Die Vorzüge eines externen Büroservices nutzen

Wer ein eigenes Unternehmen führt, der weiß, wie viel Aufwand die Büroarbeit erfordert. Gerade kleine Unternehmen können sich die Anstellung einer festen Bürokraft oft nicht leisten; für den Inhaber der Firma würde diese Arbeit jedoch zu viel Aufwand bedeuten. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, einen externen Büroservice, auch Office-Service genannt, zu nutzen. Dieser sorgt für Arbeitsentlastung und Zeitersparnis. Lesen Sie hier über die unterschiedlichen Leistungen eines Büroservices und wann dessen Nutzung zu empfehlen ist.

Von Kai Zielke

Firmeninhaber können durch Unterstützung seitens eines Büroservices Zeit und Geld sparen — © Aramanda - www.fotolia.de

Externer Büroservice - eine Definition

Beim externen Büroservice - auch Sekretariatsservice oder Office-Service genannt - handelt es sich um die Leistung eines externen Unternehmens, welches für eine andere Firman die Büroarbeiten übernimmt.

Das Leistungsspektrum kann dabei sehr unterschiedlich ausfallen; neben der Schreibarbeit kann auch der Telefonservice dazuzählen. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, solch eine externe Büroarbeit anbieten.

Nutzen und Vorteile

In jedem Unternehmen - und sei es auch noch so klein - fallen Arbeiten im Büro an. Die zu erledigen obliegt, gerade in kleinen Firmen, meist dem Inhaber.

Ein zeitiger Feierabend
Urlaube
Wochenenden und
genug Zeit für die Familie

sind ohne Büroservice oft nicht mehr vereinbar.

Aus finanziellen Gründen ersparen sich Firmeninhaber häufig die Anstellung einer zusätzlichen Bürokraft; doch das ist auch gar nicht notwendig, wenn ein externer Büroservice mit der Erledigung diverser Aufgaben betraut wird.

Der augenscheinlichste Vorteil ist natürlich die Zeitersparnis, die dem Firmeninhaber durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters entsteht. Anders als bei einer fest angestellten Kraft wird der Dienstleister nur bei Bedarf angeheuert.

Dementsprechend muss der Dienstleister auch nur für die tatsächlich erledigte Arbeit entlohnt werden. Trotz allem ist der Leistungsumfang, den ein externer Büroservice anzubieten hat, häufig beträchtlich.

Ein Büroservice erledigt die Aufgaben zuverlässig und kompetent - besonders für kleine Handwerksbetriebe ein Vorteil

Leistungen eines Büroservice

Geschäftliche Korrespondenz, wie

Rechnungen
Angebote
Anfragen oder
Bestellungen

- wird von den Mitarbeitern eines externen Büroservice ebenso erledigt, wie die Büroorganisation. Ablagesysteme werden neu und effizient strukturiert, Unterlagen werden sortiert und liegen gebliebene Arbeiten erledigt.

Hinzu kommen die Hilfe bei der Organisation von Meetings und Events, sowie die Planung und Begleitung bei neuen Projekten.

Sollte es dem Unternehmer einfach nur an Zeit mangeln, so übernimmt ein Büroservice im Auftrag des Unternehmers auch die Betreuung von Kunden. Dafür braucht der Auftraggeber einfach nur - für einen vorher vereinbarten Zeitraum - eine Rufumleitung zum Mitarbeiter des Büroservice schalten und schon gehen alle Kundenanrufe hier ein.

Als Inhaber der Firma kann man sich nun in aller Ruhe um andere wichtige Dinge kümmern, ohne seine Kunden vernachlässigen zu müssen. Der Büroservice nimmt alle Anrufe entgegen und informiert seinen Auftraggeber später detailliert über alle Anrufe und Gesprächsinhalte.

Besonders der Telefonservice wird gerne in Anspruch genommen, da vor allem bei kleineren Unternehmen der Firmeninhaber viel unterwegs ist, da er einen Großteil der Arbeiten selbst erledigt. Durch die Unterstützung seitens des Büroservices kann ihm einiges an Arbeit abgenommen werden, wie etwa:

das Durchstellen von Anrufen zu bestimmten Mitarbeitern
die persönliche Begrüßung im Namen der Firma ganz nach deren Wünschen
individuelle Anrufnotizen
Servicezeiten ganz nach Wunsch
mitunter auch Telefonate in englischer Sprache
Terminabsprachen
Bestellannahmen

Als zusätzliche Leistungen bietet ein Büroservice zudem noch Arbeiten wie

das Korrekturlesen von Korrespondenz
die Pflege von Datenbanken
das Erstellen von Briefen
das Ausarbeiten von Listen
das Mahnungswesen
Erstellung von Protokollen
die Erstellung von Formularen
Internet-Recherche oder
das Adressieren und Kuvertieren
die Erledigung der Buchhaltung

an. Im Grunde übernimmt ein Büroservice alle Arbeiten, die auch ein fest angestellter Büromitarbeiter erledigt - allerdings nur bei Bedarf.

Fazit

Durch die Nutzung eines externen Büroservice kann ein Firmeninhaber Personalkosten sparen. Er

zahlt nur für tatsächlich erbrachte Leistungen
gewinnt Zeit, um sich neuen Projekten oder der Familie zu widmen, und
kann mithilfe eines Büroservice sehr flexibel auf Krankheitsfälle im Unternehmen reagieren oder vorübergehende Auftragsspitzen sanft abfedern.