Mit diesen Tipps Geschäftstelefonate problemlos meistern
Geschäftstelefonate mit wichtigen Kunden oder Geschäftspartnern machen viele Menschen nervös, was sich wiederum negativ auf die gewünschte Professionalität auswirken kann. Beachtet man jedoch ein paar Tipps, lassen sich diese Telefongespräche problemlos meistern. Besonders eine gute Vorbereitung ist sehr wichtig. Und auch während des Gesprächs sind ein paar Ratschläge zu beherzigen. Holen Sie sich Tipps, um ein Geschäftstelefonat problemlos zu meistern.
Obwohl man beruflich häufig zum Telefon greift, um Gespräche mit Kunden oder Geschäftspartnern zu führen, ist es oft nicht einfach, sich bei den Gesprächen professionell zu verhalten. Daher empfiehlt es sich, einige Dinge beim Telefonieren zu beachten.
Vorbereitung
Bevor man einen Anruf tätigt, sollte man sich auf das Gespräch gut vorbereiten. Am besten lässt sich dies erreichen, wenn man sich zuvor ein paar Notizen macht.
Dabei schreibt man zum Beispiel Fragen auf, um nichts Wichtiges zu vergessen. Die Fragen sollten möglichst in einer sinnvollen Reihenfolge aufgelistet werden.
Auch das Gesprächsziel und den groben Gesprächsablauf kann man sich vorher notieren. Außerdem sollte während eines Anrufs stets etwas zum Schreiben bereitliegen, damit man sich nach dem Telefonat die gemachten Notizen noch einmal in Ruhe ansehen kann.
Erreicht man die betreffende Person nicht, sondern nur dessen Sekretariat, empfiehlt es sich, einen Rückruf zu erbitten. Dabei teilt man den Zeitraum mit, in dem man erreicht werden kann.
Vor dem Anruf wird geraten, ein Lächeln aufzusetzen, denn selbst am Telefon merken manche Menschen, ob man guter oder schlechter Stimmung ist. Um das Lächeln einzustudieren, kann man am Arbeitsplatz auch auf einen kleinen Spiegel zurückgreifen.
Verhalten während des Gesprächs
Telefonannahme
Zu Beginn des Telefonats meldet sich der Anrufer kurz und präzise und beschränkt sich auf die wichtigsten Angaben. Dazu gehören
- Vor- und Nachname
- der Name der Firma, sowie
- die Grußformel, die zur jeweiligen Tageszeit passt.
Wenn man selbst angerufen wird, sollte man das Gespräch erst nach zwei- oder dreimaligem Klingeln beginnen, um dem Anrufer, aber auch sich selbst, die Möglichkeit zu verschaffen, sich sammeln zu können. Zuerst sollte der Firmanname und danach der eigene Name genannt werden. Es folgt die Begrüßung; angebracht ist ein "Guten Tag" bzw. "Guten Morgen" und die anschließende höfliche Frage "Was kann ich für Sie tun?".
Ist man der falsche Ansprechpartner und muss den Anrufer in eine Warteschleife legen, ist es höflicher, ihn erst zu fragen, ob er denn warten möchte, anstatt nur einfach eine Verbindung herzustellen. Zu lange sollte man ihn dort natürlich nicht "sitzen lassen".
Sowohl für eingehende als auch für abgehende Telefonate gilt, dass man auf eine deutliche Aussprache achten sollte. Besonders zu Beginn, wenn Name und Anliegen genannt werden, ist dies sehr wichtig. Auch ist ein nicht zu schneller Redefluss erforderlich.
Während des Gesprächs
Während des Gesprächs ist es wichtig, sich auf den Gesprächspartner zu konzentrieren, da dieser mögliche Ablenkungen durchaus bemerken kann. Hat man zum Beispiel noch einen anderen Gesprächspartner im selben Raum, sollte man die Besprechung, die man mit diesem führt, zuerst beenden, bevor man sich dem Telefonat widmet.
Durch kurze Einwürfe signalisiert man Aufmerksamkeit. Allerdings sollte man den anderen dabei keinesfalls unterbrechen, sondern stets ausreden lassen.
Auch im Gesprächsverlauf ist wie bereits erwähnt auf eine klare Aussprache zu achten. Zudem sollte man authentisch und überzeugend auftreten: wenn man sich verstellt, wird man dies in der Regel anhand der Stimme erkennen kann.
Wichtig ist, sich auf möglichst kurze, verständliche Sätze zu beschränken. Dies sorgt für leichteres Verständnis sowie bleibende Aufmerksamkeit beim Gesprächspartner und verhindert ein unnötiges Luftholen zwischendurch bei einem selbst.
Bezüglich der Sprechgeschwindigkeit ist noch zu erwähnen, dass es sinnvoll ist, sich dem Gesprächspartner anzupassen. Auf diese Weise erzeugt man Verbundenheit, Sympathie und Sicherheit. Gleiches gilt für die Lautstärke.
Ende und Verabschiedung
Am Ende des Telefonats sollten die Gesprächsresultate nochmals kurz zusammengefasst werden. Wurden bestimmte Vereinbarungen getroffen, sollte man diese dem anderen in Form einer Email-Bestätigung zusenden bzw. darum bitten.
Auf diese Weise lassen sich Unstimmigkeiten im späteren Verlauf vermeiden. Je nach Gesprächsthema und Anliegen sollte man sich unbedingt noch danach erkundigen, ob der Gesprächspartner noch Fragen hat. Nicht immer hakt man noch mal nach, wenn etwas nicht ganz klar war.
Beim Verabschieden redet man den Gesprächspartner mit dem Namen an und bedankt sich für das Gespräch. Zum Schluss wünscht man ihm einen guten Tag.