Geschäftsbrief - Merkmale und wichtige Formalien

Als Geschäftsbrief wird ganz allgemein die Korrespondenz unter Geschäftsleuten bezeichnet. Abhängig vom Inhalt und seiner damit verbundenen Bedeutung gelten für den Geschäftsbrief bestimmte Formalien, die auch gesetzlich vorgegeben sind: während Privatpersonen bei der Gestaltung ihrer Post einen großen Freiraum besitzen, muss der Brief des Gewerbetreibenden Mindestanforderungen nach dem Handelsrecht erfüllen. Informieren Sie sich über die Merkmale eines Geschäftsbriefs und was in Sachen Formalien beachtet werden muss.

Christian Steinfort
Von Christian Steinfort

Der Geschäftsbrief: eine Definition

Geschäftsbriefe sind wichtige Kommunikationsmittel zwischen Geschäftsleuten sowie zwischen Geschäftsleuten und Privatpersonen. Besonders gängige Geschäftsbriefe sind

  • Angebote
  • Bestellungen
  • Rechnungen und
  • Zahlungserinnerungen.

Doch auch Anschreiben, Sachstandsmitteilungen oder Anfragen lassen sich über den Geschäftsbrief versenden. Im Gegensatz zu mündlichen Absprachen lassen sich Geschäftsbriefe präzise ordnen und im Nachhinein belegen. In gerichtlichen Auseinandersetzungen besitzen Geschäftsbriefe eine hohe Beweisfunktion.

Geschäftsbrief vs. Privatbrief

Der Geschäftsbrief unterscheidet sich somit in vielerlei Hinsicht von einem Privatbrief. Der handgeschriebene Brief vermittelt einen persönlichen Eindruck, was auch beabsichtigt ist.

Ein Geschäftsbrief ist immer maschinengeschrieben. In früheren Jahren wurde er mit der Schreibmaschine geschrieben. Heutzutage wird er am PC eingegeben und mit dem danebenstehenden Drucker ausgedruckt.

Das betrifft diejenigen Geschäftsbriefe, die in Druckform versendet werden. In der heutigen Zeit ist es auch eine gängige Praxis, den Geschäftsbrief online, und zwar per Dateianhang zu einer E-Mail als Begleitschreiben, zu versenden.

Jede schriftliche Korrespondenz im geschäftlichen Bereich mit einem Sachinhalt wird als Geschäftsbrief bezeichnet. Er grenzt sich deutlich von einem Handelsbrief nach dem HGB, dem Handelsgesetzbuch ab. Der wird ausschließlich für Handelsgeschäfte verfasst.

Auch weil der Begriff "Geschäft" sehr allgemein gefasst ist, wird nahezu alles Schriftliche im Büroalltag ein Geschäftsbrief genannt. Im weitesten Sinne dient diese Korrespondenz dazu, ein Geschäft anzubahnen, vorzubereiten, abzuwickeln oder rückgängig zu machen. Im Grunde genommen dreht sich alles ums Geschäft.

Onlinekommunikation

Die Onlinekommunikation hat in Bezug auf Geschäftsbriefe vieles verändert. Die Korrespondenz geschieht vielfach per E-Mail. Der geschäftliche Text wird als E-Mail eingegeben, also geschrieben. Hier gibt es keine Formvorgaben, sondern lediglich als Impressumpflicht die eigene E-Mailadresse als Anbieterkennzeichnung.

Diese Form wird für die allgemeine Kommunikation verwendet und im geschäftlichen Alltag als ausreichend angesehen.

Wenn es buchstäblich ernst wird, dann kann auf den Geschäftsbrief in seiner Formvollendung allerdings nicht verzichtet werden. Dann ist die E-Mail das Begleitschreiben, dem der Geschäftsbrief als PDF- oder als WORD-Datei beigefügt wird.

Wichtige Anforderungen

Damit ein Brief als Geschäftsbrief gilt, muss er bestimmte Anforderungen erfüllen.

  • Unter anderem sind Name und Rechtsform des Unternehmens, sein Sitz sowie dessen gesetzlicher Vertreter zu benennen. Je nach Rechtsform können dies Inhaber, Geschäftsführer beziehungsweise Gesellschafter sein.

  • Wichtig sind - je nach Form - auch die Angabe des zuständigen Registergerichts sowie die Handelsregisternummer.

  • Zur Vereinfachung des Zahlungsverkehrs wird in der Regel auch die aktuelle Bankverbindung angegeben.

Um den Schriftverkehr unter Geschäftsleuten zu vereinfachen, hat sich in Deutschland die Einhaltung der DIN-Norm 5008 bewährt. Sie regelt, welche inhaltlichen Angaben ein Geschäftsbrief enthalten muss und in welcher Reihenfolge diese erwähnt werden sollten.

Damit der Geschäftsbrief im Falle einer Auseinandersetzung als schlüssiges Beweismittel gelten kann, sollte er mit den richtigen Empfängerdaten sowie einem Kalenderdatum versehen sein. Auch alle anderen inhaltlichen Angaben sollten klar und verständlich formuliert sein. Die Höflichkeit im Geschäftsverkehr gebietet eine freundliche Anrede sowie eine Grußformel am Briefende.

Zudem gibt die DIN 5008 Normen für die Seiteneinteilung von Briefbögen vor. Diese Aufteilung erleichtert dem Empfänger das Lesen und gibt ihm einen schnellen Überblick über den Inhalt des Schreibens.

Da jeder Geschäftsbrief die Firma nach außen hin repräsentiert, sollte er keine Rechtschreib- und Grammatikfehler aufweisen. Einen individuellen Charakter erhält der Brief durch die Gestaltung seines Briefkopfes, der mit einem Firmenlogo versehen sein kann.

Jeder Geschäftsbrief repräsentiert die Firma nach aussen und sollte deshalb fehlerfrei sein
Jeder Geschäftsbrief repräsentiert die Firma nach aussen und sollte deshalb fehlerfrei sein

Auf die unterschiedlichen Merkmale und Anforderungen gehen wir im Folgenden genauer ein...

Das richtige Format

Die Formatierung des Geschäftsbriefes besitzt unterschiedliche Bedeutungen für den Absender. Zum einen ist sie für einen perfekten Druckeinzug nötig.

  • Zum anderen lassen sich einheitlich genormte Briefe für den Versand schneller auf die Größe eines Briefumschlags bringen.
  • Auch der Empfänger profitiert von genormten Papierformaten. Sofern eine hohe Anzahl an Briefen mit der Post eingeht, lassen sich einheitliche Formate besser sortieren, lochen und abheften.

Kurzbriefe

Die einfachste Form des Geschäftsbriefs stellt der Kurzbrief dar. Hierbei handelt es sich um einen Vordruck, der bei der Übersendung von Schriftstücken als kurzes Begleitschreiben mitgeschickt wird und dem Empfänger die Interpretation des Schriftstücks erleichtert.

Beispielsweise lässt sich mit einem Kurzbrief durch das Ankreuzen des zutreffenden Feldes mitteilen, ob die Anlage

  • zur Kenntnisnahme
  • zur Stellungnahme
  • zur Erledigung oder
  • zur Terminabsprache

übersandt wird. Kurzbriefe werden im Schreibwarenhandel in unterschiedlichen Formaten und mit diversen Vorgaben angeboten. Meist besitzen sie ein zusätzliches Feld für Notizen.

Üblich sind das A5- oder das A4-Format, wobei das Adressfeld besonders gekennzeichnet sein kann. Die Kennzeichnung vereinfacht die Nutzung eines Fensterbriefumschlags.

Normalerweise werden Geschäftsbriefe im A4-Format versandt. Nach der DIN-Norm besitzt das Blatt Abmessungen von jeweils 210 Millimetern in der Breite und 297 Millimetern in der Länge. Alle weiteren Angaben, die ein Geschäftsbrief enthalten sollte, werden auf diese Maße abgestimmt, wobei immer vom oberen, unteren, rechten oder linken Blattrand gemessen wird.

Quittungen

In gewisser Weise lassen sich auch ausgestellte Quittungen als Geschäftsbriefe bezeichnen, denn sie sollten ebenfalls alle nach dem Handelsrecht erforderlichen Angaben besitzen. In der Formatierung allerdings bilden sie eine Ausnahme. Verwendet wird im Allgemeinen ein vorgedruckter und durchnummerierter Quittungsblock.

Schriftgröße und Zeilenabstand

Die Schriftgröße und der Zeilenabstand bestimmen, wie viel Text auf die Seite des Geschäftsbriefes passt. Im Allgemeinen halten sich Geschäftsleute an DIN- und ISO-Normen.

Schriftgröße und -art

Ein Geschäftsbrief sollte so geschrieben sein, dass er sich für das gesunde Auge leicht lesen lässt. Im Geschäftsverkehr hat sich die Schriftgröße 12 Punkt etabliert, selten wird der Geschäftsbrief in 10 Punkt geschrieben.

Nicht unbedeutend für die Auswahl der Schriftgröße ist unter anderem die Schriftart, in der das Schriftstück verfasst wird. Viele Geschäftsleute verwenden auf ihren Bedarf zugeschnittene Textverarbeitungsprogramme, die bestimmte Textbausteine aufweisen. Aufgrund ihrer guten Lesbarkeit sind sie häufig in den Schriftarten Times New Roman oder Courier New gehalten.

Schriftgröße und Zeilenabstand bestimmen die gute Leserlichkeit eines Briefes
Schriftgröße und Zeilenabstand bestimmen die gute Leserlichkeit eines Briefes

Hervorhebungen und Gliederungen

Sollen bestimmte Textpassagen besonders hervorgehoben werden, stehen dem Verfasser des Geschäftsbriefes diverse Möglichkeiten zur Verfügung. So lässt sich beispielsweise die Schriftart ändern.

Häufiger wird jedoch die Fett- oder Kursivschrift genutzt, beziehungsweise ein Wort gesperrt geschrieben. Außerdem können Einrückungen vorgenommen werden.

Leerzeilen dienen dazu, Texte zu gliedern. Auch Geschäftsbriefe sollten in sinnvolle Absätze strukturiert werden.

Sie lassen erkennen, wann ein Gedankengang beendet und ein neuer eingeleitet wird. Ansonsten wird der Brieftext nach ISO- und DIN-Norm einzeilig geschrieben.

Ausnahmen zur Schriftgröße gelten für die Angabe des Absenders, die sich oberhalb des Anschriftenfeldes befindet. Sie sollte so gewählt werden, dass sie in eine Zeile des Briefumschlagfensters passt. In der Regel wird die Schriftgröße 8 Punkt sein.

Von der üblichen Schriftgröße können ebenfalls die Angaben des Briefkopfes sowie die Fußnote abweichen. Hier spielt der individuelle Geschmack des Geschäftsinhabers eine besondere Rolle. Schließlich soll sich sein Briefkopf von dem anderer Geschäftsleute unterscheiden und dennoch nach außen hin seriös erscheinen.

Oberhalb der Anrede befindet sich die Betreffzeile, die eine Aussage über den nachfolgenden Inhalt des Briefes gibt. Zwar wird das Wort "Betreff" heute nicht mehr mitgeschrieben, dennoch lässt sich klar erkennen, dass es um die Betreffzeile geht. Inzwischen ist es üblich, sie in Fettschrift oder in einer anderen Farbe zu schreiben. Diese kann auf das Firmenlogo abgestimmt sein.

Briefkopf

Der Geschäftsmann ist Unternehmer, Gewerbetreibender oder auch Freiberufler. Das Einkommen erzielt er mit seinem Geschäft, das als Gewerbe bei der örtlichen Gemeinde angemeldet ist. Name und Bezeichnung des Geschäftes werden hier, gegebenenfalls auch im Handelsregister, eingetragen.

Diese Bezeichnungen muss der Geschäftsmann in seinen Geschäftsbrief aufnehmen. Das geschieht in dem Textbaustein Briefkopf, oder in der Briefleiste am unteren Seitenende. Zu den notwendigen Informationen gehören:

  • Name und Firmenbezeichnung
  • Rechtsform (Einzelunternehmen, BGB-/Kapitalgesellschaft)
  • Firmensitz mit Postanschrift (Postfach allein ist nicht ausreichend)
  • Handelsregisternummer und Registergericht
  • Name von Geschäftsführer/Vorstand bei BGB-/Kapitalgesellschaften

Die Rechtsgrundlagen für diese Mindestanforderungen sind:

  • die Impressumpflicht
  • das HGB
  • Gesetze für die einzelnen Rechtsformen wie GmbH, AG oder KGaA

Für die Geschäftsbriefe von Einzelunternehmern und Freiberuflern sind der Name und die Postanschrift ausreichend.

In seiner Ausdrucksform ist der Geschäftsbrief, wie es heißt, formell. Die Vorgaben für seinen inhaltlichen Aufbau stehen fest, sind jedoch nicht bindend. In Deutschland wird der Stil des Geschäftsbriefes in der DIN 5008 des Deutschen Instituts für Normung im Einzelnen vorgegeben. Auf ihren Inhalt bezogen hat die geschäftliche Korrespondenz unterschiedliche Bezeichnungen.

Der Briefkopf oder die Briefleiste muss alle relevanten Informationen enthalten
Der Briefkopf oder die Briefleiste muss alle relevanten Informationen enthalten

Betreff

In dem Briefbaustein "Betreff" wird in kurzen Worten beschrieben, was mit dem Geschäftsbrief bezweckt wird. Damit ist gleichzeitig auch ausgedrückt, um welche Art es sich handelt. Beispiele dafür sind der Geschäftsbrief als:

  • Angebotsschreiben
  • Kommunikation zu einem laufenden Geschäftsvorgang
  • Rechnung/Mahnung
  • Reklamationsschreiben
  • Werbebrief
  • Zahlungs-/Eingangsbestätigung
  • Zahlungserinnerung

Seitenzahlen

Für den Geschäftsbrief gilt, dass er möglichst kurz und dennoch aussagekräftig gehalten wird. Das Lesen unnötiger Zeilen kostet Geschäftsleute Zeit und damit Geld. Dennoch können Sachverhalte es erfordern, dass mehrere Seiten für den Geschäftsbrief benötigt werden. Um Verwirrungen zu vermeiden, sollten diese entsprechend gekennzeichnet sein.

Reihenfolge der Seiten

Wie in jedem Buch lässt sich auch im Geschäftsbrief die Reihenfolge der Seiten kenntlich machen. Üblicherweise wird eine fortlaufende Nummerierung, beginnend mit der Zahl 1, verwendet.

Während in Manuskripten, Hausarbeiten und anderen Schriftstücken die erste Seite keine Nummerierung erhalten muss, ist sie bei Geschäftsbriefen, die über eine Seite hinausgehen, üblich. Sie kann sich unterhalb der Kopf- oder oberhalb der Fußzeile der jeweiligen Seite befinden. Meist ist sie außen rechts positioniert.

Fortführung

Weiterhin ist es möglich, die Fortführung des Briefes durch drei Punkte anzuzeigen. Sie befinden sich für gewöhnlich unten rechts. Um dem Empfänger des Briefes das Lesen zu erleichtern, gilt es als selbstverständlich, dass die Briefseiten in der entsprechenden Reihenfolge sortiert und zusammengeheftet werden.

Anlagen

Enthält der Brief umfangreiche Anlagen, lassen sich diese zeitlich geordnet auf einem Heftstreifen zusammenhalten. Sofern auch auf den Anlagen des Geschäftsbriefes Seitenzahlen ausgewiesen werden sollen, erhält jede Anlage eine eigene Nummerierung, die immer mit 1 beginnt.

Sofern diese Schriftstücke im Verweis auf die Anlagen einzeln ausgewiesen werden, sollten sie in der bezeichneten Reihenfolge beigefügt werden. Diese Vorgehensweise erspart dem Empfänger nicht nur Zeit, sondern erleichtert ihm auch die Übersicht.

Absender und der Verweis auf Anlagen

Der Absender ist ein wichtiger Hinweis für den Empfänger, von wem der Geschäftsbrief versandt wurde. Einen ersten Hinweis gibt bereits der beschriftete Briefumschlag, doch auch der Geschäftsbrief selbst sollte den Verfasser des Schriftstücks benennen. Als Anlagen werden alle Schriftstücke bezeichnet, die dem Geschäftsbrief beigefügt werden.

Absender

Als Absender eines Geschäftsbriefes gilt diejenige Person, die für die Firma vertretungsberechtigt ist. Bei einem Einzelunternehmen wird dies der Inhaber, bei einer GmbH der Geschäftsführer sein. Banken und Versicherungen werden durch einen Vorstand vertreten.

Nicht immer muss der jeweilige Verfasser des Geschäftsbriefes mit der vertretungsberechtigten Person identisch sein. Je nach Firmeninterna kann die vertretungsberechtigte Person einen Mitarbeiter zum Verfassen von Schriftstücken berechtigen. Dennoch wird der Empfänger des Geschäftsbriefes seine Antwort an die Firma und nicht an die private Anschrift des Mitarbeiters senden.

Nach der DIN-Norm 5008 haben die Angaben des Absenders im oberen Feld des Briefbogens, also im Briefkopf, zu erscheinen. In der ersten Zeile wird üblicherweise die Firmenbezeichnung angegeben. Es folgen die Anschrift sowie die Angaben zur Telefon- und Faxnummer, gegebenenfalls die Email-Adresse.

Wer die Firma vertritt, lässt sich ebenfalls dem Kopf oder der Fußnote des Schreibens entnehmen. In Letzterer sind auch die Handelsregisternummer und die Umsatzsteuer-Ident-Nummer ausgewiesen.

Werden für den Versand Fensterbriefumschläge verwendet, ist es üblich, die Absenderangaben in Kurzform über dem Empfängerfeld zu platzieren und zwar so, dass sie in eine Zeile des Fensters passen.

Anlagen

Häufig müssen einem Geschäftsbrief Anlagen beigefügt werden. Diese lassen sich mit einem Anlagen- und Verteilvermerk auf dem Geschäftsbrief aufweisen.

Nach der DIN-Norm erscheinen sie unterhalb des Unterzeichnernamens links oder neben dem Grußteil rechts auf dem Briefbogen. Das Wort "Anlagen" kann unterstrichen sein. Werden die Anlagen einzeln benannt, sollten sie in derselben Reihenfolge aufgeschlüsselt werden, wie sie im Brieftext erscheinen.

Die richtige Beschriftung des Briefumschlags

Der Briefumschlag dient zur Beförderung des Geschäftsbriefes vom Absender zum Empfänger. Damit er durch den Beförderungsdienst, in vielen Fällen ist dies die Deutsche Post, richtig zugestellt werden kann, muss er korrekt beschriftet sein.

Formen von Briefumschlägen

Briefumschläge werden in Fensterbriefumschläge und in fensterlose Briefumschläge unterschieden. Fensterbriefumschläge sind mit einem folierten Sichtfenster ausgestattet. Wird der nach DIN-Norm formatierte Geschäftsbrief korrekt in den entsprechenden Umschlag geschoben, ist die Zustellanschrift durch das Sichtfenster erkennbar.

In diesem Fall erscheint auch die Anschrift des Absenders innerhalb des Fensters. Letztere wird in der Schriftgröße 8 Punkt oberhalb des Empfängerfeldes platziert.

Bei fensterlosen Briefumschlägen wird der Absender in der oberen linken Ecke vermerkt. Der Absender setzt sich aus der Firmenbezeichnung, der Straße sowie Postleitzahl und Ort zusammen. Wird der Brief ins Ausland versandt, muss die Landesbezeichnung des Absenders ebenfalls angegeben werden.

Die richtige Beschriftung fensterloser Briefumschläge

Enthält der Briefumschlag kein Sichtfenster, erscheint die Anschrift im unteren rechten Bereich des Umschlags. Über der Anschrift kann gegebenenfalls ein Zusatzvermerk angebracht werden. Dies können beispielsweise die Bezeichnungen

  • "Warensendung"
  • "Büchersendung" oder
  • "Einschreiben"

sein. Ist der Brief an eine Firma gerichtet, erscheint in der 1. Zeile des Adressfeldes der Firmenname. Bei Privatpersonen ist es die Anrede.

In der nächsten Zeile kann vermerkt werden, an wen der Brief gerichtet ist. Verwendet wird die Abkürzung "z.H.", also "zu Händen". Weiterhin wird die Straße angegeben.

Nach einer Leerzeile erscheinen Postleitzahl und Zustellungsort. Befindet sich der Firmensitz im Ausland, erscheint die Länderangabe unter der letzten Adresszeile in Großbuchstaben.

Der Stil des Briefes muss gelernt und geübt werden
Der Stil des Briefes muss gelernt und geübt werden

Geschäftsbrief verfassen lernen

Wer einen Geschäftsbrief, wie es genannt wird, aufsetzen kann, der ist seiner Muttersprache mächtig. Rechtschreibprogramme korrigieren zwar grammatische Fehler, sie haben jedoch keinen Einfluss auf den Aufbau und den Stil des Briefes. Der muss gelernt, geschult und geübt sein.

In der Büropraxis beginnt der Auszubildende damit, ein Begleitschreiben zu formulieren. Rechnungen, Mahnungen oder Zahlungserinnerungen sind in aller Regel vorformuliert und werden bedarfsgerecht ausgefüllt, also vervollständigt.

Zum geschäftlichen Formulieren einer Schadensmeldung oder eines Werbebrief sind sowohl sprachliche als auch fachliche Kenntnisse erforderlich. Der Geschäftsbrief wird nur dann wirklich gut, wenn beides zueinander passt und im Gesamtkontext miteinander harmoniert.

Der Geschäftsbrief muss sich flüssig lesen und insgesamt stimmig sein. Allerdings kommt es letztendlich auf dem Inhalt an. Der insgesamt schlecht aufgesetzte und formulierte Geschäftsbrief hat im Ergebnis dieselbe Wirkung wie der Geschäftsbrief auf Büttenpapier in geschliffenem Deutsch.

Auf den folgenden Seiten dieses Artikels informieren wir über Aufbau und Inhalt unterschiedlicher Arten von Geschäftsbriefen.