Aufbau und Inhalt eines Begleitschreibens
Wir das Wort sagt, wird die Bedeutung des eigentlichen Geschäftsbriefes durch ein begleitendes Schreiben besonders betont. Es handelt sich um die Einleitung zu einem Geschäftsbrief, der meist mehrere Seiten umfasst. Es kann unter anderem auch als Anlagenverzeichnis dienen. Form und Format reichen vom A4-Briefbogen bis hin zu einem A7-Format DIN-lang für das Anschriftenfeld. Lesen Sie, was bei der Erstellung eines Begleitbriefes beachtet werden sollte.
Ziel und Zweck eines Begleitschreibens
Das Begleitschreiben ist die Einleitung zu einem in der Regel mehrseitigen Geschäftsbrief. Die einseitige Zuschrift spricht buchstäblich für sich - sie braucht nicht mit einem zusätzlichen Begleitschreiben versehen zu werden.
Ein informatives Begleitschreiben erleichtert dem Briefempfänger das Lesen der Zuschrift. Das ist vor allem dann der Fall, wenn zu dem Geschäftsbrief selbst einige oder mehrere Anlagen gehören. In dem Fließtext des Briefes wird dann auf das Anlagenverzeichnis im Begleitschreiben verwiesen.
Ein Begleitschreiben kann beispielsweise beim Verschicken einer Bewerbung mitgesendet werden. Hierbei sollte man im Kopf behalten, dass man damit den ersten Eindruck gleich mitliefert, denn das Schreiben liegt obenauf und wird von dem Empfänger als erstes gesehen. In diesem Fall ist eine saubere Darstellung - selbstverständlich ohne Rechtschreibfehler - unbedingt notwendig.
Aufbau
Der Aufbau des Begleitschreibens muss übersichtlich sein. Hier geht es mehr um eine freundlich-geschäftliche Ansprache als um sachliche Inhalte.
In der Betreff-Zeile wird in wenigen Worten formuliert, um welchen Sachverhalt es geht. Darauf wird im ersten Absatz Bezug genommen.
Anschließend werden nochmals Sinn und Zweck des beiliegenden Geschäftsbriefes aufgegriffen. Aus einem letzten Satz oder Absatz muss ersichtlich sein, welche Reaktion vom Empfänger auf den beiliegenden Geschäftsbrief erwartet wird. Auch das Begleitschreiben sollte auf dem Firmenkopfbogen geschrieben beziehungsweise gedruckt sein.
Im Gegensatz zum Geschäftsbrief selbst wird es von einem Mitarbeiter im Sekretariat unterzeichnet. Das erleichtert auch den eigenen Geschäftsablauf. Der Hauptvorgang mit dem Geschäftsbrief ist erledigt, und jetzt folgt die abschließende Arbeit mit Begleitschreiben sowie anschließendem Postversand.
Vorformulierte Texte
Als Begleitschreiben im weiteren Sinne werden auch vorformulierte Texte verwendet. Das wird oftmals dann bevorzugt, wenn der beiliegende Geschäftsbrief nur zur Kenntnis übersendet wird. Während eines laufenden Vorganges fällt vielfältige Korrespondenz an, auf die nicht immer reagiert werden muss.
Diese einfache Form wird gerne von Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien verwendet. Sie leiten Geschäftsbriefe an ihre Mandanten, an das Gericht oder an die Finanzbehörde weiter.
Um Personal- und Verwaltungskosten zu sparen, wird auf ein aufwändiges Begleitschreiben verzichtet. Diese Form wird heutzutage auch im einheitlichen A4-Format verwendet, das sich besser kopieren und abheften lässt.
Textbausteine
Von Geschäftsführung zu Geschäftsführung ist es üblich, die herkömmliche Form zu wahren. Das Begleitschreiben ist ebenso formvollendet wie der Geschäftsbrief selbst. Da der Inhalt überwiegend unverändert bleibt, wird hier mit Textbausteinen gearbeitet.
Das Begleitschreiben wird durch die Empfängeranschrift, durch das Datum sowie das Anlagenverzeichnis individualisiert. Üblich und vertretbar ist es, beim Begleitschreiben die Fußzeile des Firmenkopfbogens wegzulassen. Die ansonsten notwendigen gesetzlichen Forminhalte des Geschäftsbriefes wie Rechtsform, Unternehmenssitz Registernummer sowie Bankverbindung sind für ein Begleitschreiben nicht zwingend notwendig, weil sie aus dem beigefügten Geschäftsbrief ersichtlich sind.