalltag auch häufig zur Situation, dass mehrere berufsbedingte Reisen an einem Tag unternommen werden, zwischen welchen aber an die Arbeitsstätte zurückgekehrt wird. In diesem Fall können die Zeiten der Abwesenheit einfach addiert werden, wodurch ermittelt werden kann, ob dem Betroffenen ein Verpflegungsmehraufwand zusteht.

Verpflegungsaufwand für Mitreisende

Letztlich ist es noch wichtig zu wissen, dass auch Mitreisende einen Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand haben, obwohl sie überhaupt nicht beim Arbeitgeber angestellt sind. In diesem Fall muss allerdings nachgewiesen werden, dass deren Mitreise für den Arbeitserfolg am Zielort entscheidend ist.

Dies wäre beispielsweise der Fall, sobald ein Vater einen Sohn auf die Geschäftsreise im Ausland mitnimmt, wo dieser dann als Dolmetscher auftreten kann. In diesem Fall werden die gewöhnlichen Sätze des Verpflegungsaufwandes auch für den Sohn angerechnet, solange der Arbeitgeber diese Mitreise anerkennt.

Die Reisenebenkosten

Während einer berufsbedingten Reise können noch zahlreiche weitere Kosten entstehen, welche unumgänglich sind und somit auch als Reisekosten anerkannt werden. Diese Kosten werden als Reisenebenkosten bezeichnet und können ebenso vom Arbeitgeber erstattet und steuerlich abgesetzt werden.

Damit es zu einer Anerkennung der Reisenebenkosten kommen kann, muss es sich bei den Ausgaben einerseits um Kosten handeln, welche während der berufsbedingten Reise entstanden sind. Andererseits müssen diese mit einer Quittung belegt sein. Sollte letzteres nicht möglich sein, weil es sich um einen Dienst handelt, welcher in der Regel nicht protokolliert beziehungsweise durch eine Rechnung belegt wird, reicht auch ein angefertigter Eigenbeleg des Arbeitnehmers aus.

Typische Reisenebenkosten

Es folgt nun eine Aufzählung typischer Reisenebenkosten, welche von jedem Arbeitgeber anerkannt werden müssen, solange sie für den Arbeitserfolg dienlich waren. So gibt es

  • Unfallkosten
  • Trinkgelder
  • Reservierungskosten für Mietwagen und Restaurants
  • Telefonkosten
  • Mietkosten für Garagen und Parkplatzkosten
  • Porto
  • Schadensersatzleistungen
  • Wertverluste durch Diebstahl
  • Straßenbenutzungskosten
  • Schließfachkosten
  • Eintrittsgelder
  • Fahrtkosten
  • Außergewöhnliche Autokosten
  • Kreditkartengebühren und
  • Kosten, welche aufgrund der Aufbewahrung von Gepäck entstehen.

Diese Liste erhebt natürlich nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll lediglich aufzeigen, dass es vielfältige Kostenfelder gibt, welche bei einer berufsbedingten Reise im Rahmen der Reisenebenkosten abgedeckt werden können.

Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber

All die genannten Reisekosten werden üblicherweise durch den Arbeitgeber getragen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten der Rückerstattung der Kosten durch das Unternehmen.

So können die Reisekosten einerseits durch den Arbeitgeber ersetzt werden. In diesem Fall werden die Nachweise der angefallenen Reisekosten gesammelt und anschließend dem Arbeitnehmer ersetzt. Hierbei fallen dann auch keine Steuern an, solange der ersetzte Betrag nicht jenen nachgewiesenen Betrag überschreitet, welcher belegt wurde.

Sobald der Arbeitgeber aus etwaigen Gründen nicht die gesamten Reisekosten erstattet, hat der Betroffene die Möglichkeit, diese als Werbungskosten anrechnen zu lassen. Diese Anrechnung erfolgt dann bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit und sorgt ebenso dafür, dass die Unkosten teilweise ersetzt werden.

Reisekostenerstattung nach festen Sätzen

Alternativ ist es auch möglich, dass die Reisekosten nach festen Sätzen erstattet werden. In einem solchen Fall ist es dann notwendig, dass es staatlich anerkannte Pauschalbeträge für die jeweilige Kostenart gibt, welche angerechnet werden können. Ein Klassiker wäre der hier bereits behandelte Verpflegungsaufwand, welcher grundsätzlich als Pauschalbetrag abgerechnet wird.

Des Weiteren ist es noch wichtig zu wissen, dass es für den Arbeitnehmer stets günstiger ist, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten direkt erstattet. Denn der Umweg über die Werbungskosten, welche dann über das Finanzamt abgerechnet werden, führt dazu, dass nur ein Teilbetrag der tatsächlichen Kosten zurückerstattet wird.

Festlegung im Arbeitsvertrag

Eine Übernahme der Reisekosten durch den Arbeitgeber kann aber dennoch nur bedingt durchgesetzt werden. So gibt es hier keine einheitlichen verbindlichen rechtlichen Regelungen, welche den Arbeitgeber zwingen würden, beispielsweise die Fahrtkosten des Arbeitnehmers zu erstatten. Stattdessen ist der Umgang mit diesen Kosten im Arbeitsvertrag festgelegt.

Aus diesem Grund sollte der Arbeitnehmer bereits vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags auf entsprechenden Klauseln achten, welche die Behandlung solcher Posten festlegen. Ist dann davon auszugehen, dass es häufig zu berufsbedingten Reisen kommen wird, kann die Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber vereinbart werden.

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