Betriebsfeiern und Betriebsausflüge - Typische Anlässe und Tipps zur Organisation

In der heutigen Unternehmenslandschaft gelten andere Werte als noch vor wenigen Jahrzehnten. So werden vor allem der Team- und Kommunikationsfähigkeit eine hohe Bedeutung zugemessen, welche nicht nur Arbeitsprozesse effizienter gestalten, sondern auch für ein angenehmes Arbeitsklima sorgen. Für letzteres sorgen zudem auch Betriebsfeiern und Betriebsausflüge, die man für die Mitarbeiter organisieren kann. Bei deren Planung sollten einige Punkte beachtet werden. Möchten Sie für Ihre Angestellten einen Betriebsausflug organisieren? Gibt es einen besonderen Anlass, der im Rahmen einer Betriebsfeier zelebriert werden soll? Wir geben Tipps zur Organisation.

Von Kai Zielke

Ob Betriebsfeier oder -ausflug: es gibt viele Arbeitnehmer, denen solche Veranstaltungen zuwider sind. Entscheidend sind in diesem Zusammenhang diverse Regeln und Fettnäpfchen, an die man sich halten sollte bzw. in die man hineintreten könnte, wenn man Scham und Scheu - spätestens nach dem dritten Gläschen Sekt - dann doch fallen lässt, obwohl man sich eigentlich vorgenommen hatte, es nicht zu tun.

Möchte man sich diesen Veranstaltungen entziehen, braucht es schon eine glaubwürdige Begründung, um das Verhältnis zum Chef oder den Kollegen nicht zu gefährden. Es gilt also, den Events beizuwohnen und sich möglichst unauffällig zu verhalten, um peinliche Situationen zu vermeiden.

Im Folgenden gehen wir auf die Betriebsfeier sowie den -ausflug separat ein...

Die Betriebsfeier

Eine Betriebsfeier stärkt das Gemeinschaftsgefühl und sorgt dafür, dass sich einmal außerhalb des Betriebsumfelds näher kennengelernt werden kann. Allerdings sollte eine Betriebsfeier bereits im Vorfeld genau geplant werden, damit diese gesellige Veranstaltung auch ein voller Erfolg wird.

Typische Anlässe

Die Anlässe für eine Betriebsfeier können ganz unterschiedlich sein. Typisch ist natürlich die alljährliche Weihnachtsfeier, die je nach Firma mal größer und mal ganz klein ausfällt. Auch ein Jubiläum kann ein möglicher Grund sein.

Diese zählen zu den Feiern, die man entsprechend der Jahreszeiten bzw. besonderer Feiertage organisiert. Auch Geburtstage, Silvesterpartys und Sommerfeste gehören dazu.

Neben dem Jubiläum gibt es noch weitere organisationsinterne Anlässe, wie etwa Betriebseröffnungen oder besondere Erfolge.

Solch ein Erfolg lässt sich auch auf einen einzelnen Mitarbeiter beziehen, wie etwa Positionsänderungen oder ein Abschied aufgrund eines Firmenwechsels. Ebenso ist der Ruhestand ein typischer Anlass.

Und natürlich gelten auch Feiern, die für die Öffentlichkeit zugänglich sind, dazu. Typisches Beispiel ist der so genannte "Tag der offenen Tür".

Jahreszeiten- und feiertagsbezogene Feiern sind typisch
Jahreszeiten- und feiertagsbezogene Feiern sind typisch

Tipps zur Organisation

Bei der Organisation einer Betriebsfeier sollte man einige Punkte beachten.

Für ein klares Konzept sorgen

Zunächst einmal sollte man sich Gedanken darüber machen, was für eine Art von Betriebsfeier eigentlich veranstaltet werden soll. So kann man sich beispielsweise zwischen einer eher gesellig-klassischen und einer unterhaltsam-modernen Variante entscheiden. Sobald man sich für ein Konzept entschieden hat, sollte dieses auch klar erkennbar sein.

Vermeiden sollte man es hingegen, eine solche Feier ohne Konzept zu veranstalten. Dies wäre beispielsweise der Fall, sobald ein solches Event mit gutem Essen und Abendgarderobe veranstaltet wird, gleichzeitig aber auch ein DJ absolut unpassende Musik auflegt. Den Mitarbeitern soll demnach einfach klar sein, was ihnen an diesem Abend bevorsteht, so dass die Betriebsfeier rund und gelungen wirkt.

Die richtigen Räumlichkeiten wählen

Des Weiteren sollte man sich mit den Räumlichkeiten auseinandersetzen. Dabei sollte man Abstand davon nehmen, die Betriebsfeier auf dem Firmengelände steigen zu lassen. Dies würde nur zu viele Assoziationen mit dem Arbeitsalltag aufkommen lassen und der Atmosphäre schaden.

Ausnahmen bilden dabei lediglich Feiern auf dem Betriebsgelände, wo die Umgebung und Räume so stark und einfallsreich dekoriert wurden, dass man den eigenen Arbeitsplatz kaum noch erkennt. Ansonsten sollte man auf passende Räumlichkeiten ausweichen, welche genügend Platz und Ambiente bieten.

Verpflegung und Unterhaltung

Ferner ist es wichtig, für eine gute Verpflegung der Feier zu sorgen. Dabei sollte man einem Buffet den Vorzug gegenüber einem klassischen Essen geben. So ist die Atmosphäre hier weitaus ungezwungener und die Mitarbeiter haben die Gelegenheit, jederzeit etwas zu essen und sich frei zu bewegen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Unterhaltung der Anwesenden. In diesem Zusammenhang sollte man es vermeiden, nur eine kurze Dankesrede oder Ansage zu halten. Stattdessen sollte man für ein Rahmenprogramm des Abends sorgen, welches beispielsweise durch den Auftritt verschiedener Bands oder Künstler ausgeschmückt wird.

Letztlich ist es noch empfehlenswert, die Betriebsfeier professionell festhalten zu lassen. So kann etwa ein Fotograf beauftragt werden, Bilder während des Abends zu machen. Diese können dann später an die Mitarbeiter verschickt werden oder die Hallen des Betriebs verzieren, was ebenso eine positive Arbeitsatmosphäre fördert.

Professionell gemachte Fotos können später weiterverwendet werden
Professionell gemachte Fotos können später weiterverwendet werden

Tipps zum angemessenen Verhalten

Neben der Planung sollte man auch ein paar Verhaltensregeln beachten, um zum Erfolg der Feier beizutragen. Die oberster Regel lautet wohl, auf seinen Alkoholkonsum achten und es diesbezüglich nicht zu übertreiben.

Spätestens am nächsten Arbeitstag wird man sein trinkfreudiges Verhalten bereuen, entweder, weil man daran zurückdenkt, dass das eigene Benehmen eher peinlich ausgefallen ist, oder, weil man sich nur noch vage daran erinnern kann, was überhaupt passiert ist. Das genaue Gegenteil - die absolute Spaßbremse - ist bei Firmenfeiern jedoch auch nicht gern gesehen. Man sollte stets gesellig bleiben und auch mal mit anderen Kollegen quatschen.

Doch selbst bei persönlichen Gesprächen sollte man die Hierarchien in der Firma nicht aus den Augen verlieren. Höflich bleiben und besonders bei Unterhaltungen mit dem Chef genau darauf achten, was man sagt, lautet hier die Devise.

Auf einen Blick - es gilt:

  • gesellig sein, gegenüber Vorgesetzten jedoch nicht an Professionalität verlieren
  • keine Gespräche über Chefs, Kollegen und Gehälter, aber auch nicht über private Probleme führen
  • keine (sexuellen) Annäherungsversuche starten
  • merken: Duz-Angebote müssen am nächsten Tag keine Gültigkeit mehr haben
  • die Kleidung erst dann lockern, wenn der Chef sein Ok gibt
Auch auf der Betriebsfeier sollte man auf angemessenes Verhalten achten
Auch auf der Betriebsfeier sollte man auf angemessenes Verhalten achten

Neben der Betriebsfeier zählt auch der Betriebsausflug zu den beliebten betrieblichen Events mit Freizeitcharakter...

Der Betriebsausflug

Betriebsausflüge sind für viele Arbeitnehmer eine willkommene Abwechslung vom Arbeitsalltag. So kann der Mitarbeiter an diesem Tag einiges unternehmen und erleben, was in vielen Fällen finanziell unterstützt und der Arbeitszeit zugerechnet wird.

In welchen Berufen werden sie unternommen?

Prinzipiell sind Betriebsausflüge in jedem Betrieb oder Unternehmen möglich. Dies betrifft einerseits Betriebe, welche in der freien Wirtschaft aktiv sind, als auch Behörden, welche Teil des Staates sind.

Es existieren aber einige Berufe, bei welchen Betriebsausflüge besonders häufig unternommen werden. Dies wären zunächst einmal staatliche Behörden, welche meist dem Verwaltungswesen zuzuordnen sind. Des Weiteren sind Betriebsausflüge aber auch in Betrieben üblich, welche mit Waren oder Dienstleistungen handeln und hierzu über eine Belegschaft verfügen, welche gemeinsam interagieren muss.

Beim Baugewerbe und vergleichbaren Branchen kommt es hingegen eher selten zu Betriebsausflügen. Dies dürfte auch auf die Tatsache zurückzuführen sein, dass die Verantwortlichen dieser Branchen die Bedeutung der Kommunikationsfähigkeit der Mitarbeiter als nicht sehr hoch einschätzen.

Berechnung der Wahrscheinlichkeit für einen Betriebsausflug

Insgesamt kann kein Leitfaden gegeben werden, in welchen Berufen denn nun genau derartige Ausflüge unternommen werden. Anhand der folgenden Faktoren kann aber die Wahrscheinlichkeit für die Unternehmung eines Betriebsausflugs berechnet werden.

Dies wäre einerseits die bereits genannte Bedeutung der Kommunikationskompetenz. Andererseits spielen aber auch die finanziellen Mittel und das Interesse der Mitarbeiter eine zentrale Rolle.

Identifizieren sich die Mitarbeiter mit dem Unternehmen und sind stolz darauf, ein Teil von diesem zu sein, dann wird diese Einstellung häufig durch derartige Unternehmungen gestärkt. Bei Unternehmen, in welchen dagegen Resignation und eine ständig wechselnde Belegschaft vorherrscht, werden hingegen selten Betriebsausflüge veranstaltet.

Tipps zur Organisation eines Betriebsausflugs

Um einen angenehmen und erfolgreichen Betriebsausflug zu organisieren, muss der Arbeitgeber einiges beachten.

Art der Aktivitäten

Zunächst einmal wird man sich sicherlich Gedanken über die Art der Aktivitäten machen, welche der Gestaltung des Betriebsausfluges dienen. So macht ein Fallschirmspringen oder das Betreiben weiterer Extremsportarten vielleicht Spaß, zu einer entspannten und lockeren Atmosphäre tragen diese aber keinesfalls bei.

Und wenn man sich schon für aufregende Aktivitäten entscheidet, dann sollte man zumindest sicherstellen, dass diese von Entspannungsphasen unterbrochen werden, damit das Ganze auf keinen Fall zu stressig wird. Hier gilt es, einen guten Mittelweg zu finden, um alle Mitarbeiter möglichst zufrieden zu stellen.

Möglich ist auch, dass man gezielt auf Betriebsausflüge der besonderen Art setzt, viel zu oft wird ein solcher Ausflug nämlich mit einer langweiligen Besichtigungstour und Essengehen verbunden...

Bungee Jumping oder Fallschirmspringen

Ein Klassiker der aufregenden Gestaltung eines Betriebsausfluges ist das Bungee Jumping oder Fallschirmspringen. Dieses zugegebenermaßen nicht ganz günstige Unterfangen stellt eine große Herausforderung für alle Mitarbeiter dar, welche sich überwinden und den Sprung wagen müssen. Die Mitarbeiter unterstützen sich dabei gegenseitig und können daraufhin noch Jahre auf diesen Moment zurückblicken, welcher wohl einen ganz besonderen Betriebsausflug markiert hat.

Bungee Jumping erfordert oft große Überwindung
Bungee Jumping erfordert oft große Überwindung
Paintball
Paintball fördert die Teamfähigkeit
Paintball fördert die Teamfähigkeit

Eine weitere Methode der besonderen Gestaltung ist das Paintball. Dieses Spiel ist dabei eine Art Gefechtssimulation, da jeder Spieler mit einem Gewehr ausgestattet wird, welches Farbkugeln verschießt.

Das Ziel ist es daraufhin, mit seinem eigenen Team alle anderen Teilnehmer auszuschalten, indem diese auf der Weste getroffen werden. Paintball sorgt dabei für viele aufregende Stunden und fördert die Teamfähigkeit der Teilnehmer, da hier nicht wie sonst beispielsweise im Büro, sondern hinter einer Mauer unterm Kreuzfeuer gekauert für den anderen eingestanden und dieser geschützt werden muss.

Rafting

Des Weiteren kommen aber auch Extremsportarten in Frage, durch die Mitarbeiterschaft im Rahmen des Betriebsausfluges ausgeübt zu werden. Dies wäre beispielsweise das Wildwasserrafting, welches auch leicht durch professionelle Bootsmitglieder unterstützt werden kann. Bei derartigen Sportarten reicht es dann oft schon aus, wenn nur in diese hineingeschnuppert wird, um ein unvergessliches Erlebnis zu sichern.

Rafting ist ein lustiges und beliebtes Teamevent
Rafting ist ein lustiges und beliebtes Teamevent
Worauf ist zu achten?

Letztlich sollte aber noch einiges beachten werden, wenn man tatsächlich einen solch aufregenden und andersartigen Betriebsausflug plant. Zunächst einmal sollte das Alter und die Interessenslage der Mitarbeiter überdacht werden. So lehnen vor allem ältere Arbeitnehmer derartige Angebote eher ab, was vielleicht auch schlicht auf den gesundheitlichen Zustand zurückgeführt werden kann.

Des Weiteren sollte man wissen, dass eine exklusive Gestaltung des Betriebsausfluges auch höhere Kosten verursacht, welche gedeckt werden müssen. Inwiefern der Arbeitnehmer und die Mitarbeiter für diese dann aufkommen, sollte deshalb gemeinsam und rechtzeitig geklärt werden. Insgesamt können all diese hochintensiven Momente aber dazu beitragen, sich wirklich besser kennenzulernen und das Arbeitsklima nachhaltig zu verbessern.

Mögliche Teilnahme und Absage aller Mitarbeiter

Zunächst einmal sollte sichergestellt werden, dass auch wirklich alle Mitarbeiter theoretisch an dieser Veranstaltung teilnehmen können. So bilden sich keine Lager oder Machtgefälle innerhalb des Teams, da einige scheinbar schlicht nicht für diese Unternehmung berücksichtigt wurden und entsprechend weniger respektiert werden.

Des Weiteren sollte es den Mitarbeitern auch möglich sein, diesem Ereignis abzusagen. Dann muss allerdings dem normalen Arbeitsalltag nachgegangen werden. So stellt man sicher, dass nicht ein Großteil der Mitarbeiterschaft sich überhaupt nicht erst auf den Ausflug einlässt und die Unternehmensführung offensichtlich einen Teil des guten Rufs einbüßt.

Notdienstzuweisung

Darüber hinaus sollten bereits lange im Vorfeld Regelungen getroffen werden, wer den Notdienst übernimmt. Organisationstechnisch macht es in diesem Zusammenhang Sinn, jene Personen dem Notdienst zuzuordnen, welche kein Interesse an der Teilnahme haben oder auf Freiwillige zu setzen. Ansonsten kann das Losverfahren dafür sorgen, dass akute Handlungssituationen auch während des Ausfluges bearbeitet werden können.

Einbezug der Mitarbeiter in die Planung

Oft macht es aber auch Sinn, die Mitarbeiter in die Planung des Betriebsausfluges mit einzubeziehen. So erhält man nicht nur weitere Anregungen, welche die Interessen der Mitarbeiterschaft widerspiegeln. Vielmehr wird einem so auch ein Teil der organisatorischen Arbeit abgenommen, sobald sich die Arbeitnehmer aktiv an der Planung dieses Ereignisses beteiligen.

Kompetenz- und Aufgabenbereiche

Hilfreich ist zum Beispiel das Schaffen klarer Kompetenz- und Aufgabenbereiche, um nicht selber alles kontrollieren und organisieren zu müssen. So kann beispielsweise der Hotelaufenthalt und alles, was mit diesem zusammenhängt, an einen Freiwilligen übergeben werden. So hat man als Arbeitgeber bereits einen Faktor weniger, welcher bedacht und um welchen sich gekümmert werden muss.

Rechtzeitiger Planungsbeginn

Doch egal, ob man den Betriebsausflug nun alleine oder mit der gesamten Belegschaft plant, sollte man stets zeitig damit beginnen. Dies schließt beispielsweise das Reservieren von Hotels oder Events ein.

So stellt man nicht nur sicher, dass der jeweilige Anbieter auch über genügend Kapazitäten zum gewünschten Zeitraum verfügt. Vielmehr muss man so nichts mehr anfordern oder um Preise feilschen, da lediglich die Reservierung geltend gemacht werden muss.

Wartet man hingegen zu lange, dann riskiert man, nicht mehr den gewünschten Ablauf anbieten und durchführen zu können. Dieser Aspekt ist insbesondere angesichts der Tatsache wichtig, da es sich bei der Belegschaft zumeist um eine große bis sehr große Gruppe handelt, welche die Kapazitäten vieler Freizeitanbieter bereits ohne weitere Gäste fast ausschöpfen.

Realistische Umsetzung der Planung

Einen stressfreien Betriebsausflug kennzeichnet aber auch die richtige Umsetzung der Planung. Dies bedeutet zunächst schlicht, dass man sich dabei nicht übernehmen sollte.

Es sollten deshalb immer einige Pausen im Rahmenprogramm vorhanden sein. So gerät man nicht unter Zeitdruck und Stress, da es nie zum Gefühl kommt, dass man eigentlich schon längst woanders sein müsste. Stattdessen kann so die gesamte Mitarbeiterschaft das Gefühl genießen, sich gemeinsam zu entspannen und Zeit zu haben, sich auch besser kennenzulernen.

Rechtliche Faktoren

Zur persönlichen Stressfreiheit des Arbeitgebers tragen aber auch rechtliche Faktoren bei. Bei besonderen Aktivitäten sollte deshalb im Vorfeld geklärt werden, wer für eventuelle Schäden oder Unfälle haftet. So muss man nicht Angst vor eventuellen Vorfällen haben, zu welchen es im Laufe einer solchen Unternehmung kommen kann.

Tipps zum angemessenen Verhalten

Auch auf einem Ausflug mit den Kollegen und dem Chef sollte man sein gutes Benehmen nicht vergessen. Generell gilt: es geht deutlich familiärer und lockerer zu, als bei Unterhaltungen, die im Büro stattfinden. Dies ist auch der Sinn dahinter: es gilt, ein harmonisches Miteinander zu erzielen bzw. dieses zu stärken oder zu erhalten.

Auch kann es möglich sein, kleinere Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Liegen jedoch ernstere Konflikte vor, sollten diese keinesfalls mit auf den Betriebsausflug genommen werden - diese gilt es, unter vier Augen zu klären.

Alle Kollegen und auch der Chef sollten die Mögichkeit erhalten, einen unbeschwerten Tag zu erleben. So sollte jeder einzelne auf eine möglichst gute Stimmung achten und gegensätzliche Kommentare - beispielsweise, weil das Wetter nicht mitspielt, unterlassen.

Wie auch bei der Betriebsfeier sollte man berufliche Gesprächsthemen meiden und stattdessen lieber auf "leichte Unterhaltung" setzen. Des Weiteren sollte man keinen der Kollegen ausschließen und sich beispielsweise nur auf einen Mitarbeiter fokussieren - es handelt sich um einen Ausflug als Team und dementsprechend sollte man sich auch verhalten.