Projektmanagement-Software für eine effektivere Arbeit - Funktion und Varianten
Unter einer Projektmanagement-Software versteht man Computerprogramme, die bei der Bearbeitung von Projekten im Managementbereich helfen können. Führungskräften kommt eine verantwortungsvolle Aufgabe zuteil. Die Arbeit kann mitunter schon mal stressig werden, sodass es nicht immer leicht fällt, den Überblick zu behalten. Eine entsprechende Software kann helfen. Es gibt unterschiedliche Formen. Informieren Sie sich über die Funktion und die Varianten einer Projektmanagement-Software.
Projektmanagement-Software - Wofür braucht man sie und wo liegen die Vorteile?
Die Projektmanagement-Software ist eine Software, mit der sich Aufgaben im Projektmanagement leichter durchführen lassen. Notwendig für das Funktionieren des Managements ist sie nicht, allerdings kann sie vor allem bei vielen Beteiligten sowie bei hoher Komplexität eine sehr gute Unterstützung bieten, ebenso wenn das Projekt in unternehmensweite Systeme integriert werden soll.
Projekte können schneller und effizienter abgeschlossen werden. Zudem behält man einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben.
Je nach Art der Software kann diese sich dabei lediglich auf bestimmte Teilbereiche des Managements beziehen, so etwa die Terminplanung. In anderen Systemen werden mehrere oder sämtliche Faktoren abgedeckt, darunter auch Abrechnung, Zeiterfassung und Personalplanung, ebenso das Arbeiten im Homeoffice. Handelt es sich um Eigenentwicklungen, beziehen diese sich meist nur für Teilaspekte.
Anforderungen an eine Projektmanagement-Software
Die Software sollte einige Voraussetzungen erfüllen, damit man sie effizient beim Projektmanagement nutzen kann. So sollte die Durchführung der Projekte bestmöglich unterstützt werden. Je höher die Anzahl der Beteiligten und je komplexer das Projekt, desto bedeutender ist die Software, um dieses erfolgreich umsetzen zu können.
Der aktuelle Status des Projekts sollte stets klar und ersichtlich sein. Transparenz und Übersicht sind daher das A und O, um erfolgreich produktiv zusammenarbeiten zu können.
Im selben Zusammenhang steht auch die Anzeige der Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts. Ansprechpartner und Beteiligte für bzw. an einzelnen Aufgaben müssten einsehbar sein.
Eine weitere wichtige Funktion der Software sollte die Anzeige und Verwaltung von Deadlines sein. Die nächsten Punkte auf der To-Do-List erreichen bestenfalls in Form von Benachrichtigungen den richtigen Verantwortlichen. So wird sichergestellt, keine Deadline zu verpassen; das Team kann sich auf diese Weise völlig auf seine Arbeit fokussieren.
An einem Projekt können die unterschiedlichsten Mitarbeiter - und teils auch Kunden - beteiligt sein. Hier sollte gewährleistet sein, dass jeder der Beteiligten Zugang zur Software hat und somit stets über den aktuellen Status und Verlauf informiert ist, sei es Manager, Angestellter oder Freelancer.
Arten und Ausführungen von Projektmanagement-Systemen
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Anbietern und Software-Lösungen im Bereich des Projektmanagements. Im Folgenden geben wir ein paar Beispiele.
Single Project Management Systems
Zunächst einmal kann diese Projektmanagementsoftware, wie solche Programme genannt werden, in vier Kategorien unterteilt werden. Hierbei handelt es sich zunächst einmal um Single Project Management Systems. Hinter diesem Namen verbergen sich Programme, welche lediglich einmal zum Einsatz kommen und speziell für diesen Fall konzipiert werden.
Als Beispiel könnte hier eine Unternehmensfusion dienen. So handelt es sich hierbei um ein einmaliges Ereignis mit einem hohen Anforderungsgrad an die Führungskräfte, weshalb eine Unterstützung durch Projektmanagement Software sinnvoll erscheint.
Project Management Systems
Demgegenüber stehen Multi Project Management Systems, welche bei Prozessen Anwendung finden, welche regelmäßig oder zumindest öfters auftreten.
Enterprise Project Management Systems
Darüber hinaus gibt es noch Enterprise Project Management Systems. Solche Programme finden im gesamten Unternehmen Anwendung, weshalb beispielsweise Führungskräfte in Deutschland von der gleichen Projekt-Software profitieren wie Mitarbeiter in China.
Project Collaboration Platforms
Letztlich gibt es noch Project Collaboration Platforms. Derartige Programme bieten Kommunikationslösungen, wonach Projekte im Team leichter bearbeitet werden können.
Wie kann solche Projekt-Software nun konkret eingesetzt werden?
Zum einen kann diese die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und nach außen erleichtern, strukturieren oder gar erst ermöglichen. In diesem Zusammenhang sind etwa Mailsysteme und Chatprogramme zu nennen, wobei letztere auch videobasiert sein können.
Des Weiteren gibt es Mustervorlagen, welche ständig auftretende Arbeitsprozesse erleichtern. So können dank solcher Mustervorlagen beispielsweise Vorstudien oder Fachkonzepte schnell und effizient erstellt werden.
Darüber hinaus können hier noch Standardwerkzeuge genannt werden. Hierbei kann es sich etwa um Projekt-Software handeln, welche Tabellenkalkulationen besonderer Art erlaubt oder die Textverarbeitung optimiert. Für Führungskräfte dürfen so genannte PM Applikationen aber mindestens ebenso interessant sein.
So handelt es sich bei diesen um Programme, welche die Terminplanung erlauben, diese protokollieren und teils sogar noch optimieren. Letztlich gibt es noch Projekt-Software, welche sich dem Wissensmanagement widmet oder aber den Manager über aktuelle Prozesse unterrichten.
Insgesamt können Führungskräfte auf eine vielfältige Projekt-Software zurückgreifen, um ihre Aufgaben professionell zu bewältigen. Aus diesem Grund sollte man sich in entsprechender Position bemühen, auch tatsächlich auf diese Möglichkeiten zurückzugreifen.