Eventagenturen - Aufgaben, Bereiche und Tipps zur Suche
Die Organisation einer Veranstaltung kann einem schonmal schnell über den Kopf wachsen. Es gibt zahlreiche Bereiche, die beachtet werden müssen; zu diesem Zweck gilt es, mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt zu treten. Besonders bei größeren Events entscheidet man sich häufig für das Engagieren einer Eventagentur. Dies übernehmen sämtliche organisatorische Aufgaben; so hat man Profis am Werk und kann sich entspannt auf seine Veranstaltung freuen. Informieren Sie sich über die Aufgaben und Bereiche einer Eventagentur und lesen Sie, was Sie bei der Suche nach einer solchen Organisation beachten sollten.
Eventagenturen - Aufgaben und Bereiche
Unter einer Eventagentur versteht man einen Dienstleister, der im Rahmen eines Auftrags eine Veranstaltung plant und organisiert. Besonders größere Events zählen zu diesen Veranstaltungen; dabei übernehmen Eventagenturen unterschiedliche Aufgaben. Zu diesen zählen:
- die Entwicklung von Ideen
- die Erarbeitung eines Konzepts
- das Scouting von Locations
- das Einladen von Gästen und Teilnehmern
- die Planung der Ressourcen
- die Buchung eventuell auftretender Künstler
- die Zeitplanung
- die Umsetzung der technischen und gestalterischen Planung
- das PR-Management
- das Catering sowie
- die Erfolgskontrolle
In der Regel haben sich Eventagenturen auf bestimmte Zielgruppen oder Bereiche spezialisiert. So gibt es Organisationen für
- Hochzeiten
- Geburtstage und Jubiläen
- Kongresse
- Wohltätigkeitsevents
- Firmenpräsentationen
- diverse Unternehmensveranstaltungen
Gleichzeitig gibt es auch so genannte Event- und Marketingagenturen, die sämtliche organisatorische Aufgaben übernehmen, ohne sich dabei auf eine Branche zu konzentrieren. Solche Agenturen kümmern sich dementsprechend auch um
- Außenwerbung
- Veranstaltungstechnik
- Unterhaltungselemente
Tipps zur Suche einer Eventagentur
Es soll ein besonderer Kindergeburtstag werden? Planen Sie gemeinsam mit dem Sportverein eine große Feier? Oder muss es sogar eine offizielle Veranstaltung im beruflichen Rahmen sein?
In all diesen Fällen reicht eine einfach Planung im Privaten schon nicht mehr. Eventagenturen haben sich darauf spezialisiert, Ihnen professionell unter die Arme zu greifen. Das Wichtigste müssen Sie vorab aber selbst schaffen: den besten Betreuer für Ihre Veranstaltung finden.
Es war eine echte Nische im Bereich der Dienstleistungen. Inzwischen haben Hunderte von Eventagenturen diese Nische besetzt und bieten ihre Hilfe bei der Planung und Umsetzung großer Veranstaltungen an. Das hat natürlich den Vorteil der Auswahlmöglichkeit, allerdings lauert auch immer die Gefahr, an schwarze Schafe zu geraten. Bevor Sie sich für einen Anbieter in Ihrer Nähe entscheiden, müssen Sie eine grobe Vorstellung vom Rahmen des Ganzen haben.
Der Kindergeburtstag
Eine einfache und kleine Agentur reicht völlig aus, wenn es nur um eine private Feier wie etwa einen Kindergeburtstag geht. Hier genügt es oft schon, sich ein Team zu suchen, das sich auf die Vermietung von Spielzeug (etwa einer Kinderhüpfburg) und auf gesundes aber kindgerecht präsentiertes Essen spezialisiert hat. Wenn die Agentur dann noch Schausteller für kleine Zauber- oder Action-Einlagen vermietet, sind Sie schon bestens versorgt.
Die große Feier mit dem Verein
Bedeutend mehr Hilfe benötigen Sie, wenn eine größere Veranstaltung geplant ist. Eine Feier oder eine Präsentation des Sportvereins verlangt eine Vorbereitung, die man besser Profis überlässt. Suchen Sie sich daher einen Eventplaner, der große Programme im Angebot hat und zu dem es positive Erfahrungsberichte gibt.
Eine bloße Online-Buchung kann gefährlich werden und ist daher nicht empfehlenswert. Postfach-Unternehmen haben im Internet einfach ein zu leichtes Spiel. Suchen Sie daher immer den Telefonkontakt und vereinbaren Sie auch einen Termin im Büro der Firma, wenn es um die Unterzeichnung der Vertragspapiere geht.
Professionelle Präsentation von Firmen und Produkten
Wirklich brenzlig wird es, wenn es um eine öffentliche Veranstaltung im beruflichen Sinne geht. Die Präsentation eines neuen Produktes oder die Erstvorstellung im Gründerjahr muss perfekt sein, sonst könnte viel Geld auf dem Spiel stehen. Hier lohnt sich die Investition in die Eventplanung nicht nur, sie ist Pflicht.
Namenhafte Agenturen bieten nicht nur Verpflegung der Gäste und angemessene Deko für Ihre Rednertribüne, sondern können auch mit Special Effects aufwarten. Während des Planungsgespräches sollten Sie aber den Punkt Kostentransparenz ansprechen.
Nachteil vieler Agenturen sind nämlich die oft versteckten Preise. Sprechen Sie also direkt an, wie viel Geld Sie maximal investieren wollen und lassen Sie sich jeden Punkt im Vertrag finanziell aufschlüsseln.
Wer ein größeres Event plant, kann sich beispielsweise an folgende Eventagenturen wenden...
Bekannte Eventagenturen in Deutschland
Zu den großen Eventagenturen deutschlandweit zählen:
- PP Agentur für Events & Promotions, Frankfurt
- Vok Dams, Wuppertal
- Uniplan, Köln
- Marbet Marion & Bettina Würth, Künzelsau
- Joke Event, Bremen
- Roth & Lorenz, Stuttgart
- MCI Deutschland/Hagen Invent, Berlin
- Triad, Berlin
- Avantgarde, München
- Metzler:Vater, Vaterstetten
Ablauf der Eventplanung
Hat man sich für eine Agentur entschieden, vereinbart man einen persönlichen Termin, bei dem sich Kunde und die Verantwortlichen der Eventagentur kennen lernen und über das bevorstehende Event sprechen können. Als Kunde bekommt man die Aufgaben und Arbeitsweise der Organisation erklärt; anschließend berichtet man über die geplante Veranstaltung und nennt dabei auch schon die ersten Vorstellungen und Wünsche.
Als nächstes wird die Agentur dem Kunden ein ausführliches Angebot erstellen. Dies beinhaltet genaue Angaben bezüglich
- Location
- Programmpunkte
- Catering
- Ausstattung/Einrichtung
- Musik
- Fotografie
- Technik, Licht und Ton
- Dekoration
- Logistik
etc. In der Regel wird mit Bildmaterial gearbeitet; zudem werden bereits konkrete Vorschläge bzgl. Künstler, Caterer etc. genannt. Natürlich bekommt man in diesem Rahmen auch eine Kostenaufstellung.
Hat man sich auf alles geeinigt - Änderungswünsche können nun mitgeteilt werden - wird der verbindliche Auftrag zur Eventplanung erteilt. Der Kunde bekommt eine entsprechende Auftragsbestätigung.
Es wird eine Projektmappe erstellt, in der alle genauen Abläufe und Informationen zum Event enthalten sind. Sie dient dazu, allen Beteiligten genaue Angaben zu ihren Aufgaben und der Zeitplanung zu geben, sodass der Ablauf klar ist und ohne Verzögerungen realisiert werden kann. In einer solchen Projektmappe gibt es detaillierte Angaben/Anweisungen
- zum Veranstaltungsort inklusive Nutzung und Aufbau
- zur Zeiteinteilung - vom Aufbau bis zum Abbau
- zum Lieferumfang sämtlicher Verträge
- zu den Anforderungen für Strom, Wasser etc.
- zum Catering
- zur Dekoration
- über und für alle Beteiligten samt Telefonliste