Praktikum im Büro - mehr als nur Kaffeekochen
Viele Arbeitnehmer absolvieren während ihres beruflichen Werdegangs ein Praktikum innerhalb eines Büros. Dieses kann entweder dazu dienen, sich auf spätere Tätigkeiten vorzubereiten oder soll dem Praktikanten Einblicke in andere Arbeitsbereiche der freien Wirtschaft verschaffen. Des Weiteren werden Praktika gerne auch vor dem Berufseinstieg absolviert. Zu den Aufgaben eines Praktikanten im Büros können weitaus fordernde Tätigkeiten als Kaffeekochen oder Kopieren zählen. Wissen Sie, mit welchen Herausforderungen man sich als Praktikant im Büro konfrontiert sehen kann? Hier finden Sie alle nötigen Informationen.
Möglichkeiten des Büro-Praktikums
Das Klischee, nach welchem Praktikanten nur für das Kaffee kochen zuständig seien, ist natürlich veraltet. Stattdessen werden Praktikanten heutzutage vielfältig eingesetzt, wobei diese Vielfältigkeit in manchen Fällen auch kritisch zu sehen ist.
Letzteres ist dann der Fall, wenn der Praktikant für Aufgaben herangezogen wird, welche einfach kein Mitarbeiter erledigen will. Dies wäre das stundenlange Zerstören von Akten im Schredder oder das Kopieren von Dokumentbergen. Doch in der Regel übernehmen Praktikanten im Büro aber auch häufig sinnvolle Aufgaben, bei welchen viel für die eigene berufliche und private Zukunft gelernt werden kann.
Letztlich kommt es bei den Tätigkeitsbereichen auch darauf an, ob es sich beispielsweise um ein Schülerpraktikum handelt oder etwa die Tätigkeit als Werkstudent, der sich in seinem Studiumsbereich durch das Praktikum etwas dazuverdienen möchte. So werden an einen Praktikanten, der gerade seinen Hauptschulabschluss gemacht hat, andere Anforderungen gestellt als an einen Studenten, der bereits Erfahrung auf seinem Gebiet mitbringt.
Voraussetzungen
Somit sind auch die Anforderungen, die man als Praktikant mitbringen muss, ganz unterschiedlich. Neben dem Hauptschulabschluss sowie guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift können bei anderen Praktika auch folgende Voraussetzungen gefragt sein:
- ein laufendes Studium mit entsprechendem Schwerpunkt (z.B. Kommunikation, Sprachwissenschaften)
- bestimmte Fremdsprachenkenntnisse
- Textsicherheit
- sicherer Umgang mit Office-PC-Programmen
- Teamfähigkeit
- Kommunikationsstärke
- praktische Erfahrungen
Zudem sollten ein gepflegtes Äußeres sowie ein freundliches Auftreten selbstverständlich sein. Der Umgang mit Texten und gegebenenfalls mit Zahlen sollte kein Problem darstellen und zumindest die Grundkenntnisse im Umgang mit dem Computer sollten vorhanden sein.
Mögliche Aufgabenfelder
Ist die Rede von einem Praktikum im Büro, wird dieses häufig mit Aufgaben
- im Verwaltungsbereich
- in der Buchhaltung
- in der Kundenkommunikation oder
- in der Pflege der Homepage (soziale Netzwerke etc.)
in Verbindung gebracht. Die Tätigkeiten belaufen sich dementsprechend auf den Bereich des Büromanagements, dazu können beispielsweise
- die Bearbeitung von Anfragen
- Telefondienst
- diverse Aufgaben im Sekreteriatsbereich
- das Ausstellen von Rechnungen sowie
- der Empfang von Kunden
gehören. Bei einem klassischen Praktikum als Bürkaufmann bzw. -kauffrau zählen zu den Aufgaben:
- Kommunikation via Mail, Telefon oder Post
- die Kontrolle von Eingangsrechnungen
- die Erstellung von Ausgangsrechnungen
- die Annahme, Kontrolle und Reklamation von Waren
- die Einlagerung von Waren
- das Führen von Personalakten
- die sachgerechte Erfassung von Belegen (Kostendokumentation)
- die Buchung von Geschäftsvorgängen
- die Erstellung von Organisations- und Dienstplänen
- diverse Schriftsätze
Aufgaben im Rechnungswesen
Praktikanten werden häufig auch in das Rechnungswesen eingeführt, um hier bei der Überwachung von Prozessen zu helfen und selbst kleinere Aufgaben zu übernehmen. In diesem Zusammenhang werden beispielsweise Liefertermine und Eingangsrechnungen überwacht oder Zahlungen veranlasst.
Aufgaben im Personalbereich
Des Weiteren werden Praktikanten im Büro aber auch häufig im Personalbereich aktiv. Hier wird dann zum Beispiel dabei geholfen,
- die Personalakten zu verwalten
- Arbeitsverträge auszustellen und
- die Entgeltabrechnung zu unterstützen.
Aufgaben in Organisation und Verwaltung
Praktikanten eignen sich in diesem Sektor zudem noch hervorragend, um allgemeine organisatorische und verwaltungstechnische Aufgaben zu übernehmen. Dieses Aufgabenfeld umfasst beispielsweise die Kommunikation, welche sortiert und weitergeleitet werden muss.
Aufgaben in Recherche und Materialanfertigung
Des Weiteren spielt hierbei auch die aktive Beschaffung von Informationen eine Rolle, weshalb man als Praktikant im Büro häufig auch Daten und Anweisungen in Erfahrung bringen muss. Letztlich kann diesem Aufgabenbereich noch die Anfertigung von Material zugerechnet werden, was unter anderem Statistiken und Bilanzen wären.
Insgesamt kann heute nicht mehr davon ausgegangen werden, dass man als Praktikant im Büro nur seine Zeit absitzt und keine anspruchsvollen Aufgaben übernimmt.
Inwiefern man allerdings mit praxisrelevanten Aufgaben und Herausforderungen betraut wird, hängt letztlich natürlich auch vom jeweiligen Arbeitgeber ab. Es dürfte sich demnach die Suche nach einem Unternehmen lohnen, welches seine Praktikanten aktiv mit einbezieht, ohne diese zu überfordern oder für unliebsame Arbeiten zu missbrauchen.