Tagungsstätten - Merkmale, Ausstattung und Tipps zur Suche

Ausschnitt Tisch, Kaffeetassen, Hände von Geschäftsleuten mit Papier und Stift bei Meeting

So wählen Sie den richtigen Ort für Ihre Tagung

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  • von Paradisi-Redaktion

An Tagungsstätten werden Tagungen, Meetings, Kongresse oder Seminare abgehalten. Es handelt sich oftmals um Hotels, die speziell für solche Veranstaltungen diverse Räume zur Verfügung stellen. Sie liegen häufig besonders günstig an Verkehrsknotenpunkten. Eine gute Möglichkeit, den richtigen Tagungsort zu finden, ist das Internet. Informieren Sie sich über die Merkmale und Ausstattung einer Tagungsstätte und holen Sie sich Tipps zur Suche.

Tagungsstätte: Merkmale und Ausstattung

Unter Tagungsstätten versteht man Orte, an denen

  • Tagungen
  • Versammlungen
  • Kongresse oder
  • Seminare

veranstaltet werden. Sie befinden sich in der Regel in der Nähe von Verkehrsknotenpunkten.

Jahr für Jahr werden in Deutschland unzählige Tagungen, Meetings oder Seminare abgehalten. Vor allem Geschäftsreisende besuchen Tagungen und Sitzungen, um geschäftliche Kontakte zu knüpfen oder zu pflegen. Für eine Tagung werden natürlich entsprechende Räumlichkeiten benötigt, die in der Regel von Kongresshallen oder Tagungshotels zur Verfügung gestellt werden.

Tagungen und Kongresse werden häufig synonym verwendet. Bei einem Kongress handelt es sich jedoch im Gegensatz zu einer Tagung in der Regel um mehrtägige Veranstaltungen. Günstig ist es in diesem Fall, wenn die Teilnehmer in ihrer Tagungsstätte auch gleich eine Unterkunft vorfinden.

Die zentrale Lage bietet den Gästen zudem während der Pausen diverse Möglichkeiten, die freie Zeit zu nutzen. Oftmals gibt es neben dem Stadtleben aber auch gute Entspannungsmöglichkeiten in der näheren Umgebung. Eine Tagungsstätte sollte also nicht nur was die Seminarräumlichkeiten angeht, einige Kriterien erfüllen, sondern den Teilnehmern auch abseits davon etwas bieten können.

Eine Tagungsstätte sollte diverse Kriterien erfüllen, um als geeignete Räumlichkeit für Versammlungen unterschiedlicher Art angesehen zu werden. Zu diesen zählen beispielsweise:

  • ein großzügiges Raumangebot
  • viel Licht (große Fenster)
  • die Möglichkeit, die Räume abzudunkeln
  • eine Soundanlage
  • einen Beamer
  • Leinwände
  • Bühnentechnik (Mikrofon, Boxen etc.)
  • dimmbares Licht
  • eine gute Raumakustik
  • Heizung und Klimaanlage
  • Stromanschlüsse
  • WLAN
  • Telefon

Tagungshotels

Vor allem Tagungshotels haben sich darauf spezialisiert, Tagungsräume zur Verfügung zu stellen, die sich für jede Art von Veranstaltung eignen. Dabei schaffen die Hotels eine Atmosphäre, in der sich die Besucher der Tagungen wohlfühlen, was sich auch positiv auf deren Kreativität auswirken soll.

Darüber hinaus werden den Tagungsteilnehmern während der Pausen spezielle F&B-Angebote, wie zum Beispiel so genannte Live-Cooking-Stations, gemacht. Dabei findet die Zubereitung der Mahlzeiten vor den Augen der Hotelgäste statt.

Mittlerweile gibt es auch All Inclusive-Pauschalangebote, in denen sämtliche Leistungen inbegriffen sind. Viele Tagungshotels bieten selbstverständlich auch Übernachtungsmöglichkeiten für mehrere Tage an.

Obwohl in einem Tagungshotel nicht der Urlaubsgedanke im Vordergrund steht, wird dem Gast dennoch ein gehobener Standard geboten, bei dem er nicht auf Komfort verzichten muss. Die meisten Tagungshotels findet man an Verkehrsknotenpunkten von Städten. Dies können Bahnhöfe, Flughäfen oder Autobahnen sein.

Genutzt werden Tagungsräume vor allem von Firmen und Verbänden. Da eine große Auswahl an Tagungsstätten zur Verfügung steht, ist es nicht immer ganz einfach, den geeigneten Ort für eine Tagung zu finden.

Kongresshallen

Im Gegensatz zu Tagungshotels bieten Kongresshallen den Teilnehmern in der Regel keine Übernachtungsmöglichkeit, sondern haben sich gänzlich der Vermietung von diversen Sälen und Räumen verschrieben. Diese sind meist modern gestaltet und bieten auch technisch gesehen diverse Möglichkeiten, um Seminare, Präsentationen und Co. auf höchstem Niveau bieten zu können.

Je nach Grösse und Art der Tagung entscheidet man sich für ein Tagungshotel oder eine Kongresshalle
Je nach Grösse und Art der Tagung entscheidet man sich für ein Tagungshotel oder eine Kongresshalle

Eine Tagungsstätte finden

Bevor eine Tagung abgehalten werden kann, muss der Tagungsplaner erst einmal das richtige Hotel ausfindig machen, das sich für die geplante Veranstaltung eignet. Schließlich müssen die infrage kommenden Angebote überprüft und Preisverhandlungen mit dem Tagungshotel geführt werden, was für den Planer recht anstrengend sein kann.

Eine gute Möglichkeit, den richtigen Tagungsort zu finden, ist eine Buchungsplattform im Internet. Diese Online-Buchungsportale, die neben Hotelbetten auch Tagungsstätten und Konferenzräume vermitteln, findet man in erster Linie im Internet.

Online-Hilfen

Ein Online-Buchungsportal kann für den Tagungsplaner sehr hilfreich sein, wenn es darum geht, Tagungen und Meetings zu organisieren, denn der Kunde spart viel Zeit bei der Suche. Der Tagungsplaner teilt dem Buchungsportal seine Wünsche und Kriterien mit.

Anschließend sucht das Portal anhand der mitgeteilten Suchangaben in seiner Datenbank nach Hotels und Orten, die für den Kunden infrage kommen könnten und stellt eine Auswahl zusammen. Die meisten Portale kümmern sich auch um die Preisverhandlungen.

Möchte man ein Buchungsportal nutzen, ist es ratsam, sich vorher über einige Kriterien zu informieren. So sollte man z.B. wissen,

  • wie viele Hotels in der Datenbank des Anbieters vorhanden sind
  • ob er auch Hotels in der Nähe anbietet
  • wie schnell die Suchanfrage beantwortet wird und
  • ob der Vermittler auch wirklich den günstigsten Preis bietet.

Grundinformationen und Hinweise zu Tagungsstätten

  • Tagungsstätten - Merkmale, Ausstattung und Tipps zur Suche

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Quellenangaben

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