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16. Dezember 2009
Die Organisation, Planung und Durchführung eines Dorffestes ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch kostspielig. Zudem sind kreative Köpfe gefragt, die sich um abwechselungsreiche Attraktionen kümmern und auch jährlich stattfindenden Festen einen stetig neuen Charakter geben. Erst durch das Engagement vieler Helfer gelingt also die Organisation eines Dorffestes.
Zunächst sollte ein Organisationskomitee gebildet werden, welches sich schon Monate vor dem Festwochenende regelmäßig trifft, Ideen sammelt und sich mit der Finanzierung beschäftigt. Das Komitee sollte aus mehreren Kleingruppen zusammengesetzt sein. So kümmert sich die eine Gruppe beispielsweise um die Finanzen, die andere organisiert die Attraktionen und wiederum eine andere Gruppe denkt sich ein Motto aus und organisiert Werbemaßnahmen. Da ein Dorffest kaum ohne freiwillige Helfer auf die Beine gestellt werden kann, sollte sich im Organisationskomitee zudem eine Gruppe befinden, die um Helfer wirbt und diese betreut.
Mit der Organisation der Finanzen sollte frühzeitig begonnen werden, damit entsprechend kalkuliert werden kann. Oft werden Dorffeste aus Vereinskassen mitfinanziert. Manchmal finden sich auch andere städtische oder private Großspender. Zudem kann das Komitee mit Einnahmen aus dem Verkauf von Kaffee und Kuchen sowie aus dem Erlös von Bücher- und Flohmärkten kalkulieren.
Abhängig von den finanziellen Möglichkeiten können Künstlerauftritte, Live-Bands und andere Attrationen wie Fahrgeschäfte, Wurfbuden und Kletterwände gebucht werden. Um den Charakter eines Dorffestes aber zu erhalten und das Fest nicht in eine Kirmes zu verwandeln, sollten immer auch örtliche Vereine, wie zum Beispiel die freiwillige Feuerwehr oder Sportvereine, zu Auftritten ermuntert und eingeladen werden.
Im nächsten Schritt sollte ein Ablaufplan entwickelt werden. Es gilt zum einen, einen geeigneten Zeitpunkt zu finden. Auch die Frage, wann und wo die geplanten Attraktionen stattfinden sollen, muss geklärt werden. Von Bedeutung sind auch die Fragen, mit welcher Attraktion das Dorffest eröffnet werden und wie es ausklingen soll. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit, die Festtage mit einem Festumzug oder einem Gottesdienst zu beginnen und mit einem Feuerwerk zu beenden.
Letztlich müssen noch viele freiwillige Helfer gefunden werden, die zum Beispiel Kuchen backen, an den Getränketheken mitarbeiten, Fahrdienste anbieten, Sachpreise für eine Tombola zur Verfügung stellen oder einen Flohmarkt organisieren. Kurz vor Beginn des Dorffestes sollte zudem über Aushänge, Anzeigen oder Flugblätter Werbung gemacht werden - auch über das eigene Dorf hinaus.
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