Aufbau und Inhalt einer Rechnung/Mahnung

Nahaufnahme frankierte Briefe
  • ,
  • von Paradisi-Redaktion

Mit einer Rechnung wird die vertraglich erbrachte Leistung berechnet, sie wird in Rechnung gestellt. Ab jetzt wird der frühere Auftraggeber zum Schuldner. Bezahlt er die Rechnung nicht pünktlich und vollständig, dann erhält er, spätestens nach der freundlichen Zahlungserinnerung, eine erste Mahnung.

Eine Rechnung wird erst nach erfolgter Lieferung und Leistung gestellt. Einer der ganz wichtigen Inhalte ist das Leistungserbringungsdatum. Bei Handwerksarbeiten wird der genaue Zeitraum aufgeführt, in dem die Leistungen erbracht worden sind - bei einem Warenversand ist es das Versanddatum.

Keine Buchung ohne Beleg

Ab dem Rechnungsversand ist die Buchhaltung des Unternehmens für die weitere Bearbeitung des Vorganges zuständig. Rechnungsbeträge sind allesamt betriebliche Einnahmen, die als solche versteuert werden müssen. Zu den häufigsten Steuern gehören die Mehrwert- sowie die Einkommensteuer. Die Rechnungen werden solange als offene Posten geführt, bis sie bezahlt worden sind.

Dann werden sie als sogenannter Rechnungsbeleg dem betreffenden Kontoauszug zugeordnet und dort nach dem Grundsatz abgeheftet: Keine Buchung ohne Beleg.

Inhalt

Rechnungen werden immer auf dem Firmenkopfbogen ausgestellt. Zu den Pflichtinhalten einer Rechnung gehören:

  • Rechnungsdatum (Datum, an dem die Rechnung ausgestellt/geschrieben wird)
  • Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig und unverwechselbar)
  • Genaue Waren-/Leistungsbezeichnung, die in Rechnung gestellt wird
  • Leistungserbringungsdatum
  • Rechnungsbetrag, gegliedert in Nettobetrag, gesetzliche Mehrwertsteuer in Prozenten und Summe, Bruttobetrag
  • Fälligkeitsdatum/Zahlungsziel
  • Skontierung mit Prozentsatz
  • Kontoverbindung zur Begleichung der Rechnung (kann von derjenigen im Firmenbriefbogen abweichen)
  • Hinweis auf eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz)
  • Bei umsatzsteuerpflichtiger Rechnungsstellung Angabe der USt-IDNr., der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Aufbau

Eine Rechnung muss nicht zwingend unterzeichnet werden. Mehr und mehr ist die Formulierung üblich "Diese Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig". Im Gegensatz zu einem Geschäftsbrief kann in einer Rechnung sowohl auf die Anrede als auch auf die Schlussformel verzichtet werden. Stattdessen wird, gerne im Fettdruck sowie in einer größeren Schriftgröße, das Wort "Rechnung" als zentriert platzierte Überschrift verwendet.

Außer den Pflichtinhalten wird bei der Rechnung auf jede weitere Ausführung verzichtet. Fließtext ist unüblich und ergibt sich meistens auch gar nicht.

Je häufiger Rechnungen ausgestellt werden, umso naheliegender ist es, sie mit einem Rechnungsvordruck zu schematisieren. In dieses Rechnungsformular werden lediglich noch die individuellen Daten für den einzelnen Rechnungsempfänger eingetragen. Alle anderen Inhalte bleiben als Textbaustein unverändert oder werden leicht abgewandelt übernommen.

Mahnung

Die Mahnung ist ein neutral und geschäftlich gehaltener Geschäftsbrief. Darin werden nur die ganz wesentlichen Inhalte der Rechnung wiederholt wie das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer, der Rechnungsendbetrag abhängig von der Pflicht zum Umsatzsteuerausweis in Brutto oder Netto, sowie das Fälligkeitsdatum.

Mahnung und Rechnung gehören immer zu einem Vorgang, sodass sich in dem Mahnschreiben weitere Details zur vorangegangenen Rechnung erübrigen.

Grundinformationen und Tipps zum Schreiben

War der Artikel hilfreich?

Fehler im Text gefunden?

Bitte sagen Sie uns, warum der Artikel nicht hilfreich war:

Um die Qualität unserer Texte zu verbessern, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns den/die konkreten Fehler benennen könnten:

Kategorien:

Quellenangaben

  • Bildnachweis: frankiert © Esther Hildebrandt - www.fotolia.de

Autor:

Paradisi-Redaktion - Artikel vom (zuletzt überarbeitet am )

Weitere Artikel zum Thema