Tipps zur Planung einer großen Veranstaltung

Dürfen Sie eine große Veranstaltung oder ein großes Event planen? Das ist eine tolle Aufgabe. Allerdings kann man sich mit einem solchen Projekt schon auch einmal so richtig übernehmen. Es gibt viele Dinge, an die man vielleicht zuerst gar nicht denkt. Auf welch wackligen Füßen die eigene Organisation steht, merkt man häufig erst dann, wenn das ganze Projekt zu scheitern droht. Lesen Sie, worauf es bei der Planung und Organisation einer großen Veranstaltung ankommt.

Wie eine große Veranstaltung geplant und organisiert werden muss

Generelle Tipps zur Planung

Sind Sie der alleinige Verantwortliche für das Event oder die Veranstaltung? Dann sollten Sie auf jeden Fall genügend Zeit und ein entsprechendes Budget zur Verfügung haben.

Machen Sie nicht den Fehler zu glauben, ein solches Event könne man locker "nebenbei", neben den eigentlichen Aufgaben und dem Job noch auf die Beine stellen. Wenn Sie das Event für Ihre Firma organisieren, dann sollten Sie versuchen, für die Zeitdauer der Organisation von anderen Aufgaben frei gestellt zu werden. Ist dies nicht möglich, dann holen Sie sich gute Helfer ins Boot.

Delegation

Delegieren ist alles. Kein Mensch kann es schaffen, an vielen Orten gleichzeitig zu sein. Delegieren Sie deshalb so viele Aufgaben wie möglich.

Suchen Sie sich Spezialisten und Verantwortliche, an die Sie guten Gewissens ganze Bereiche abtreten können. Implementieren Sie dabei gleich ein funktionierendes Rückmelde-System, so dass Sie mit den Ihnen zuarbeitenden Personen in ständigem Austausch stehen und mögliche Probleme frühzeitig erkennen können.

Problemaufspaltung

Ist die Aufgabe riesengroß und unüberschaubar? Dann können Sie einen alten Trick anwenden: Teilen Sie ein großes Problem in viele viele kleine Probleme.

Dann können Sie ein Thema nach dem anderen abarbeiten oder auslagern. Dokumentieren Sie dabei alle Vereinbarungen und den jeweiligen Stand der Dinge schriftlich.

Legen Sie alles nach Themen geordnet ab, damit Sie den Überblick behalten können. Für den Fall, dass Sie krank werden oder anderweitig ausfallen, kann dann Ihre Vertretung gut einspringen.

Bei der Planung sind viele Faktoren zu berücksichtigen
Bei der Planung sind viele Faktoren zu berücksichtigen

Vorarbeit

Bevor Sie irgend etwas planen, sprechen Sie mit den zuständigen Behörden und Institutionen.

  • Welche rechtlichen Vorschriften müssen Sie einhalten?
  • Wie sind die Bedingungen für die Sicherheit der Mitarbeiter und der Besucher?
  • Gibt es Auflagen betreffend den Umweltschutz?

Im Umgang mit Behörden ist es besonders wichtig, sich alle getroffenen Vereinbarungen schriftlich bestätigen zu lassen. Erst wenn Sie diese Rahmenbedingungen abgesteckt haben, können Sie mit den Planungen beginnen.

Worauf es bei diesen ankommt, zeigen wir im Folgenden...

Bestandteile der Organisation

Beim Organisieren eines Events gibt es zahlreiche Dinge, auf die geachtet werden sollte.

Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmal

Natürlich wünscht man sich als Veranstalter ein Event, das möglichst gut besucht wird und sich von anderen Veranstaltungen abhebt. Beides muss vorab definiert werden.

Wer sich Gedanken über die Zielgruppe macht, kann das Angebot der Veranstaltung eingrenzen und sich möglicherweise auch auf bestimmte Bereiche spezialisieren. Dies spricht sich herum und lockt als Folge auch mehr Besucher an.

Dies lässt sich zudem über ein besonderes Alleinstellungsmerkmal erzielen. Neben dem speziell zugeschnittenen Angebot kann es sich dabei zum Beispiel um eine ausgefallene Location oder einen besonderen Gast handeln.

Budgetrahmen und Ticketpreise

Des Weiteren ist die Festlegung des Budgetrahmens sehr wichtig. Nur so lassen sich die Ticketpreise genau definieren; durch diese Einnahmen kann dieser Rahmen enigehalten werden. Idealerweise handelt es sich dabei aber nicht um die einzige Geldquelle.

Sprich: es sollten Investoren und Sponsoren gefunden werden. Diese können die Veranstaltung nicht nur in finanzieller Hinsicht absichern, sondern sind ebenso in der Lage, das Event bekannter zu machen.

Werbung und Marketing

Apropos Bekanntheitsgrad: natürlich trägt man vor allen Dingen selbst die Verantwortung, die eigene Veranstaltung bekannter zu machen, und zwar möglichst schon, bevor der Ticketverkauf startet. Besonders wenn es sich um Events handelt, die das erste Mal stattfinden, muss auf diese aufmerksam gemacht werden; hierbei liegt die Kunst auch darin, die wichtigsten Informationen herauszuholen, um wiederum die richtige Zielgruppe anzusprechen.

Sowohl offline als auch online gibt es zahlreiche Möglichkeiten der Werbung. Auch alle Teilnehmer, die man bei der Veranstaltung antreffen wird, sollten mobilisiert werden, die Werbetrommel zu rühren.

Termin und Location

Besonderes Augenmerk sollte auf den Termin gelegt werden. Hierbei sind etwa auch Schulferien sowie Brückentage zu berücksichtigen. Wer beispielsweise ein sommerliches Event in der Hauptsaison plant, darf sich nicht wundern, wenn der erhoffte Ticketverkauf ausbleibt. Liegt der Termin wiederum im kalte Herbst oder Winter, muss man die Location daran anpassen bzw. klug wählen.

Viele Anfänger in Sachen Eventplanung begehen den Fehler und fangen viel zu spät an, nach einem geeigneten Raum zu suchen; dabei stellt dieser Punkt einen der wichtigsten dar. Besonders bei außergewöhnlichen Locations und großer Veranstaltung ist es nicht selten, dass man diese ein Jahr vor dem Event buchen muss.

Doch speziell ist hierbei auch nicht alles: der Ort muss zudem auch gut erreichbar sein, und zwar bestenfalls mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Man kann die außergewöhnlichste Location für sein Event bekommen; wenn diese so weit draußen liegt, dass man sie nur schwierig erreicht, bleiben auch solche Räumlichkeiten am Ende leer.

In diesem Zusammenhang ist es des Weiteren wichtig, die Besucher über Parkmöglichkeiten zu informieren. Auch ist es zu empfehlen, sich in der Nähe befindliche Hotels zu nennen.

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Quellenangaben
  • kaffee im buro © Barbara Dudzinska - www.fotolia.de
  • Plan / konzept © Coloures-Pic - www.fotolia.de
  • Teenagers at summer music festival having good time © Halfpoint - www.fotolia.de
  • Festival Holi in Barcelona. © JackF - www.fotolia.de
  • group of friends at a party © Andres Rodriguez - www.fotolia.de
  • Tofu vegetarian burgers being served on food stall on open kitchen international food festival event of street food. © kasto - www.fotolia.de

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