Aufbau und Inhalt einer allgemeinen Anfrage

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Eine allgemeine Anfrage erstellen

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  • von Paradisi-Redaktion

Die allgemeine Anfrage ist ein erster Geschäftsbrief zur Kontaktaufnahme oder zur Geschäftsanbahnung. Bitte man beispielsweise um die Zusendung von Infomaterial, kann man so ein Unternehmen kennenlernen - doch es gibt viele weitere Anlässe, um eine allgemeine Anfrage zu stellen. Der Schreibstil ist höflich-freundlich und sollte, wie es heißt, in gutem bis sehr gutem Deutsch formuliert sein. In diesem Geschäftsbrief sollte auch deutlich werden, dass eine zeitnahe Antwort erwünscht ist. Lesen Sie, was beim Erstellen einer allgemeinen Anfrage zu beachten ist.

Inhaltsverzeichnis des Artikels

Ziel und Zweck einer allgemeinen Anfrage

Jede Geschäftsbeziehung ist ein Kaufen und Verkaufen von Waren oder Dienstleistungen. Die Geschäftserweiterung ist mit einer stetigen Zunahme von Geschäftspartnern einerseits sowie von Kunden andererseits eng verknüpft.

Fach- und Händlermessen gehören seit jeher zu den besten Gelegenheiten, um marktbezogene Neuerungen kennenzulernen. Damit verbunden sind ein Besuch von Messeständen und der Austausch der Visitenkarten.

Nach der Rückkehr ins eigene Unternehmen wird im Einzelnen geprüft, zu welcher der Firmen mit der allgemeinen Anfrage ein erster Kontakt aufgenommen werden soll. Doch auch als Kunde kann man eine allgemeine Anfrage verschicken. Die Gründe eines solchen Schreibens können unterschiedlich sein. Grundsätzlich möchte man dadurch eine Firme (besser) kennen lernen, etwa indem man um Zusendung von

  • Katalogen
  • Preislisten
  • Prospekten oder
  • Produktmustern

bittet. Es handelt sich in der Regel um die Aufforderung, ein Angebot abzugeben.

Die allgemeine Anfrage ist in der Regel die erste Kontakaufnahme mit neuen Geschäftspartnern
Die allgemeine Anfrage ist in der Regel die erste Kontakaufnahme mit neuen Geschäftspartnern

Formaler Aufbau

Dieser Geschäftsbrief wird, vergleichbar mit einem Aufsatz, in die drei Teile Einleitung, Hauptteil und Schluss gegliedert.

  • Nach einem Begrüßungssatz wird dargestellt, wann und bei welcher Gelegenheit der Briefverfasser auf den Briefempfänger aufmerksam geworden ist. Das Spektrum reicht von einer Fach-/Händler-/Verbrauchermesse bis hin zur Firmenwebsite.
  • Anschließend wird im Hauptteil das eigene Unternehmen kurz präsentiert und anschließend dargestellt, aus welchem Grund und zu welchem Zweck die angefragten Information nebst Unterlagen benötigt werden.
  • Im dritten Absatz als Schlussteil kann durchaus ein Datum oder eine Zeitspanne für den erwarteten Eingang der angefragten Unterlagen genannt werden. Mit einem deutlich, aber dennoch neutral und zurückhaltend formulierten Hinweis auf eine mögliche zukünftige Geschäftsbeziehung endet die allgemeine Anfrage.
  • In einem Schlusssatz folgt der Dank im Voraus für die Zusendung, deren Eingang mit Interesse erwartet wird.

Diese allgemeine Anfrage sollte möglichst eigenhändig und im Original unterzeichnet werden. Handelt es sich um eine Anfrage seitens eines Kunden, so wird diese deutlich kürzer ausfallen; im Grunde genommen reicht nach einer höflichen Begrüßung die Frage nach den gewünschten Informationen.

Inhalt

Der Inhalt einer allgemeinen Anfrage muss so formuliert sein, dass der Empfänger darin eine ernsthafte Absicht zur Kontaktaufnahme erkennt. Die Beantwortung ist für ihn mit einem Arbeitsaufwand verbunden, von dem er nicht weiß, ob der sich kurz-, mittel- oder langfristig mit Umsatz und Gewinn rentiert.

Im Vordergrund der Alltagsarbeit eines Unternehmers stehen immer das Generieren und anschließende Erledigen von Aufträgen. Erst dann kann, wie es heißt, die Rechnung geschrieben werden.

Aus der allgemeinen Anfrage muss ablesbar sein, dass es sich für den Empfänger lohnt, darauf angemessen und ausführlich zu antworten. Die Formulierung muss freundlich-geschäftlich und dennoch etwas zwingend sein.

Ohne etwas zu versprechen oder in Aussicht zu stellen, muss die Ernsthaftigkeit an einer Beantwortung der Anfrage deutlich rüberkommen. Ein Schlusssatz wie "Auf eine zukünftige Geschäftsbeziehung freuen wir uns schon heute" klingt in einer ersten allgemeinen Anfrage zu aufgesetzt und deutlich übertrieben.

Wer ein Angebot abgeben möchte, sollte in seiner Anfrage auf folgende Punkte achten:

  • die Beschreibung der allgemeinen Situation
  • die Frage oder Vorgabe nach den Zahlungs- und Lieferbedingungen
  • die Formulierung von Details in Sachen Gewährleistung und Garantie
  • möglicherweise eine Vorgabe eines Preisrahmens
  • die Forderung nach Informationen über die Firma
  • die Nennung eines Ansprechpartners, an den sich das Angebot richtet

Grundinformationen und Tipps zum Schreiben

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Quellenangaben

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  • Bildnachweis: Women hands holding phone with world news site on screen © Denys Prykhodov - www.fotolia.de

Autor:

Paradisi-Redaktion - Artikel vom (zuletzt überarbeitet am )

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