Aufbau und Inhalt einer Bestellung/eines Auftrags
Auftrag und Bestellung sind Willenskundgebungen zur Annahme eines Angebotes. Die rechtliche Auswirkung ist weitgehend dieselbe. Aufträge werden bei auszuführenden Dienstleistungen erteilt, während Produkte und Waren bestellt und geliefert werden. Sowohl bei Auftrag als auch bei der Bestellung ist eine konkrete Formulierung sehr wichtig - sie haben rechtliche Auswirkungen. Informieren Sie sich über den Aufbau und den Inhalt einer Bestellung und eines Auftrags.
Für den Geschäftsbrief gilt, dass sowohl der Auftrag als auch die Bestellung genau und konkret formuliert sein müssen. Mit einer Bestellung wird der Lieferant zur Lieferung aufgefordert. Nimmt er die Bestellung an, dann kommt ein Vertrag zustande. Der Auftrag wird als eine Aufforderung verstanden, die darin näher bezeichnete Handlung vorzunehmen und auszuführen.
Betreff
Beide Geschäftsbriefe haben rechtliche Auswirkungen - sie müssen deshalb formvollendet und inhaltlich richtig sein. Bereits aus dem Briefbaustein "Betreff" muss klar hervorgehen, ob es sich um eine Bestellung oder um einen Auftrag handelt. Dieses Wort kann danach nochmals, sozusagen als Überschrift über den dann folgenden Text, in Fettdruck, in Sperrschrift oder in größerer Schriftgröße wiederholt werden.
Inhalt
Hilfreich ist es für den Empfänger, wenn aus dem ersten Briefabsatz ersichtlich ist, auf welches Angebot sich die Bestellung respektive Auftragserteilung bezieht. In großen Unternehmen erleichtert das die sachliche Zuordnung.
Wichtig ist es, im folgenden Absatz als dem Hauptteil des Geschäftsbriefes die einzelnen Bestelldaten übersichtlich und vollständig aufzuführen. Dazu gehören in erster Linie die Bestellnummer sowie die dazugehörige Artikel-/Seriennummer.
Erwähnt werden sollte auch, ob es sich um eine Erst- oder um eine Folgebestellung handelt. Im Einzelfall ist der Hinweis, ob es sich um Neuware und nicht um Secondhandware handelt, deswegen notwendig, weil die Nummern oftmals hier wie da dieselben sind.
Bei einer Auftragsvergabe muss der Auftrag definiert und beschrieben werden. Hier wird häufig auf den schon vorliegenden oder noch abzuschließenden Vor-/Hauptvertrag Bezug genommen.
Auch dieser Geschäftsbrief sollte seiner Bedeutung wegen handschriftlich unterzeichnet werden. Er kann, muss aber keineswegs, einem zusätzlichen Begleitschreiben beigefügt werden. Diese Korrespondenz wird auf der so genannten Verwaltungs- oder Arbeitsebene geführt, also von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter.
Der Inhalt muss zwar sachlich und rechnerisch richtig, formvollendet braucht der Aufbau nicht unbedingt zu sein. Auf jeden Fall müssen auch aus diesen beiden Geschäftsbriefen diejenigen Inhalte ersichtlich sein, die Gegenstand des Angebotes waren, aufgrund dessen die Bestellung aufgegeben wird. Das sind:
- Bestellmenge mit Angaben zu Preisen, Preisnachlässen, Preisstaffelungen
- Genaue Bezeichnung der bestellten Waren/Produkte
- Genaue Beschreibung des Auftragsgegenstandes
- Liefer- sowie Zahlungsbedingungen mit Fristen und Terminen
- Verpackungs-/Frachtkosten sowie Ort und Uhrzeit für die Lieferung (werktags, Büro-/Lageröffnungszeiten)
Für den reibungslosen Ablauf sollte der Empfänger auch wissen, wie er seinen Geschäftspartner auf der anderen Seite mit Fon, Fax und E-Mail erreichen kann.
Wer eine Bestellung bzw. einen Auftrag erstellt hat, erwartet in der Regel eine Auftragsbestätigung...
Hinweise zur Auftragsbestätigung
Als Auftragsbestätigung bezeichnet man eine Mitteilung, die der Auftraggeber von dem Auftragnehmer als Bestätigung der Annahme erhält. Dieses Bestätigungsschreiben dient dazu, den zuvor erstellten Auftrag schriftlich zu fixieren, möglich per Post, Fax oder auch per Mail.
Es besteht keine Pflicht des Versendens einer Auftragsbestätigung. Allerdings hat sich dieses Schreiben durchgesetzt und kann heutzutage als Regel angesehen werden.
Es handelt sich somit um eine reine Willensäußerung. Sobald diese jedoch von dem ursprünglichen Angebot abweicht, stellt sie gleichzeitig ein neues bzw. ein Gegenangebot dar - in diesem Fall bedarf es der ausdrücklichen Zustimmung des Empfängers, bevor es gültig wird. Auftragsbestätigungen sollten versendet werden, um
- Missverständnissen vorzubeugen: nochmalige schriftliche Festhaltung des Auftrags, Auftrag jederzeit nachprüfbar
- sich im Fall eines mündlichen Vertragsabschlusses abzusichern
- Kunden zu binden, indem man ihnen Sicherheit gibt
- den Kunden zu informieren - alle Daten auf einen Blick
- im Falle eines Rechtsstreits ein Beweisstück in der Hand zu haben
Eine Auftragsbestätigung sollte kurz gehalten werden und lediglich die wichtigsten Angaben enthalten. Dazu zählt die Beschreibung des Auftrags samt Produktname, Menge und Preis, der Zeitpunkt der voraussichtlichen Lieferung sowie die Ansprechpartner samt Kontaktdaten. Auch die allgemeinen Geschäftsbedingunge und die Gruß- und Dankesformel sollten nicht fehlen.