Hinweise und Tipps zur Erarbeitung eines Arbeitsplans
Egal, ob für die Schule oder die Universität ein Projekt erstellt, in der Firma eine Bestellung bearbeitet oder Ähnliches geleistet werden muss: Je effizienter dafür ein Arbeitsplan konzipiert wird, desto schneller, preiswerter und besser kann das Ergebnis produziert werden. Ein solches Konzept besteht somit aus diversen Einzelpunkten. Wichtig sind nicht nur klare Etappenziele und Ziele, sondern auch das Erkennen möglicher Hürden. Erfahren Sie, wie Sie effizient einen Arbeitsplan aufstellen und mithilfe der richtigen Organisation zu Ihrem Arbeitsziel gelangen können.
Die Vorzüge eines Arbeitsplans
So unterschiedlich die Bereiche ausfallen, in denen ein Arbeitsplan Sinn macht, so verschieden können auch die Vorzüge ausfallen. Zu diesen zählen:
- die Übersicht zu erhalten
- organisiert zu bleiben
- Kurse oder Projekte besser planen zu können
- eine Reihenfolge in die zu bewältigenden Aufgaben zu bringen
- bestimmte Ziele (z.B. Abgabefristen) festzulegen
- Fortschritte festzuhalten
Worauf es beim Erstellen eines Arbeitsplans ankommt, zeigen wir im Folgenen...
Die Grundlagen der Arbeit
Zunächst muss der Plan einen Aufschluss darüber geben, wem die zu verrichtenden Tätigkeiten zukommen. Die Konzeption kann zwar in einigen Fällen von unterschiedlichen Abteilungen übernommen werden, sollte aber speziell für eine von ihnen entworfen sein.
- Wie viele Arbeitsplätze werden dafür belegt?
- Wie viele Kollegen mit wie vielen Wochenstunden werden in Beschlag genommen?
- Welche Kosten sind damit verbunden?
Ebenso kann an dieser Stelle des Plans bereits eine Aufsicht, gewissermaßen also der Kopf der Gruppe ernannt werden, der letztlich die Leitung übernimmt und die Verantwortung dafür trägt. Allerdings ist das individuell je nach Projekt zu entscheiden.
Die Ziele der Arbeit
Im zweiten Schritt wird nach dem Zweck der Tätigkeit gefragt. Welches Ziel müssen die Kollegen erreichen? Im Regelfall wird es sich dabei um die Herstellung produktiver Leistungen oder das Lösen eines Sachverhaltes handeln.
Bis wann muss das Ergebnis vorliegen, wie muss es konkret aussehen und welche Details sind zu beachten? Gerade bei materiellen Gütern kann es notwendig sein, die genaue Stückzahl - etwa von zu fertigenden Schranktüren - zu benennen. Nicht selten ist auch ein Zusammenfassen in Produktgruppen sinnvoll. Ebenso lässt sich die Arbeit an dieser Stelle in weitere Unterbereiche differenzieren, wobei jedem Kollegen ein Teilgebiet zur eigenständigen Vollendung überlassen wird.
Die Voraussetzungen der Arbeit
Sehr entscheidend ist bei der Herstellung produktiver Güter stets auch die Frage, woher die Ausgangsmaterialien stammen. Ebenso könnte bei einer Tätigkeit im Büro aber gleichfalls geschaut werden, woher das nötige Wissen und die grundlegenden Informationen zur Betrachtung eines Sachverhaltes bezogen werden.
Hierin liegt ein erheblicher Faktor für das Gelingen der Arbeit. Je hochwertiger der Input, desto besser werden zumeist auch die Ergebnisse ausfallen.
Das gilt insbesondere für die Qualität und die Kosten des Ausgangsmaterials. Dieser Punkt muss jedoch stets im Einzelfall betrachtet werden, da er sehr abhängig von dem Ziel der Tätigkeit ist.
Die Fristsetzung der Arbeit
Ein bedeutsames Kriterium eines solchen Projekts liegt immer auch in der Zeitstraffung. Möglichst effizient soll ein Gut erstellt oder eine Lösung gefunden werden. Häufig steht ein fester Termin, an dem das Ergebnis zu erbringen ist.
Die Frage lautet also, wann genau geliefert werden muss - analog dazu kann gefragt werden, wann eine Arbeit in der Schule, der Universität oder im Büro vorzuliegen hat.
Sämtliche Komponenten sind nun so zusammenzufügen, dass sie sich idealerweise in das zeitliche Konzept eingliedern lassen. Ist das nicht möglich, ist nach Alternativen zu schauen: Kann ein weiterer Kollege hinzugezogen oder die Fristvereinbarung verlängert werden?
Die Vorgänge der Arbeit
Ein Zusammenschluss aller vorgenannten Punkte bildet die Frage, wie genau das Ergebnis denn eigentlich erstellt werden soll. Hierbei haben sich unterschiedliche Konzepte etabliert, die jedoch individuell zu betrachten sind. Grundsätzlich muss erörtert werden, welche Kollegen sich mit welchem Bestandteil der Materie beschäftigen.
Es führen daher diverse Wege an das gewünschte Ziel und es wird daher notwendig sein, dieses Kriterium zunächst lediglich als groben Anhaltspunkt zu betrachten, aus dem sich etwaige Änderungen ergeben. Dennoch muss vorab erkennbar sein, wem welche Aufgaben zukommen, um am Ende das gewünschte Gut oder die Lösung des Sachverhaltes vorweisen zu können.
Mögliche Inhalte und Schritte
Ein Arbeitsplan kann ganz unterschiedlich ausfallen, je nachdem, in welchem Bereich und zu welchem Thema er angelegt wird. Für berufliche Pläne ist in der Regel eine Einleitung nötig, ebenso die Erläuterung des Hintergrunds.
Auf diese Weise kann dem Projektleiter oder dem Manager stets ein Überblick über die Fortschritte gewährt werden; auch für das bessere Verständnis sind diese Punkte von Bedeutung. Bei der Einleitung sollte man sich möglichst kurz halten; in der Erläuterung kommt es darauf an, die Gründe für den Plan zu erläutern. Hierzu zählen:
- die Angabe von Details
- Zitate kürzlich veröffentlichter Statistiken
- direkte Problemschilderung
- Feedback der vergangenen Wochen
Beim Bestimmen von Etappenzielen und Zielen gilt es, sich beim Gesamtziel auf das große Ganze zu konzentrieren, während man die einzelnen Etappenziele deutlich konkreter angeht; man sollte sie im Verlauf der Abarbeitung des Plans abhaken können.
Wichtiger Bestandteil ist auch das Auflisten von Ressourcen. Hierbei kann es sich beispielsweise um
- Bücher
- Budget
- Büroräume
- Personal oder
- Berater
handeln. Wichtig ist es außerdem, mögliche Einschränkungen zu erkennen. Treten Probleme auf, die das Einhalten möglicher Fristen schwierig werden lassen, sollte man schauen, ob man einige Punkte aus dem Plan streichen kann.
Der Abnehmer der Arbeit
Ebenso ist zu benennen, welchem Auftraggeber die Tätigkeit dient. Das kann
- der Lehrer in der Schule oder Universität ebenso wie
- ein Unternehmen
- der eigene Chef oder
- eine Privatperson
sein.
Diesem Aspekt wird oftmals nicht das gebührende Augenmaß gewidmet, doch kann es sich als sinnvoll erweisen, auch hier möglichst genaue Vorgaben zu erstellen:
- Wie penibel ist der Auftraggeber bei der Abnahme?
- Wie gut zahlt er im Vergleich zu anderen Klienten?
- Wie ist sein Umgang mit den Kollegen?
Aus jedem dieser Punkte wird sich eine Verschiebung der Prioritäten der Arbeit ergeben. Erst das Zusammenspiel aller Einzelheiten des Plans führt daher zu dem bestmöglichen Ergebnis.