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Von Cornelia Scherpe

Es soll ein besonderer Kindergeburtstag werden? Planen Sie gemeinsam mit dem Sportverein eine große Feier? Oder muss es sogar eine offizielle Veranstaltung im beruflichen Rahmen sein? In all diesen Fällen reicht eine einfach Planung im Privaten schon nicht mehr. Eventagenturen haben sich darauf spezialisiert, Ihnen professionell unter die Arme zu greifen. Das Wichtigste müssen Sie vorab aber selbst schaffen: den besten Betreuer für Ihre Veranstaltung zu finden

Es war eine echte Nische im Bereich der Dienstleistungen. Inzwischen haben Hunderte von Eventagenturen diese Nische besetzt und bieten ihre Hilfe bei der Planung und Umsetzung großer Veranstaltungen an. Das hat natürlich den Vorteil der Auswahlmöglichkeit, allerdings lauert auch immer die Gefahr, an schwarze Schafe zu geraten. Bevor Sie sich für einen Anbieter in Ihrer Nähe entscheiden, müssen Sie eine grobe Vorstellung vom Rahmen des Ganzen haben.

Der Kindergeburtstag

Eine einfache und kleine Agentur reicht völlig aus, wenn es nur um eine private Feier wie etwa einen Kindergeburtstag geht. Hier genügt es oft schon, sich ein Team zu suchen, das sich auf die Vermietung von Spielzeug (etwa einer Kinderhüpfburg) und auf gesundes aber kindgerecht präsentiertes Essen spezialisiert hat. Wenn die Agentur dann noch Schausteller für kleine Zauber- oder Action-Einlagen vermietet, sind Sie schon bestens versorgt.

Die große Feier mit dem Verein

Bedeutend mehr Hilfe benötigen Sie, wenn eine größere Veranstaltung geplant ist. Eine Feier oder eine Präsentation des Sportvereins verlangt eine Vorbereitung, die man besser Profis überlässt. Suchen Sie sich daher einen Eventplaner, der große Programme im Angebot hat und zu dem es positive Erfahrungsberichte gibt. Eine bloße Online-Buchung kann gefährlich werden und ist daher nicht empfehlenswert. Postfach-Unternehmen haben im Internet einfach ein zu leichtes Spiel. Suchen Sie daher immer den Telefonkontakt und vereinbaren Sie auch einen Termin im Büro der Firma, wenn es um die Unterzeichnung der Vertragspapiere geht.

Professionelle Präsentation von Firmen und Produkten

Wirklich brenzlig wird es, wenn es um eine öffentliche Veranstaltung im beruflichen Sinne geht. Die Präsentation eines neuen Produktes oder die Erstvorstellung im Gründerjahr muss perfekt sein, sonst könnte viel Geld auf dem Spiel stehen. Hier lohnt sich die Investition in die Eventplanung nicht nur, sie ist Pflicht. Namenhafte Agenturen bieten nicht nur Verpflegung der Gäste und angemessene Deko für Ihre Rednertribüne, sondern können auch mit Special Effekts aufwarten. Während des Planungsgespräches sollten Sie aber den Punkt Kostentransparenz ansprechen. Nachteil vieler Agenturen sind nämlich die oft versteckten Preise. Sprechen Sie also direkt an, wie viel Geld Sie maximal investieren wollen und lassen Sie sich jeden Punkt im Vertrag finanziell aufschlüsseln.

QUELLENANGABEN

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