Aufbau und Inhalt eines Angebots/Gegenangebots
Angebote und Gegenangebote gehören zum geschäftlichen Austausch dazu. Ein Angebot kann sowohl aus eigener Initiative heraus als auch auf eine Anfrage hin abgegeben werden. Wenn Angebot und Annahme zueinander passen, dann ist das die Grundlage für einen Vertrag. Das Gegenangebot bezieht sich als ein eigenes auf das vorangegangene Angebot, von dem es sich unterscheidet oder abgrenzt. Lesen Sie, was es bei der Erstellung eines Angebots und Gegenangebots zu beachten gilt.
Ziel eines Angebotsschreibens
Das Geschäftsleben wird von Angebot und Nachfrage bestimmt. Der Anbieter möchte seine Ware oder Dienstleistung verkaufen, die der Nachfragende wünscht oder braucht. Eine Einigung darüber ist die Grundlage für den Vertrag, der anschießend ausgeführt, sprich vollzogen wird.
Im Verhältnis zum Endverbraucher ist das recht einfach. Der Händler bietet seine Ware an, und der Kunde entscheidet, ob er sie kauft. Hier kann nicht oder nur selten gehandelt und gefeilscht werden.
Mit einem Angebotsschreiben wird der Zweck verfolgt, dem Empfänger eine möglichst gute und detaillierte Information zukommen zu lassen. Da Angebote grundsätzlich verbindlich sind, muss das Angebotsschreiben sehr genau abgefasst und vor dem Versand nochmals inhaltlich geprüft werden.
In einigen Fällen ist eine Auftragsbestätigung nötig. Angebotsschreiben werden beispielsweise häufig von Freelancern erstellt.
Handelt es sich um ein Angebot mit fixen Preisen, hat der Kunde die Möglichkeit, dieses in dieser Form anzunehmen - dann ist die Bestätigung nicht unbedingt erforderlich. Kommt es aber zu Bestellungsabweichungen, oder handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, sollte die endgültige Fassung der Bestellung schriftlich festgehalten und dem Auftraggeber geschickt werden.
Als Basis kann dabei das erste Angebotsschreiben genutzt werden; der Betreff wird einfach in "Änderungsbestätigung" geändert und der Inhalt kurz angepasst. Der Auftraggeber sollte den Eingang sowie die Richtigkeit bestätigen.
Inhalt
Ein wichtiger Inhalt des Angebotsschreibens sind die Voraussetzungen und Bedingungen, unter denen das Angebot gilt. "Solange der Vorrat reicht" ist ein Textvorschlag für das mengenmäßig begrenzte Angebot. Es muss auch deutlich formuliert werden, ob es sich um ein verbindliches oder unverbindliches, ein so genanntes freibleibendes Angebot handelt.
Letztendlich muss klar ersichtlich sein, ob und bis wann das Angebot befristet ist. Mit dem Hinweis "Preisänderungen vorbehalten" ist der Anbieter diesbezüglich auf der sicheren Seite. Er lässt sich die Entscheidung offen, ob und wann er den Preis wie ändert.
Das Angebotsschreiben wird naturgemäß auf den Firmenkopfbogen gedruckt und handschriftlich unterzeichnet. Zu seinen wesentlichen Inhalten gehören:
- Detaillierte Bezeichnung der angebotenen Ware oder Dienstleistung
- Angebotsmenge, Preise, Preisstaffelungen, Preisnachlässe
- Lieferzeitdauer und Lieferfrist
- Fracht- /Verpackungskosten sowie Informationen zum Logistikunternehmen
- Zahlungsbedingungen
- Gerichtsstand, Erfüllungsort, Eigentumsvorbehalt
- Allgemeine Geschäftsbedingungen [AGB] mit näheren Regelungen zu Unregelmäßigkeiten und Störungen bei Annahme, Lieferung und Zahlung
Nicht bei jedem Angebot muss jede dieser Angaben vorhanden sein. Teils können die Informationen beispielsweise auch in den allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen, wie etwa der Gerichtsstand. Allerdings muss in diesem Fall in dem Angebot drauf hingewiesen werden.
Besonders wichtig ist die Angabe des Gültigkeitszeitraums. Wird keine EInschränkung angegeben, handelt es sich um ein Angebot mit unbefristeter Gültigkeit.
Den Kunden für sich gewinnen
Doch das reine Abhaken der erforderlichen Punkte, die in ein Angebot gehören, ist nicht ausreichend. Man sollte gleichzeitig versuchen, den Kunden von seiner Dienstleistung und Kompetenz überzeugen. Dass der Kunde bereits eine Anfrage gestellt hat, nehmen viele Menschen als Garantie dafür, dass es zu einer Zusammenarbeit kommt. Doch auch jetzt noch - bzw. gerade jetzt - gilt es, den Kunden auf seine Seite zu ziehen.
Fakt ist, dass in der Regel häufig mehrere Angebote von unterschiedlichen Unternehmen eingeholt werden, um sie miteinander zu vergleichen. Dass man ebenso zu diesen zählt, ist zwar gut; nun muss man sich aber noch gegen diese durchsetzen.
Nicht unbedingt der günstigste Preis spielt dabei eine Rolle. Stimmt die Leistung, wird der Kunde dies anerkennen - und damit auch den Mehrwert, der dahinter steckt. Man sollte rüberbringen, dass
- man dem Auftraggeber die beste Qualität bietet, die möglich ist
- man die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden verstanden hat
- der Preis aufgrund der guten Leistung und Qualität gerechtfertigt ist und
- man auf die individuellen Wünsche des Kunden eingeht
Letztendlich stellt man sich und sein Unternehmen mit diesem Angebot vor bzw. präsentiert es - dies ist eine gute Chance, um auch weiterhin mit dem Auftraggeber zusammen arbeiten zu können oder weiterempfohlen zu werden. Wichtig ist außerdem:
- schnell zu reagieren
- den Auftraggeber persönlich anzusprechen
- das Angebot klar aufzubauen und
- Kulanz zu zeigen - z.B. mit einem Rabatt
Gegenangebot
Mit einem Gegenangebot soll das zuvor abgegebene Angebot modifiziert werden. Vom Gegenangebot wird auch dann gesprochen, wenn dem Anbieter ein Angebot vorliegt und er zum Vergleich noch einige weitere Angebote wünscht. Wenn diese Situation den zusätzlichen Anbietern bekannt ist, dann geben sie ganz bewusst ein Gegenangebot ab.
Aus dem Geschäftsbrief muss deutlich ersichtlich sein, dass es sich um ein Gegenangebot handelt. Ähnlich wie bei einer Rechnung wird das Wort in Fettdruck und abgehobener Schriftgröße über den Text des Gegenangebotes platziert. Aufbau und sachlicher Inhalt sind dann weitgehend mit dem des Angebotsschreibens identisch.