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27. Januar 2012
Unter der ALPEN-Methode versteht man ein Verfahren zur Planung des Tagesablaufs. Auf diese Weise soll die Arbeit erleichtert und Stress vermieden werden.
Bei der so genannten ALPEN-Methode handelt es sich um ein einfaches Verfahren für besseres Zeitmanagement. So kann der Tagesablauf durch das konsequente Einhalten von fünf Elementen effektiv geplant werden.
Entwickelt wurde die Methode von dem deutschen Autor Lothar J. Seiwert. Mit seiner Methode, die nur wenige Minuten in Anspruch nimmt, lässt sich die Zeit eines Arbeitstages optimal einteilen. Grundlage der ALPEN-Methode bilden fünf Punkte.
Der erste Schritt der ALPEN-Methode ist das Notieren von anstehenden Terminen, Aktivitäten und Aufgaben. Dazu werden am Abend zuvor auf einem Blatt Papier oder in einen Terminplaner sämtliche Dinge, die am folgenden Tag zu erledigen sind, aufgeschrieben. Zu beachten sind dabei die Art der Tätigkeit sowie der Ort, an dem diese erfolgen soll. Ebenfalls vermerkt werden die Zeiten, an denen die Aufgaben erledigt werden.
In Punkt 2 der ALPEN-Methode schätzt man die Zeit, die voraussichtlich für die Abwicklung der Aufgaben erforderlich ist, ein. Wichtig ist, darauf zu achten, dass man den benötigten Zeitrahmen präzise absteckt und auf bereits gemachte Erfahrungen zurückgreift. Der Zeitaufwand sollte also nicht zu knapp und nicht zu hoch bemessen werden. Außerdem empfiehlt es sich, die Termine uhrzeitlich genau festzuhalten.
Da man bei der Arbeit stets damit rechnen muss, dass etwas Unerwartetes passiert, ist es wichtig, dafür so genannte Pufferzeiten einzuplanen. Als empfehlenswert gelten 40 Prozent am Tag. Zu den Pufferzeiten gehören auch Zeiträume, in denen keine Arbeitsaktivitäten vorgenommen werden. Solche Zeiträume sind auch wichtig, um dauerhaften Stress zu vermeiden. Sinnvoll ist es, etwa 50 Prozent der Pufferzeiten für spontane und unvorhergesehene Dinge einzuplanen.
Bei diesem Punkt gilt es zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich von Bedeutung sind. Das heißt, dass man Aufgaben, die weniger wichtig sind, aus dem Tagesplan entfernt. Außerdem ist zu überlegen, ob andere Personen bestimmte Aktivitäten übernehmen können.
Letzter Punkt der ALPEN-Methode ist die Nachkontrolle. Dabei werden nicht nur die einzelnen Punkte, sondern auch die gesamte Planung überprüft. In der Regel stellt man nach dem ersten Anwenden der ALPEN-Methode fest, dass noch nicht alles wunschgemäß funktioniert. Durch regelmäßiges Nachkontrollieren lässt sich die Organisation des Tagesablaufs jedoch immer mehr verbessern.
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